Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Tramite de documentos

No description
by

catalina Quinchia Vasquez

on 6 September 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Tramite de documentos

Documentos
Lineamientos para la elaboración
De deben tener en cuenta los aspectos que definen las características internas y externas del documento como:
Traslado
Después de ser firmadas las comunicaciones se envían a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres.
El mensajero interno se encarga de trasladar las comunicaciones mediante los sobres plásticos de correspondencia interna

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO


Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

Verificar los registros de recibo, despacho y control de los documentos de la organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.

Operar la tecnología disponible en el trámite de documentos internos y externos teniendo en cuenta la normatividad y políticas en la organización.

Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, la política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los procedimientos de recibo de documentos.

Proyectar la organización y el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con el recibo, el despacho y el control de los documentos de la organización.


soporte
en el artículo 9 del acuerdo 060/2001 establece que las entidades deben incluir pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción deben adoptar las normas relativas como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales.
Registro
Se procede al registro después de que es enumerada y fechada la comunicación que consiste en la anotación de los datos más relevante es un formato de registro para su control y tramite
Envió
Cuando el envió es en soporte o papel, es importante identificar prioridades por carácter de urgencia de llegada a su destino, y determinar si se requiere envió local, nacional o internacional, para la selección de envió (mensajero, fax, correo) y el servidor a utilizar. Cuando se envían con el mensajero se debe dejar la constancia de la entrega.
Cuando el envió es por correo es importante:
-escoger el medio más eficaz para que la entrega sea oportuna.
-comparar los costos que implica el despacho con las tarifas de correo.
-embalar o empacar correctamente él envió, de acuerdo con las normas de servicios portales.
-utilizar los servicios especiales, de acuerdo con la importancia y contenido de los envíos.

Tramite
Circulares: se numeran y registran en forma independiente, su numeración debe ser consecutiva y la oficinas encargadas llevaran los controles y atenderán las consultas y los reportes necesarios
Actos administrativos: según el acuerdo 060/2001.Su numeración debe ser consecutiva y las oficinas encargadas llevaran los controles, atenderán las consultas y llevaran los reportes necesarios y se responsabilizaran de que no se reserven y no enumerarán los que no estén firmados. Los que presenten errores en la numeración se les dejara constancia por escrito.
Comunicaciones internas: según el artículo 7 del acuerdo 060/2001 las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan el adecuado seguimiento utilizando os códigos de dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que ´permitan la consulta ya sean manuales o automatizados.
Comunicaciones oficiales vía fax: el artículo 12 del acuerdo 060/2001 establece que las comunicaciones escritas y enviadas por este medio se tramitaran según la información de las series de las tablas de retención documental de su radicación se encargara la unidad de correspondencia la que le dara los lineamientos para el control.
Comunicaciones oficiales por correo electrónico: según el artículo 13 del acuerdo 060/2001 las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas su control la tendrán las unidades de correspondencia sus firmas deben ser digitales.
Manual de recibo y despacho de los documentos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos y funciones entre otros).

El manual de recibo de documentos es un documento que recoge en forma clara los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con el recibo y despacho de documentos.

Debe reunir las características para q su lectura y su comprensión se faciliten:


Descargue de la correspondencia

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los genero, cuando se han respondido, deben ser descargados en la hoja de vida de correspondencia recibida, ompletando las ultimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.


Tramitar los documentos
Por
Sandra Milena Monsalve
Catalina Quinchía Vásquez
Leidy Tatiana Garcia
Sandra Arias
Presentado a

Irene Ramirez Sanchez
Competencia
Tramitar documentos
Septiembre 8
Convenio Sena-Censa
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DEARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL
Puesto de trabajo
El puesto de trabajo también puede hacer referencia al lugar o espacio específico en el que la persona deberá desarrollar su actividad, por ejemplo un escritorio en una oficina, un bar, una mina, etc. En ese puesto de trabajo la mayoría de las veces la persona deberá compartir su tiempo con compañeros o colegas que desarrollarán la misma tarea y con los cuales probablemente se consolide algún tipo de relación de compañerismo o solidaridad. De todos modos, hay muchos puestos de trabajo que, debido a sus implicancias, no permiten a la persona establecer lazos sociales ya que son trabajos solitarios o de tiempos indefinidos.
Conceptos
Los conceptos son construcciones o imágenes mentales, por medio de las cuales comprendemos las experiencias que emergen de la interacción con nuestro entorno. Estas construcciones surgen por medio de la integración en clases o categorías, que agrupan nuestros nuevos conocimientos y nuestras nuevas experiencias con los conocimientos y experiencias almacenados en la memoria.
¿QUE ES SOFTWARE?
El software es un ingrediente indispensable para
el funcionamiento del computador. Está formado por una serie de instrucciones y datos, que permiten aprovechar todos los recursos que el computador tiene, de manera que pueda resolver gran cantidad de problemas. Un computador en sí, es sólo un conglomerado de componentes electrónicos; el software le da vida al computador, haciendo que sus componentes funcionen de forma ordenada. El software es un conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema computacional.



la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
*Correspondencia externa
* Correspondencia interna
* Folletos, publicaciones, paquetes
* Correspondencia personal
* Correspondencia confidencial de carácter institucional
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radicación.


RECIBO
Según el artículo 10 de este acuerdo: “las comunicaciones oficiales que ingresen a las comunicaciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo”.
Revisar
consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Otros pasos en la radicación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la de la recepción

Radicación
Full transcript