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ACUERDO 038 DE 2002

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paola perez

on 29 September 2014

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ACUERDO 038 DE 2002
Paola Pérez
El acuerdo 038 de 2002 documenta acerca de la "responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos"; tomando como referencia el instructivo formato único de inventario documental para que en caso de vinculación o desvinculación, se reciban o entreguen según el caso, los archivos y documentos públicos, debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión publica.
Responsabilidad del funcionario público
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Explica como se diligencian los 19 campos del formato
Las entidades publicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas.
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO.
Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos y de la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo
El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000
.
El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.
Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.
En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.
ARTICULO QUINTO. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
PARÁGRAFO: Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, o pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.
ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.
- De la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos bajo su ejercicio.
- (vinculado, trasladado,desvinculado) recibira o entregara los documentos y archivo a su cargo debidamente inventariado.
- para lo anterior en conformidad con la TRD para lo que se diligenciara el formato de inventario.
BIBLIOGRAFÍA


Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
Acuerdo 038 de 2002. Con acceso en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10544
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