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Documentos contables y no contables

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by

Mariana Torres

on 17 March 2014

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Transcript of Documentos contables y no contables

Documentos contables y no contables
design by Dóri Sirály for Prezi
Introducción
Concepto
Características
Normatividad
Procedimiento contable
Soportes contables:
1. Definición
2. Formato Diligenciado
3. Ejemplo
Importancia de los soportes contables en la contabilización

CONTABLES

Caracteristicas
EXTERNOS
SON DOCUMENTO QUE SIRVEN DE SOPORTE A LA TRANSACCION, PERO QUE SON ELABORADOS POR TERCEROS.
Normatividad
El Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, establece en el artículo 134 referente a la conservación y destrucción de los libros que, los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

CONCEPTO
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
INTERNOS
SON DOCUMENTOS ELABORADOS INTERNAMENTE POR LA EMPRESA,PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE TERCEROS
Salvo lo dispuesto en las normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
El Código de Comercio, en relación con el tema de los documentos y papeles del comerciante establece entre otros aspectos, los siguientes:a) Artículo 48 – Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. b) Artículo 55 – El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitudc) Artículo 60 – Los libros y papeles deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Procedimiento contable
Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
•



Recepción de inventarios
• Ventas de productos
• Fabricación de productos
• Registro de estimaciones
• Destrucción de inventarios
SOPORTES CONTABLES
Recibo de Caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Factura de Compra
La factura necia o factura de compra es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
Comprobante de Pago
Comprobante de Pago es la denominación que se le asigna a los documentos que sustentan las operaciones comerciales que realizan las empresas en el desarrollo de su actividad, estos comprobantes de pago se registran en los libros de contabilidad.
Cheque
El cheque es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que emite y firma una persona(librador), para que una entidad financiera (librador) pague la cantidad consignada en el mismo a otra persona (tenedor o beneficiario), siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la que se libra el cheque.
Letra de Cambio
La letra de cambio es uno de tiulos los valores  que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.
NOTA DEBITO
 Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
NOTA CRÈDITO
RECIBO DE CAJA MENOR
Es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque  son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
No contables
Concepto
Son aquellos documentos relacionados principalmente con la operación de compras
2.Estatuto Tributario Nacional.
•ARTÍCULO 615. Obligados de expedir facturas. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento expedido por ésta.
NORMATIVIDAD


Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista
Procedimiento para contratación de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Soportes Contables
COTIZACION
Proporcionar la información necesaria sobre la posible transacción. Es importante para la toma de decisiones sobre compras y permite la escogencia de alternativas de varias cotizaciones sobre el mismo producto.
En la cotización aparecen los siguientes datos: descripción y precio del articulo; fecha de entrega; forma de pago y tiempo durante el cual tiene vigencia.
PEDIDO U ORDEN DE COMPRA
Un documento de carácter informativo y puede presentarse en forma de carta o en formatos.
REMISION
La que siempre busca dar información al comprador sobre lo despachado con el fin que el verifique la exactitud. Sus partes son: membrete de la empresa, número, fecha, nombre del destinatario y dirección , articulo o producto con sus características.
Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente.
Esta nota sirve para el control interno de la empresa y para sus registros de inventario y contables
SALIDA DE ALMACEN
CONTRATOS
Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
HOJAS DE VIDA
La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.
SOLICITUD DE CREDITO
Se conoce como solicitud de crédito al procedimiento que consiste en pedir un préstamo a una institución financiera
¡GRACIAS!
Presentado a:
Carmen Sanabria Alarcón
Presentado por
Kimberly Preciado
Jennifer Linares
Daniela Medoza
Mariana Torres
Ficha: 674948
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