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Implementación PMO - Entragable II

Análisis PMO - BI
by

Miguel Montalvo

on 30 July 2015

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Transcript of Implementación PMO - Entragable II

Referencia #4
Ing. Victor Páliz Msc.
Título:
vmpaliz@espe.edu.ec
Inteligencia de Negocios
Metodología
Herramientas
Proyectos BI
Recursos
Implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos – PMO en el Área de Inteligencia de Negocios – BI para Éfika Business Consulting
Ing. Liliana Alexandra Gordillo Pinto
Ing. Julio Miguel Montalvo Romero
Gerencia en Sistemas - IX Promoción
Planteamiento del Problema
Referencia #1
Gestión
Capacitación
Lineamientos
Costos
PMO - BI
Portafolio de
Proyectos
Colaboración
PMO
Project
Título:
Ing. Miguel Montalvo R.
miguel.montalvo@efikabc.com
Referencia #2
Ing. Liliana Gordillo P.
lgordillo@magap.gob.ec
Referencia #3
Ing. Carlos Archundia Msc.
eduardo.anchundia@gmail.com
En
Éfika Business Consulting
ayudamos a nuestros clientes a potenciar los resultados de su negocio e incrementar su competitividad a través de una consultoría con ejecución que busca obtener resultados tangibles en plazos cortos en términos de
reducción de costos, mejora en la eficiencia e incremento en ventas
. Agregamos alto valor a través de una consultoría versátil, pragmática, innovadora y orientada a resultados.
Título:
Título:
ING. CARLOS ANCHUNDIA Msc.
Noviembre 2014
La ausencia de una unidad rectora en la gestión de proyecto en el área de Inteligencia de Negocios en Éfika BC, ha incidido en retrasos y multas en los entregables a los clientes. Al contrario de poseer una PMO que norma y establece lineamientos para lograr la ejecución de proyectos ajustados al cronograma establecido. “La organización reacciona de una manera hostil para lograr el equilibrio de lo nuevo” (Gerald I. Kendall, 2003, pág. 26).
Objetivo General
Establecer una Oficina de Gestión de Proyectos – PMO en el área de Inteligencia de Negocios – BI en la empresa Éfika Business Consulting, que permita la mejor administración de los proyectos.
Objetivos Específicos
Fomentar el cambio organizacional en la gestión de proyectos del área de BI.
Minimizar los riesgos al momento de realizar la implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos, asegurando su correcta ejecución.
Apoyarse en los procesos realizados en la etapa de análisis para la correcta aplicación de las normas y reglas al momento de implementar la Oficina de Gestión de Proyectos en el área de BI.
Controlar, verificar y monitorear los diferentes proyectos de Inteligencia de Negocios, optimizando costos, recursos y tiempo de entrega.
Obtener un listado de Buenas Prácticas al momento de realizar la Implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos.
Introducción
“La creciente aceptación de la dirección de proyectos indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas adecuados pueden tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto” (Project Management Institute, 2012).

Mediante la implementación de una PMO se podrá visualizar claramente cuáles son los indicadores claves de rendimiento de la empresa, para trabajar sobre estos y mejorar la gestión de los proyectos. El uso de la PMO en el área de BI permitirá normar y establecer estimaciones precisas en la asignación del recurso y tiempos de entrega de un proyecto mediante la determinación de hitos y actividades bien calendarizadas. Como retribución a la implementación de una PMO, se transformara estos informes en Tableros de Control, que permitirán al Gerente de Proyectos una adecuada toma de decisiones.
Introducción
Análisis del Problema
Objetivo General y Específicos
Marco Teórico
Implementación Oficina de Gestión de Proyectos – PMO
Resultados de la Implementación de la PMO en el área de BI
Conclusiones y Recomendaciones
AGENDA
Análisis del Problema
Plan de Gestión de la Comunicación
El Comité es parte importante para la ejecución de proyectos determina la viabilidad y factibilidad de la ejecución de un proyecto dependiendo de las características del mismo.

Plan de Gestión del Cambio Organizacional
Tips:
Alinearse con las necesidades de sus clientes.
Asegurar la calidad en todas las fases del proyecto
Un portafolio permite analizar varios casos de negocios que pueden convertirse en posibles perfiles de proyectos.
El comité, analiza la factibilidad técnica y operativa para que un perfil de proyecto pase a formar parte de los programas de proyectos de una empresa.
Un proyecto consiste en la formalización de las propuestas de proyectos por el Comité Técnico a través de un Acta de Constitución
Comité Técnico para la Revisión de Proyectos
Proceso de Selección de Proyectos
Costo de la Implementación de una PMO
Variables :
• Salario del Gerente de Proyectos
• Incluir beneficios y gastos generales
• Costos de entrenamiento del personal
• Compra de software de gestión de proyectos
Diagrama de Procedimiento para la Implementación de la PMO
Implementación de la PMO en el área de BI
Plan de Gestión de la Comunicación
Conclusiones
Se fomenta el cambio de cultura organizacional mediante la comunicación con los involucrados y su participación activa en el proyecto.
Para controlar la falta de presupuesto se realiza una proyección de lo que costará el mantenimiento de la PMO en el tiempo para que sea considerado en el POA de la empresa.
Se determina roles de la PMO y del Gerente del Proyecto, lo que permite identificar el Plan de Capacitación que debe seguir el Gerente de Proyectos para que la implementación de la PMO en el área de BI de Éfika BC sea exitosa.
Con la definición del Proceso de selección, priorización de proyectos, la aplicación de las herramientas propuestas y las plantillas recomendadas se podrá verificar y monitorear los diferentes proyectos del área de BI
Se mantendrá un Registro de Control de Cambios e Incidentes, que contribuirá al proceso que mantiene el área de BI de Mejora continua de sus procesos.
Recomendaciones
Para fomentar el cambio organizacional en la gestión de proyectos se recomienda la correcta asignación de roles y funciones por parte Gerente del Proyecto a su equipo de trabajo.
Seguir los lineamientos y políticas de cumplimiento establecidas por la combinación de las PMO de control y dirección
Establecer las responsabilidades y atribuciones de la PMO y del Gerente de Proyectos, para que la implementación de la PMO contribuya eficazmente en la gestión de proyectos del área de BI de Éfika.
Se recomienda aplicar el proceso de selección y priorización de proyectos definido en el presente proyecto, para controlar y optimizar de mejor manera los recursos asignados
Se recomienda la utilización de la Metodología propuesta por el PMBOK 5ta Edición, y los pasos propuestos para la implementación de una PMO definida en este proyecto.
Conclusiones y Recomendaciones
Resultados de la Implementación de la PMO en BI
Plan de Capacitación
Estableció las directrices y puesta en marcha de la PMO
Socialización de todas las fases del proyecto con el personal involucrado
Definición del Equipo de trabajo del proyecto
Definición de la misión y visión de la PMO
Definición de responsabilidades de la PMO
Definición de los roles del Gerente y Equipo de trabajo
Identificó los problemas del ciclo de vida de proyectos del área de BI
Mejoro los procesos por medio de las buenas prácticas del PMBOK
Gracias
Implementación de la PMO en el área de BI
Costos y Presupuesto Considerado para la Implementación
Bolivia | Chile | Colombia | Ecuador | Estados Unidos | México | Honduras | Perú | Panamá | República Dominicana
www.efikabc.com
Plan de Implementación de la Gestión del Cambio
Comparación de la Estructura de Ejecución de
Proyectos Actual Vs. la Implementación de la PMO
Éfika BC cuenta con un portafolio de servicios por lo cual es importante indicar que no se realiza como tal una selección de proyectos en el presente trabajo. Debido a que todos los productos ofertados en el portafolio de servicios de Éfika BC se encuentran ya alineados a los objetivos estratégicos.
Proceso de Priorización de Proyectos
Entradas:
Requisitos del Negocio, de Interesados, proyecto, calidad, funcionales y no funcionales,

Salidas:
Matriz de trazabilidad de requisitos

Entregables:

Documento de registro de requisitos

Entradas:
Solicitudes de cambio, Plan de dirección del proyecto , documentos del proyecto, mediciones de calidad, desarrollar el equipo del proyecto.

Salida:
Aseguramiento de la calidad, métricas de la calidad, dirigir las comunicaciones y el equipo del proyecto.

Entregables:

Datos de desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio.
Definiciones De Portafolio, Programa y Proyecto de Acuerdo Al PMBOK
Un aporte importante de la PMO de Control y Dirección es el establecimiento de un proceso de selección de proyectos. Este proceso permite a la compañía desarrollar los proyectos que se alineen más a sus objetivos estratégicos, además de afianzar la satisfacción de su cartera de cliente.

Identificación de las Áreas Críticas de Éfika BC para la Conformación del Comité Técnico
Antes de la Implementación
Después de la Implementación
Establecimiento de un Proceso de Selección de Proyectos en el Área de BI
Áreas y Procesos que se mejoraran con la Implementación de la PMO
Entradas:
Perfiles de Proyecto, Planificación del Alcance, Costo, RRHH, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones.

Salidas:
Registro de Interesados, Propuesta de Acta de Constitución, Planificación de la Gestión de Interesados.

Entregables:

Acta de Constitución del Proyecto
Plan para la Dirección del Proyecto
Es el filtro para que los proyectos se alineen con los objetivos del Plan Estratégico de la organización.
Aspecto Social:
Se basa en la relación que se ha construido con el personal, que tan confiable es y si contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.
Aspecto Productivo:
Determina los objetivos que se pueden llegar a lograr en conjunto y sean de mutuo beneficio para todas las partes interesadas
Registro de Interesados:
Interés por Poder
Poder por Influencia
Influencia por Impacto
Impacto por Poder
Para garantizar una implementación exitosa se considera hacerla paulatinamente y por fases.
Somos un grupo multinacional de consultoría y servicios, que entregamos soluciones de negocio a través de un servicio diferenciador basado en la ejecución, logrando que nuestros clientes sean más eficientes.
Bolivia | Chile | Colombia | Ecuador | Estados Unidos | México | Honduras | Perú | Panamá | República Dominicana
MISIÓN
Retorno de Inversión,
Costo,
Riesgo,
Tiempo y
Cartera de Clientes
Plan de Capacitación del Gerente de Proyecto
Se determina la necesidad de realizar un plan de capacitación para el Gerente de Proyectos, para ayudar a mejorar su gestión con el equipo de trabajo. Con la finalidad de aumentar sus destrezas y habilidades involucradas en la gestión de proyectos.
Gestión de Proyectos :
Fundamentos de Gerencia de Proyectos basada en el estándar PMBOK 5ta edición
Metodología de Gerencia de Proyectos
Herramientas de Gerencia de Proyectos
Preparación para Certificar como PMP
Coordinación con el Equipo de Trabajo :
Técnicas para el manejo de la Objeción
Liderazgo y trabajo en equipo
Comunicación con el Cliente :
Atención al Cliente
Programación Neuro Lingüística
Matriz de Interesados
Ciclo de vida de los proyectos BI
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