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DOCUMENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA INSTITUCIONAL

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Juan Carlos Pinto Bardales

on 17 October 2015

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DOCUMENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA INSTITUCIONAL

Maestría en Gestión Pública

Curso : Organización del Estado y Derecho Público Administrativo

Docente : Victoriano Castañeda Santos


¿ Cuáles son éstos instrumentos ?
1) Mapeo de Puestos
2) Cuadro de Puestos de la Entidad
3) Manual de Puestos Tipo
4) Manual Perfil de Puestos
5) Plan de Desarrollo de las Personas
6) Reglamento de Organización y Funciones
7) Manual Normativo de Clasificación de cargos
8) Manual de Procedimientos
MAPEO DE PUESTOS
Consiste en el recojo y sistematización de la información de los puestos que pertenecen a la entidad (de todos los regímenes y al personal bajo cualquier modalidad de contratación que realiza funciones permanentes), y un posterior análisis de la misma para identificar oportunidades de mejora en términos de puestos al interior de la entidad

GRUPO NRO. 3 :

Integrantes :


Arana Veli, Mercedes
Chuchón Alvizuri, Tito
Chuquipoma Ojeda, Rosmery
Florián Gómez, Soledad Eva
Pinto Bardales, Juan Carlos
¿ Por qué son importantes los documentos de gestión administrativa institucional ?
Facilitan el establecimiento de los objetivos funcionales, funciones generales, estructura orgánica, los cargos necesarios, las funciones y requisitos de los cargos, los componentes e interrelaciones de los procesos organizacionales y los procedimientos de las entidades que coadyuven al establecimiento de un adecuado control interno.
Todas las entidades públicas deben de contar con éstos instrumentos de gestión ya que contribuirán al proceso de modernización del Estado.
a) Puestos bajo el régimen de la carrera administrativa . DL 276
b) Puestos bajo el régimen de la actividad privada.
DL 728
c) Puestos bajo el régimen de Contratación Administrativa de Servicios, CAS. DL 1054
d) Servidores con otras modalidades de contratación,que realizan funciones permanentes
¿ Qué se va a mapear ?
Matriz de Mapeo de Puestos
La matriz de mapeo de puestos es el instrumento que se empleará para la recolección de información acerca de los puestos y servidores públicos. Se deberá registrar la información de todos los puestos levantados
CUADRO DE PUESTOS DE LA ENTIDAD
Es el instrumento de gestión en el cual las entidades establecen los puestos, su valorización, el presupuesto asignado a cada uno de ellos, incluidos los puestos vacantes, entre otra información.
Fue aprobado mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 152-2014-SERVIR/PE (13/08/2014). Ahi se aprueba la Directiva Nº 001-2014-SERVIR/GPGSC, “Reglas de aplicación progresiva para la aprobación del Cuadro de Puestos de las Entidades”.

El Cuadro de Puestos de la Entidad contiene:
I. Denominación y clasificación del puesto: Información relativa al puesto en términos de denominación y clasificación, así como la información relativa a la dotación total planificada y grupo de servidores, la familia de puestos, rol y nivel al que pertenecen.
II. Situación y presupuesto asociado a los puestos: Registra los montos correspondientes a la compensación económica asociada al puesto, así como el número de posiciones presupuestadas y aprobadas.

MANUAL DE PUESTOS TIPO
Contiene la descripción del perfil de los Puestos Tipo, en cuanto a las funciones y requisitos generales, necesarios dentro de cada rol de la familia de puestos y que sirven de base para que las entidades elaboren su Manual de Perfiles de Puestos.
El MPT, (Art. 133 Reglamento de la Ley) es un formato que reemplaza al Manual Normativo de Clasificador de Cargos aprobado por RS 013-75-PM/INAP, del 27/09/1975.
MANUAL DE PERFIL DE PUESTOS
Documento normativo que describe de manera estructurada todos los perfiles de puestos de la Entidad, desarrollados a partir de la Estructura Orgánica, el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el Cuadro de Asignación de Personal (CAP) o Cuadro de Puestos de La Entidad (CPE). El MPP establece los lineamientos que deben de seguir todas las Entidades de Ia Administración Pública para la elaboración, aprobación, implementación y actualización del MPP.
El Manual de Perfiles de Puestos (MPP) es la versión actualizada y modificada del Manual de Organización y Funciones (MOF) que fue derogado por Resolución de Presidencia Ejecutiva N°161-2013-SERVIR/PE (27 de setiembre del 2013), “Aprobación de la Directiva Nº 001-2013-SERVIR/GDSRH " Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)" y anexos:
Anexo Nº 01: Esquema del documento del Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
Anexo Nº 02: Formato de Perfil del Puesto.
Anexo Nº 03: Guía Metodológica para elaborar Perfiles de Puestos en las
Entidades Públicas.

Manual de Perfiles de Puestos (MPP) es una herramienta alineada a los objetivos de la política de modernización del Estado, y contiene los perfiles de puestos de la Entidad, que sirve para para integrar los procesos técnicos de recursos humanos:

1. Selección del personal
2. Inducción del personal
3. Capacitación del personal
4. Gestión del desempeño
5. Progresión en la carrera
6. Contratación de personal

PLAN DE DESARROLLO DE LAS PERSONAS
Es el instrumento de gestión para la planificación de las acciones de capacitación de cada entidad.
Se elabora sobre las bases de un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC), por formación laboral o profesional, con la finalidad de promover la actualización y potenciar los conocimientos de los servidores civiles que con su desempeño se lograra los objetivos institucionales de las entidades y la prestación de servicios de calidad a los ciudadanos.


LOS TIPOS DE CAPACITACIÓN SON 2:
a) Formación laboral, la cual tiene por objeto capacitar en cursos, talleres, seminarios, diplomados u otros que no conduzcan a grado académico o título profesional
b) Formación profesional, conlleva a la obtención, principalmente, del grado académico de maestrías en áreas requeridas por las entidades
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos.
Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
Algunas características del ROF
a) Es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico- administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.
b) En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones complementarias.
c) Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.
d) Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organización.
MANUAL NORMATIVO DE CLASIFICACIÓN DE CARGOS
La definición del cargo estructural se encuentra en relación directa con tres criterios básicos:

1. Criterio de naturaleza funcional.- Referido a la clasificación en grandes grupos, de los cargos existentes y de los servicios que realiza la entidad.
2. Criterio de responsabilidad.- Determinado en base a la complejidad de las funciones y a la responsabilidad derivada del desempeño de las mismas.
3. Criterio de condiciones mínimas.- Referido a las características que debe reunir la persona que va a ocupar un determinado cargo, definidas en base a su preparación técnico-académica, experiencia laboral: bagaje de conocimientos prácticos acumulados y, habilidades especiales: capacidad o destreza propias de la persona.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos - MAPRO, viene a constituir un documento de gestión que describe en forma sistemática, ordenada y secuencial, el conjunto de operaciones del cotidiano quehacer institucional, con la finalidad de uniformizar, reducir, simplificar y unificar la información relativa al trámite de la petición formulada por los administrados y los servidores de la entidad, debiendo guardar coherencia con la normativa vigente.

Elementos que integran el Manual
A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:




1) Identificación
2) Índice
3) Introducción
4) Objetivo(s) del Manual
5) Desarrollo de los procedimientos


CONCLUSIONES
• Los cuadros de puestos de la entidad son de suma importancia debido a que proporciona información actualizada relacionada con la cantidad de plazas o puestos de trabajo asignados a cada órgano o unidad orgánica, actuando como sustento técnico y legal del Presupuesto Analítico de Personal.

• Sirve como fuente de análisis para acciones del rediseño de la fuerza laboral de la entidad, así como actúa de fuente de información para decisión de cobertura de plazas

• Al hacer uso del Manual del Puestos Tipo, se puede identificar la necesidad de contar con un nuevo puesto tipo o de realizar modificaciones en uno ya existente para poder darle un uso adecuado.

• Las instituciones públicas en el Perú tienen implementado tanto el Reglamento de Organización y Funciones, así como cuentan con el clasificado de cargos en cumplimiento a la normativa vigente



RECOMENDACIONES
• Toda selección o contratación de personal en el sector público, cualquiera sea su modalidad, debería tener como principal marco de referencia, el Manual de Perfiles de Puestos. Esto incluye la elaboración de los Términos de Referencia y del contrato específico con el prestador.

• Los documentos administrativos institucionales deberían contribuir al debate acerca del desarrollo y situación en que se encuentra el servicio civil peruano para desarrollar de estrategias y acciones que apoyen al fortalecimiento de la democracia y la institucionalidad en el Perú.

• Un sistema nacional responsable y eficaz apoyará la gestión del Estado en sus políticas inclusivas.

• Se sugiere que los documentos administrativos institucionales se pongan en conocimiento de los trabajadores del sector público para optimizar su rendimiento laboral durante el cumplimiento de sus funciones.



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