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Presentación Sistema de Documentacion

arquitectura sistema de documentación
by

jambo mambo

on 10 April 2014

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Transcript of Presentación Sistema de Documentacion

Modernización del Archivo Documental
Fotocopias
SISTEMA DE SERVICIOS DOCUMENTALES
Anillado
Prestamos de Documentos (Módulo en Desarrollo).
Almacena la documentación recibida, enviada e interna.
RADICACIÓN CORRESPONDENCIA - SADE
Los documentos son almacenados en un servidor de archivos y pueden ser consultados en cualquier momento.
Esta aplicación se integrará con el sistema de préstamo de documentos.
Objetivos:
Integrar el archivo físico con un archivo digital.
Permitir la consulta en un catálogo digital.

http://www.publicationsystem.fr/e-Publication/Quiksilver/
Integrar el sistema SADE con el sistema de Préstamo de Documentación.

El sistema presta actualmente los servicios de:
Este proceso se modernizará de acuerdo con la integración del SADE con el Sistema de Préstamo de Documentos.
Componente de Procesos
Modificación proceso radicación

Se mantendrá actualizado el archivo digital con el siguiente proceso:
Se recibe el documento y se digitaliza en SADE.
A través del módulo de radicación se controlará el ingreso al archivo digital.
Se asignará a la dependencia correspondiente y estará automáticamente disponible en el sistema de préstamo de documentos.
Ventajas
El sistema PD se mantendrá sincronizado con SADE a través del módulo de radicación.
El sistema PD y SADE comparten la misma fuente de datos.
Repositorio único de archivos magnéticos
Componente Tecnológico
Almacena la documentación recibida, enviada e interna.
ARCHIVAR DIGITALMENTE LA CORRESPONDENCIA *
Los documentos son almacenados en un servidor de archivos y pueden ser consultados en cualquier momento.
Esta aplicación se integrará con el sistema de préstamo de documentos.
Por desarrollar (interno)
Digitalización en formato PDF tipo A
Sistema de consulta *
Consulta del catálogo digital.
http://www.publicationsystem.fr/e-Publication/Quiksilver/
Por desarrollar externamente
El proyecto estratégico de modernización de la gestión documental tiene como objetivo fortalecer y optimizar los procesos operativos para desarrollarlos integralmente.

La meta del proyecto es contar con una gestión documental con los más altos estándares de calidad que garantice la disponibilidad, oportunidad y conservación de la memoria institucional del Fondo.

Para cumplir con lo anterior, una actividad del proyecto es la contratación de un proveedor para digitalizar la documentación del Fondo en formato PDF tipo A, con el fin de garantizar la conservación de los documentos en formato digital y facilitar la consulta de los mismos.

A partir de la decisión de terminar el proceso de contratación, iniciado en el mes de mayo del presente, para reconsiderar el alcance del contrato, se levantaron las estadísticas que aparecen a continuación:
La mayor proporción de las consultas corresponde a los años 2010, 2011 y 2012.
Los detalles de esta información se pueden consultar en la Planilla Control Préstamo de Documentos.
Los temas objeto de digitalización, por su naturaleza, son también objeto de microfilmación posteriormente.
Consulta de carpetas
ESTADÍSTICAS DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
CONSULTAS REALIZADAS ENTRE ENERO 2 Y SEPTIEMBRE 14 DE 2012
Consulta de rollos de microfilmación
ESTADÍSTICAS DE CONSULTA DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LECTOR DE ROLLOS DE MICROFILMACIÓN.
ENTRE JUNIO 15 Y SEPTIEMBRE 14 DE 2012

Promedio de tiempo de consulta mensual de rollos de microfilmación de los temas objeto de digitalización: 17.86 horas mensuales.*

Promedio de tiempo de consulta diaria de rollos de microfilmación de los temas objeto de digitalización: 2.23 horas diarias.*

Entidades en liquidación más consultadas
Pacifico CFC, Corfipacífico, Cofinpro, Banco Andino, Unión Financiera, AFC Invertir, Cooemsaval, BCH.

Otros temas consultados
Contratos de mandato, tutelas, actos administrativos.

* Ver detalles en los registros realizados en la planilla de consulta de carpetas y rollos en sala del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales.
De acuerdo con los datos anteriores, se considera pertinente que el alcance del proyecto de modernización de la gestión documental corresponda a la digitalización en formato PDF tipo A de los documentos del archivo de gestión, esto es años 2009 a 2012 en adelante; así como los contratos y procesos jurídicos que actualmente se encuentran abiertos y que igualmente hacen parte del archivo de gestión.
Conclusión
Objeto del futuro contrato
Brindar los servicios para digitalizar en formato PDF tipo A hasta 1.100.000 folios en medio físico que ingresaron y se produjeron en el Fondo desde el 1° de enero de 2009 hasta el 01 de noviembre de 2012, de la información relevante para Fogafin.

Archivar las imágenes digitalizadas, debidamente organizados por tema y subtema de acuerdo con la estructura documental establecida y entregada por el Fondo al proveedor.

Asociar hasta 85.000 documentos electrónicos contenidos en el aplicativo SADE desde el año 2004 al 31 de diciembre de 2008 a la estructura de las carpetas virtuales establecida por el Fondo. Esta asociación debe hacerse por número de SADE con los cuales fueron radicados los documentos en dicho aplicativo.
Antecedentes
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Los archivos digitalizados se integran a las diferentes base de datos del Fondo.
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