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LA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA D

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on 19 October 2013

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LA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES
MUCHAS GRACIAS

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias, así como elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

PRESUPUESTO Y LA GERENCIA

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

EL PRESUPUESTO
1.La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

2.El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

3.Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.


IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO PARA LA GERENCIA
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO PARA LA GERENCIA
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.


Los objetivos son:

• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

OBJETIVO DEL PRESUPUESTO
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
Planear los resultados de la organización en dinero y
volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

1)Según la flexibilidad
2)Según el periodo de tiempo que cubren.
3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa.
4)Según el sector en el cual se utilicen.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
SEGÚN LA FLEXIBILIDAD

Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO

A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los plan de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
DE OPERACIÓN O ECONOMICO

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".


FINANCIEROS

En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Presupuesto de Tesorería

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizables

Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMIA

Presupuestos del Sector Público

son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO

Principios de Previsión
Son tres:
1)Predictibilidad,
2)Determinación cuantitativa y,
3)Objetivo.

Principios de Planeación
Se destacan:
1)Previsión. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.

PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Son:
1)Orden y 2)Comunicación.

PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

Se destacan:
1)Autoridad y 2)Coordinación.

PRINCIPIOS DE CONTROL

Son:
1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.

MOTIVOS DEL FRACASO DEL PRESUPUESTO
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

La presupuestación puede fracasar por diversas razones:

Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

MOTIVOS DEL FRACASO DEL PRESUPUESTO
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
Cuando no se siguen las políticas de la organización.

CALENDARIO PRESUPUESTAL

Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.

ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha.

CASO PRACTICO: LA IMPORTANCIA DE EFECTUAR EL PRESUPUESTO MAESTRO
1. INTRODUCCIÓN
Para el personal del área de Finanzas, es elemental conocer cómo efectuar presupuestos proyectados, los cuales servirán como base para la planeación en el desempeño de la empresa, com- paración con presupuestos históricos, fuente de innovación y capacitación que lleven a niveles de productividad y crecimiento.
Actualmente, no es suficiente contar con estados financieros históricos, que nos digan el comportamiento pasado de la empresa, sino también conocer qué nos espera en el futuro. Es así, que el presupuesto proyectado, o también llamado presupuesto maestro, nos indica en términos aproximados la realidad más cercana que puede enfrentar la empresa.
2. PRESUPUESTO MAESTRO
Es definido como la expresión cuantita- tiva de un plan de acción y una ayuda a la coordinación y ejecución; puede ser creado para la organización general o para cualquier subunidad1.
Entre las funciones principales que tiene un presupuesto maestro son: Permitir la planeación de desempeño, contar con una proyección aproximada para comparación con la histórica, obtención de desviaciones y una nueva planeación considerando la retroalimentación y las condiciones modificadas.
Efectuar un Estado de Resultados presu- puestado (al 31/12/20X2) que incluya: Presupuesto de ventas, de producción, de compras de materiales directos, de mano de obra, de gastos indirectos de fábrica, de inventario inicial, de costo de mercancías vendidas y de gastos de ventas y administración.
SOLUCIÓN:
Consideremos que todos los presupuestos a continuación son proyectados, es decir, son al 31/12/20X2.
a. PRESUPUESTO DE VENTAS
La empresa Aristas SAC hace dos años abrió sus puertas al mercado ofreciendo un producto. Se sabe que para la elabo- ración de este producto se necesitará de dos materiales. Sus costos son:
Los requerimientos para el producto terminado:
Se sabe que el pronóstico de ventas para el producto es de 5,500 unidades. Ade- más, conocemos el precio de venta.
b. PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
El presupuesto de Producción, nos sirve para conocer las unidades ha producir, esto dependerá del Inventario inicial y final que se ha proyectado tener para ese período. Se suma el inventario final en este caso, ya que si voy a vender 5,500 unidades y quiero que se quede en mi stock 1,000 unidades, hasta ese entonces tendría que producir 6,500 uni- dades. Ahora como tengo del ejercicio anterior un inventario final (inventario inicial de este ejercicio) de 100 unida- des. Al final produciré 6,400 unidades del producto.
c. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS
El presupuesto de Compra de Materiales servirá para saber cuánto de materiales voy a gastar para elaborar el producto. Observando del cuadro Datos: Se necesita 12 Kg de Material 1 y 6 Kg de Material 2. Acordémonos que vamos a producir 6,400 unidades.
Por lo que el número de kilos para el producto será de 76,800 Kg de material 1 (6,400 x 12) y 38,400 Kg de material 2 (6,400 x 6).
Al tener el dato del costo de material 1 de S/.1.20 por Kg y de S/. 2.60 por Kg del material 2. Podremos obtener el costo total por materiales y producto.
Para la elaboración del Presupuesto de Materiales Directos debemos considerar el Inventario Inicial y Final dados como datos.
Se muestra en el presupuesto los 76,800 Kg y 38,400 Kg utilizados en el material 1 y material 2 respectivamente. Se está considerando un inventario final deseado de 5,000 Kg para el material 1 y 1,000 para el material 2. Además de un Inven- tario Inicial de 4,000 Kg en material 1 y 3,000 Kg de material 2. Aplicamos, nuevamente el procedimiento ya expli- cado en el Presupuesto de Producción, agregando el Inventario Final y restando el Inventario Inicial.
La suma de los dos costos de los mate- riales dará el costo total para materiales directos, ascendiendo éste a S/.188,000.
d. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA
Del presupuesto de Mano de Obra, obtendremos el costo total por mano de obra remunerada para la elaboración del producto ofrecido. Recordemos que para elaborar el producto se necesita de 14 horas.
Como se va a producir 6,400 unidades de producto, podremos saber cuántas horas se incurrirá para la elaboración del producto: 6,400 x 14 = 89,600.
e. PRESUPUESTO DE GASTOS INDIRECTOS DE FÁBRICA
Se separará los gastos indirectos de fábrica en datos variables y fijos.
f. PRESUPUESTO DE INVENTARIO FINAL
Consideremos ahora el Inventario Final de Materiales Directos y de Productos Terminados, que va ser considerado en el Presupuesto de Compras de Mercancías Vendidas.
Del cuadro Datos, observamos que te- nemos un Inventario Final en Materiales Directos de 5,000 unidades para el ma- terial 1 y 1,000 para el material 2, como conocemos el precio de los materiales po- dremos convertirlo a valores monetarios.
El costo unitario de cada producto, lo obtienes del cuadro Datos al dividir Inventario Inicial en Importes entre el Inventario Inicial en unidades.
g, PRESUPUESTO DE COSTO DE MERCANCIAS VENDIDAS
Integrales:
-Barahona Loyola, Juan
- Félix Oré, Gabriel
- Trillo Hernandez, Amparo
LA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES
i. ESTADO DE RESULTADO PRESUPUESTADO
h. Presupuesto de Gasto de Ventas y Administración
Esquema Conceptual
Es política de PRODELSUR, capacitar a los agricultores, proveedores de café para que ellos sepan cómo cultivar su café de la manera más óptima, y empieza desde el cultivo, poda, cosecha selectiva, fertilización, despulpado , lavado y secado.

POLÍTICAS DE COMPRA
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