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Diseño del manual de procesos y procedimientos

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by

Jonathan Alarcon

on 6 November 2013

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Transcript of Diseño del manual de procesos y procedimientos

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Se definen tres palabras claves:
APLICACIÓN DE LOS MANUALES
La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa.
¿POR QUÉ TENER UN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DENTRO DE LA EMPRESA?
DISEÑO DEL MANUAL
¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS?
El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
OBJETIVOS DEL MANUAL
Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
RECOMENDACIONES PARA ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
VALIDACIÓN: La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.
MANUAL
Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones.
PROCESO
Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.
PROCEDIMIENTO
Es la aplicación secuenciada de tareas con sus respectivas relaciones
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema
Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información para facilitar el entendimiento.
Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal
• El establecimiento de objetivos
• La definición de políticas, guías
• La evaluación del sistema de organización.
• Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
• Las normas de protección y utilización de recursos.
• La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.

UTILIDADES
Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas,
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
DESVENTAJAS AL NO CONTAR CON EL MANUAL
Confusión en las responsabilidades
No habrá normas establecidas
No hay un control eficaz de las actividades
No hay un procedimiento establecido
CONFORMACIÓN DEL MANUAL
Identificación
Índice o contenido
Prólogo y/o introducción
Objetivos de los procedimientos
Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
Responsables
Diagramas de flujo
Políticas o normas de operación
Formulario de registro.
Glosario de términos.
DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
Una vez recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado.
Based on Jim Harvey's speech structures
Funciones básicas del manual de procesos
ESTUDIO PRELIMINAR
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RESULTANTE DE LOS PROCEDIMIENTOS
• La generación de recomendaciones.
• La creación de sistemas de información eficaces.
• El establecimiento de procedimientos y normas.
• La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
• El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
• La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RESULTANTE DE LOS PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
PARTICIPANTES
RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron.
De mantenimiento
De eliminación
De adición
De combinación
De fusión
De modificación
De simplificación
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