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3.3

Control - Importancia - Ocupado para - Bases - Proceso - Principios - Regla del Proceso - Técnicas
by

Fernando Pantoja Oakley

on 10 December 2014

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Transcript of 3.3

Crear mejor calidad
Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
Enfrentar el cambio
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.
Producir ciclos más rápidos
Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida
Agregar valor
Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo
Bases
1. Planear y organizar
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
2. Hacer
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos.
3. Evaluar
El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados
4. Mejorar
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
Se ocupa para:
7. De la función controladora
Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
5. De la costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
6. De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.
2. De la oportunidad
Necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
3. De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
4. De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.
4. Retroalimentación
1. Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar.
Principios
Proceso
Control
Fernando Pantoja Oakley
Objetivo Clase
Importancia del control
Para que se ocupa
Bases
Proceso
Principios
Regla del proceso
Técnicas
Importancia
2. Medir los resultados
Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa"
Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
Corrige lo siguiente:
las metas definidas en forma vaga
las metas enunciadas con exactitud
los objetivos mensurables, enunciados con exactitud
es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control
3. Tomar medidas correctivos
Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones.
1. Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida
La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador.
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate.
La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
REGLA DEL PROCESO
Técnicas para el control
Contabilidad - Auditoria - Presupuestos - Reportes, informes - Archivos (memorias de expedientes) - Computarizados - Gráficas y diagramas - Proceso, procedimientos, Gannt, etc. - Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. - Métodos cuantitativos - Modelos matemáticos - Investigación de operaciones - Estadística - Cálculos probabilísticas
Reportes e informes.

Se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera:
Unidad del tema
Concentración sobre las acepciones
Claridad y concisión
Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
Equilibrio entre la uniformada y la variedad
Frecuencia de los reportes
Evaluación de la información
Gráfica de Gantt
Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades.
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