Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

BÜROLARDA DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ

No description
by

zeliha seda akgül

on 11 December 2016

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of BÜROLARDA DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ

BÜROLARDA DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ
BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ

Bürolarda evrak niteliğinde olan her şey, kullanıldıktan sonra ya atılır, ya da daha sonra başvurmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek için de, kataloglanır ve indeksleri çıkarılır.
Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını, bir düzen içinde saklama işlemidir.

Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri üç guruba ayırmak mümkündür.
Bunlar;
a. Örgüte dışarıdan gelen belgeler,
b. Örgütten dışarıya giden belgeler
c. Örgütün kendi faaliyetlerinin sonucunda
ortaya çıkan belgeler.

a.Örgüte dışarıdan gelen evraklar.

Örgütlere; birlikte iş yaptıkları diğer örgütlerden
Bağlı kuruluşlardan
Şubelerden
Kamu
Özel
Tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli evraklar gelir,
Bu evraklar yazılı, basılı,kayıt araçları olabilir.

Yazılı

evraklar
;
resmi yazı
rapor
telgraf
teleks
mektup ve faks mesajı
müşteri siparişi
kısa not
makale
reklam broşürü
hükümet emirleri ve sirküleri
gazete
dergi
davetiye gibi belgelerdir.

b.Kayıt araçları veya kayıtlı evraklar.

Radyo,teyp ve bilgisayar aracılığı ile kaydedilmiş olan belgelerdir. Bu tür evraklar, bilgisayar ağlarından elde edilen çeşitli evraklar ile disk, disket film, mikrofilm, ses bandı video kaset vb.leri üzerine kaydedilmiş evraklardır
c
.Örgütlerden dışarıya giden evraklar.

Örgütlerden dışarıya; iş yaptıkları
diğer örgütlere,
bağlı kuruluşlara,
kendi şubelerine
kamu ve özel kuruluşlara çeşitli evraklar gönderilir.
Bu evraklar; çeşitli yazılı, basılı kayıt araçları, resmi yazı vb. gibi evraklardır

d.
Örgütlerin kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan evraklar.

Organizasyonlarda çeşitli yönetsel ve örgütsel etkinlikte bulunurken bu etkinliklerini evraklar üzerinde yürütürler.

DOSYALAMANIN AMACI



Örgütlerde dosyalama faaliyetleri, evrak işlerinin daha düzenli,pratik ve kolay hale getirilmesi sağlamak amacıyla yapılır. Etkin bir dosyalama aynı zamanda evrakların bozulmasını önler ve korunması sağlar.
Dosyalamanın amaçlarını kısaca sıralayacak olursak,bunlar;

• Örgütsel faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü belgeyi aslına uygun biçimde korumak.

• Örgüte dışarıdan gelen her tür evrakı, bozulmadan ve istendiğinde ulaşılacak biçimde saklamak.

• Bürolarda evrak karmaşasını önlemek

• Arşivleme hizmetleri için temel oluşturmak

Dosyalama,örgütsel verimlilik ve etkinliğe büyük katkı sağlar, istenen yazılara, istendiği anda ulaşmak, iyi bir dosyalama sayesinde mümkün olabilir. Evraklara istenildiği zaman kolaylıkla ulaşılmasının, zaman yönetimi açısından büyük bir önemi vardır.
Dosyalama faaliyetleri bir süreçtir ve bu sürecin son aşamasını dosyaların arşivlenmesi oluşturur. Bir dosyalama süreci, aşağıdaki işlemlerden geçerek tamamlanır.

• Gelen evrakı teslim almak, kayıt defterine kaydetmek ve ilgili departmanlara göre tasnif yaparak, gerekli yerlere ulaştırmak,

• İşlemi biten evrakları dosyalama türlerine göre tasnif etmek, dosyalamak, dosyaları kullanılan dosya sistemine göre numaralamak ve dosya endekslerini düzenlemek

• Gerekli durumlarda postalama ve gönderme işlerini düzenli bir şekilde yürütmek

• Arşivlenmesi gereken dosyaları arşivleme kuralları çerçevesinde arşivlemektir.


Dosyalamanın asıl amacı, bütün yazışmaların, süratli emniyetli zaman ve maliyet tasarrufuna, azami derecede uyacak şekilde yürütülmesini sağlamaktır.


DOSYALAMANIN ÖNEMİ


Dosyalama hem ticari,hem yönetsel,hem de hukuki açılardan gereklidir.Bu nedenle saklanan belgelerin ne kadar süre ile saklanacağı çeşitli yasalarda belirtilmiştir.
Örgütlerde dosyalama faaliyetleri ,evrak yönetimini kolaylaştırmak için yapılır.dosyalama sırasında hareket etüdü, iş etüdü ve ergonomi kurallarına uymak gerekir.
Dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmaması için ,dosyalamanın günlük yapılması gerekir.

DOSYALAMA SÜRESİ
Belgelerin dosyalanabilir olduğunun,kontrol edilmesiyle başlar ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir.Sistemin etkinliğini arttırmak için dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerekir.Bu sürecin aşamaları;
Fihrist (indeks)hazırlanması,dosya açılması,kodlanması,etiketlenmesi,dosyanın ödünç verilmesi,dosyanın izlenmesi,dosyanın kontrol edilmesi,saklanması,dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur.

Bir evrakın dosyalama sürecinde takip edilmesi gereken aşamalar;

1. aşama:Fihristleme sisteminin oluşturulmasıdır.

2.aşama gerekiyorsa: Çapraz başvuru fişlerine kaydetme

3.aşama:Kodlama oluşturma

4.aşama:Evrakların türü ve tarih sırasına göre yerleştirilmesi oluşturur.

DOSYA BAŞLIKLARI VE YENİ DOSYA AÇMAK
Dosyalara yanlış evrak konulmaması,dosyanın tasnifinde hata yapılmaması,aranan yazı veya dosyanın kolayca bulunması için dosya başlıkları kullanılır.Dosya başlıkları ,kısa ve o dosyanın içinde bulunan evrakı simgeleyecek açıklıkta ve tanımın dışındakileri dışarıda bırakacak biçimde olmalıdır.
Dosya Açılması
:Bir dosya yaklaşık 80-100 belge almaktadır ve bir dosya dolmadan yenisi açılmaz.Bunun nedeni,dosya sayısının artmasını önlemek ve mümkün olduğu kadar ilgili belgeyi bir arada tutmaktadır.Genellikle aynı anda konulacak belge sayısı en az beş adet olunca,yeni bir dosya açılmasına karar verilir.Eğer belge sayısı beş’ten az ise ,bu belgeler “0”(sıfır) ile numaralandırılmış genel dosyaya konur.
Dosyalar ,kullanım biçimleri,yerleri ve amaçları bakımından çeşitli gruplara ayrılır;

a.Daimi Dosyalar:Üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerin tamamlandığı evrakların konulacağı dosyalardır.Arşivleme için hazır olan dosyalardır.

b.Bekleme Dosyaları:İşlem yapılmak üzere gelen evrakların konulduğu dosyalardır.Bekleme dosyalarında yazılar ya belli şahısların görmesi için bekletilir yada ilgili çalışmaların yapılması amacıyla bekleyen yazılar için kullanılır.

c:Geçici Dosyalar:İşlemi bitmiş evrakların son kontrolleri için bekletilen dosyalardır.

d:Kapsadığı Evrakın Özelliği Sebebiyle Bölümlendirilen Dosyalar:Aynı evrakla diğer evrakların da bir arada bulunması amacıyla hazırlanan dosyalardır.

e:Karma ve İş Dosyaları:Daha çok gündelik faaliyetlerin sürdürülebilmesi sırasında kullanılan ve içinde çeşitli evrakların bulunduğu dosyalardır.

DOSYA FİHRİST(İNDEKS)İ OLUŞTURMA

Dosya fihristi hazırlama,özellikle numaralı ve karma dosyalama sistemlerinde dosya yönetimine büyük kolaylık sağlar.Fihristi,bir kitabın içindekiler kısmına benzetebiliriz.Kalın bir kitapta ,çok fazla bölüm ve konu ele alınır.Aranan konuyu sayfaları çevirerek zor buluruz;ancak fihristle aranan konuyu bulmak kolaydır.Fihristler;konu,kişi ya da kurum adı veya coğrafi bölge temeline göre ,alfabetik olarak hazırlanabilir.

Alfabetik sıralamada indeksler ,isimlere ve konularına göre sıralanır:

a:Şahıs isimlerine göre indeksleme:Önce şahsın soyadı yazılır ve soy addan sonra virgül konur ve sonra isim yazılır.

Aydın,Ahmet

b:Soyadı aynı olan şahısların isimlerini
indeksleme:Soyadları aynı olan şahısların indekslenmesinde alfabetik sıralama ,isimlere göre olur.

Aydın,Ahmet
Aydın,Ali

c:Kuruluşun adı gerçek kişilerin adı olması durumunda indeksleme :Eğer şahısların adlarından oluşuyorsa ,kuruluşların adları,şahısların soyadlarına göre indekslenir.

Ahmet Aydın AŞ.(Ahmet Aydın Anonim Şirketi

d:Gerçek kişilerin isimlerinin tam olmadığı indeksleme:Kuruluş isimleri yazılışlarına göre indekslenir.

Aydın Kol.Şti.(Aydın Kollektif Şirketi)

e:Unvanların alfabetik sıralamada indekslenmesi:Alfabetik sıralamada unvanlar dikkate alınmaz.Unvanlar diziliş sonunda parantez içinde gösterilir.

Prof.Dr.Mehmet Aydın
Aydın ,Mehmet(Prof.Dr.)

KODLAMA VE KOD SİSTEMİ OLUŞTURMA

Kodlama ,kontrolü yapılan evrakın hangi dosyaya konacağını belirlemek amacıyla yapılır.Bir evrakın hangi dosyaya konacağını belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti sonucunda ortaya çıkan kritere “KOD”,bu kriteri belirleme işlemine de “kodlama”denir.

Evrak kodlamasında kullanılan yöntemler,aşağıdaki gibidir:

*Evrakta kod olarak kullanılacak ismin altı,kırmızı kalemle çizilir.

*Evrak üzerinde kod olarak kullanılacak isim gözükmüyorsa bu durumda kod olarak kullanılacak bir kısaltma,evrakın görünür bir yerine kırmızı kalemle yazılır.

*Eğer evrakın konusu ,ana dosyanın dışında başka dosyaları da ilgilendiriyorsa bu durumda çapraz başvuru fişi düzenlenmesi için evrakın sağ üst köşesine (X)işareti konur.

*Kodlanmış ve çapraz başvuru fişi hazırlanmış evrakların dosyaya konması için gruplandırılır.

ÇAPRAZ BAŞVURU SİSTEMİ

Çapraz başvuru sistemi,birden fazla dosyaya girmesi gereken evrakların oluşturduğu karmaşaya ,bir çözüm olmak amacıyla geliştirilmiş bir yöntemdir.Çapraz başvuru sisteminin ortaya çıkardığı karmaşayı önlemek için bir Çapraz Başvuru formu kullanılmalıdır.Bu form çeşitli boyutlarda olabilir.Bunun içinde standart bir form yoktur.

EVRAKIN GRUPLANDIRILMASI VE SIRALANMASI

Evraklar kodlandıktan ve çapraz başvuru fişleri doldurulduktan sonra ,dosyalamak amacıyla bölümlere ayrılır;buna evrakın gruplandırılması denir.Evraklar ,dosyalama sistemlerine göre gruplandırılır.Kullanılacak dosyalama sistemi sayısal \nümerik ise ,evrakın gruplandırılması sayısal ve nümerik kodlara göre, eğer evrak coğrafi esasa göre gruplandırılacak ise bu durumda evraklar coğrafi kodlara göre gruplandırılır.

Evraklar gruplandırıldıktan sonra dosyalanmak üzere belli bir sıralamaya tabi tutulur.Sıralamada takip edilecek adımlar şunlardır:

*Evrak telli dosyaya veya mekanizmalı dosyaya konulacaksa delgi makinesiyle delinir.

*Evrakın, içine konulacak dosyaya ait olup olmadığı kontrol edilir.

*Yeni tarihli evrak en üste konur.

*Dosyaya gereğinden fazla evrak konulmuşsa ,yeni bir dosya açılır.

DOSYALAMA SİSTEMİNİ SAPTAMA

Örgütlerde dosyalama sistemi saptanırken ,öncelikle dosyalama sistemleri üzerinde bir araştırma yapılır.Bu araştırmada ,seçilecek dosyalama sisteminin ,örgütün “esas faaliyet alanına”uygun sistem olmasına dikkat edilir.Aynı organizasyon farklı konularda faaliyette bulunabilir.Her farklı iş türü için farklı bir dosyalama sistemi geliştirilir.Dosyalama sistemi,alfabetik,nümerik,kronolojik veya coğrafik sistemlerinden herhangi biri olmalıdır.

Dosyalama sistemini belirlemede ,aşağıda kriterlerin kullanılması ,doğru sistemin seçimine yardımcı olur.

*Organizasyonda görülen ilerin özelliği,

*Dosyalanacak evrakın türü (mektup,dergi,gazete,manyetik bant,harita,mikrofilm,aydınger çıktısı ,,çizilmiş proje vs.)

*Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü,

*Dosyalanacak evrakın miktarı ,

*Sistemin ekonomikliği,

*Sanal ve geleneksel sistemlerden hangisinin kullanıldığı

DOSYALAMA SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ


Yönetim konusunda geliştirilen her yöntem ,yönetim faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak içindir.Örgütsel verimliliğin arttırılmasında önemli yeri olan dosyalama işlemlerinin etkin biçimde yürütülmesi için ,iyi bir dosyalama sisteminin kurulması gerekir.Söz konusu sistemin bazı özellikleri vardır.
a:Dosyalama sistemi kolaylık sağlamalıdır:Dosyalama işlemlerinde ve dosya içindeki evraka ulaşmada kolaylık sağlamalıdır.

b:İyi bir dosyalama sistemi uygun araçlarla yapılmalıdır:Dosyalama işleminin etkin olabilmesi,büyük ölçüde dosyalamada kullanılan araçlara bağlıdır.İyi işler iyi araçlarla yapılır.

c:Dosyalama için uygun bir sistem seçilmelidir:İyi bir dosyalama sisteminin en uygun özelliği de,dosyalamanın en uygun sisteme göre yapılmasıdır.Dosyalama sistemini belirleyen faktör,dosyalanacak evrakın içeriğidir

İyi bir dosyalama sistemi aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır:

*İyi bir dosyalama sistemi karmaşık olmayan basit bir sistemdir.

*Dosyalama sistemi için ada,tarihe,konuya,yere(bölge)göre bir indeksinin olması gerekir.

*Dosyalamanın en önemli özelliği,kayıtların kontrol ve yönetimini göstermesidir.

*İyi bir dosya yönetimi;kontrol,personel,standartlar,uygun sistemler,indeksler ve prosedürleri dikkate almalıdır.

*Dosyalamada hangi sistem kullanılırsa kullanılsın ,mümkün olduğu kadar standartlaşmaya gidilmelidir.

Kısaca özetleyecek olursak iyi bir dosyalama sistemi;

-Her şeyden önce basit ve yalın olmalıdır.
-İçerik ,tarih,konu gibi faktörler açısından tutarlı olmalıdır.
-Uygun araçlarla yapılmalıdır.
-Ekonomik olmalıdır.
-Hızlı değişim süreçlerini karşılayacak ölçüde esnek olmalıdır.
-Dosyalamanın amacına uygun kullanışlı olmalıdır.
-Evrakın ve dosyaların kolaylıkla dolaşmasına izin verecek ölçüde transfer kolaylığı sağlamalıdır.


Örgütlerde kullanılan ve dosyalamaya konu olan belgeler;noter kağıtları,beyannameler,protesto belgeleri ve vekaletnameler,kira sözleşmeleri,askerlik durum belgeleri,bono kağıtları,trafik çalışma karneleri,motorlu araç tescil belgeleri,faturalar ve diğerleridir.
Dosyalamaya konu olan belgeler i ki nedenden dolayı ortaya çıkar ve korunur.Bunlardan ilki evraklar,örgütsel faaliyetlerin bir sonucu olarak ortaya çıkar ve faaliyetler söz konusu evraklar üzerinden yürütülür.İkincisi de evrakların,örgütsel faaliyetlerin hukuka uygun olarak yürütüldüğünü göstermek bakımından yasal bir kanıt aracı olmasıdır.

DOSYALAMAYA KONU OLAN EVRAKLAR
DOSYALAMA TÜRLERİ

Özel veya kamu kurumlarında faaliyetler yürütülürken, bir takım emirler yazılır, incelemeler yapılır ,raporlar tanzim edilir ve çeşitli konularda kararlar alınır. Bütün bu işlemler, genellikle kağıt üzerinde yürütülür. Bu yazılı belgelere evrak denir.

DOSYALAMA TÜRLERİ

1)Alfabetik dosyalama sistemi:Dosyaların harf sırasına göre alfabetik olarak sıralanan dosyalama sistemi.

2)Kronolojik (Tarihsel) dosyalama sistemi:dosyanın içinde bulunan yazışma evrakının ve dosyaların tarihleri esas alınarak yapılır.

3)Bölgesel dosyalama sistemi:coğrafi bölge veya illeri esas alır.

4)konularına göre dosyalama sistemi:her bir farklı konu için ayrı bir dosyanın açılması

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Bürolarda tüm faaliyetleri %90’ı,”konularına”, “yerlerine” ve “isimlere” göre dosyalanır.Klasörler isimlere veya kon ulara göre sınıflandırılır. Klasör oluşturmanın nedeni, isimlere veya konulara göre aynı harflerle başlayan veya aynı bölgeye ait dosyaları, bir arada bulundurarak, istenen dosyaya kolay ulaşmayı sağlamaktır.

Alfabetik dosyalamada, aynı harfle başlayan isimler veya konular,aynı dosyalar içinde bulunur. Örneğin Aktif dağıtım, aktif tekstil, aktif reklamcılık ile ilgili dosyalar, “A” Harfi klasörünün içinde, ayrı ayrı dosyalarda saklanır.
Alfabetik dosyalama sisteminin işleyişi:

A
AMBAR İŞLERİ
ARŞİV İŞLERİ
ATÖLYE İŞLERİ

B
BAYRAM TATİLLERİ
BİLANÇO RAPORLARI
BORÇLANMALAR




Sayısal/Nümerik Dosyalama Sistemi


Numaralı dosyalama siteminde harf yerine numara yazılır. Birden başlanır ve belli bir sınırı yoktur. Ne kadar dosyaya ihtiyaç varsa, o kadar numara kullanılır.Faturalara, poliçelere ve çeklere birbirini takip eden numaralar verilir.

Dosyanın Numarası Dosyanın adı

1 Yazışmalar
2 İstatistikler
3 Ödemeleri
4 Tedavi giderleri
……. ……………

NÜMERİK SİSTEM:
Kendi içinde iki kısma ayrılır
A) Seri Nümerik sistem:
”1”den başlayarak devam eden numaralar kullanılır. Her yeni dosya için bir numara açılır. Sıra numaralı sistemde, hangi dosyanın hangi numarada olduğunu tespit etmek için tutulması yararlı olur.
B) DESİMAL SİSTEM:”Onlu Bölümleme Sistemi” de denilmektedir.

Desimal (onlu) sistemde, onlu gruplar halinde dosyalama işlemi yapılır.Örneğin, ana grup 10’lu birinci alt gruba, 1.alt grup, onlu ikinci alt gruba ve ikinci alt grup da, on’lu üçüncü alt gruba ayrılır.yatay genişleme olanağı fazla olan bir sistem olması nedeniyle, özellikle büyük organizasyonlar için uygun bir dosyalama sistemidir.

Coğrafi Dosyalama Sistemi
Bu sistemde kuruluşun iş ilişkisi içinde olduğu coğrafi(kıta, ülke, bölge, şehir, kasaba, mahalle, semt vb.) yerler dikkate alınır. Coğrafi dosyalamada kuruluşun iş yapısı dikkate alınır. Pek çok kıtayla iş yapan kuruluşlar, önce kıtaları esas alıp, sonrada alt grupları ülkelerden oluşturabilirler. İşi, illerle sınırlı olan kuruluşlar ise, ilçeleri esas alıp; kasaba, semt veya mahalleler için alt gruplar oluşturabilirler.
Coğrafi dosyalama sistemi, özellikle tabu sicil muhafızlıkları, elektrik idareleri, su idareleri, nufüs müdürlükleri, belediyeler gibi çalışma konuları coğrafi bölgelerle ilgili olan kuruluşlar için uygundur.

Coğrafi bölgeler ana gruplara ayrıldıktan sonra, gerek duyulması durumunda 1. 2. 3. Alt gruplara(illere ve ilçelere semtlere) ayrılabilir.
Örneğin; iç Anadolu bölgesi: Ankara Konya, Kırşehir Sivas, Çankırı kayseri, Kırıkkale…

Kronolojik Dosyalama Sistemi
Bu dosyalamanın esasını tarihler oluşturur. Evraklar dosyalara; yıllara, aylara ve günlere ayrılarak yerleştirilir. Kronolojik dosyalama sistemi borç ve alacak işlemlerinin takibi için önemli bir sistemdir. Kronolojik dosyalama sistemi evrak içeriğinin unutulması durumunda önemli kolaylıklar sağlar. Yöneticinin veya sekreterin herhangi bir evrakı aradıklarında evrağın nerede olduğu bilinmiyor ve tarih aşağı yukarı tahmin ediliyorsa bu belgeyi bulmak zor olmayacaktır.


Dosyalamanın konularına göre yapılması durumunda,”aynı konu, aynı dosyaya” ilkesine göre, aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dosyada toplanır. Bu dosyalama sisteminde tasnifin esasını konu oluşturur. Bu sistemde bir örgütün yaptığı işlerin türlü konularına göre ana gruplara ayrılır. Konu adlarına göre dosyalama yapılırken, konular iki yönteme göre tasnif edilir. Bunlardan biri sözlük yöntemi, diğeri de ansiklopedi yöntemidir. Sözlük yönteminde belirlenen konuların sıralanışı, sözlükteki alfabetik sıralamaya göre olur. Ansiklopedi yönteminde ise, dosyalama belli ana gruplara ayrılır ve bu ana grupların altına, ilgili alt gruplar yazılır ve yine alfabetik sıralamaya uyulur.

Konularına Göre Dosyalama Sistemi
Karma Dosyalama Sistemleri

Karma dosyalama sistemi, dosyalama ihtiyacını karşılamak amacıyla birkaç dosyalama sisteminin bir arada kullanılmasıdır.
Karma dosyalamada, dosyalanacak evraklar önce ana gruplara ayrılır; daha sonra da bunlar birinci ve ikinci alt gruplara ayrılır.

Karma dosyalama sisteminde önce dosyalamayı en etkin kılacak bir dosyalama sistemi seçilir. Daha sonrada en uygun birinci ve ikinci alt grup hangisi ise o belirlenir.
Sanal Dosyalama Sistemleri

Klasik bürolarda, ilk girişte dikkat çeken şey, evrak ve çeşitli ebattaki dosyalardır. Bu gün çağdaş ofislerde kara kaplı dosyaların yerine, bilgisayar ekranları alıyor. Sanal dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. Bilgisayarlar burada vazgeçilmez araçtır. Kişisel Doküman Yönetimi, Bilgisayarlı Dosyalama Sistemi konusunda “ Nashuatec PaperMaster “ program paketi, kağıtsız bir çalışma ortamında olanak sağlıyor. Sanal evrak yönetim sisteminde, arandığında bulunmasında zorluklarla karşılaşılan evraklara bilgisayarın bir tuşuna basmakla ulaşmak mümkündür. Yazılım paketleri içinde oluşturulan dosya dolaplarını sınırsız sayıda raf ve klasör içerecek şekilde tasarlamak ve tüm önemli dokümanları kolaylıkla yerleştirmek mümkün olabilmektedir.

ARŞİVLEME TEKNİKLERİ


Latince “archiyum” sözcüğünden gelen arşiv terimi, önceleri, resmi daire, belediye sarayı anlamına gelmekteydi. Arşiv bugün, işlemi bitmiş belgelerin düzenli bir şekilde saklandığı yer anlamında kullanılmaktadır. Arşivin kabul gören tanımlarından biri, “kurumların, faaliyetleri sonucu oluşan ve bu amaçla saklanan dokümanlar, söz konusu dokümanlara bakan kurum ve bunları barındıran yerler” dir.
Arşivleme ise, arşive konacak dosyaların belli bir düzenle hazırlanmasına, arşiv kayıtlarına işlenerek raflara düzgünce yerleştirilmesine, aranan dosyanın kolayca bulunabilmesine dosya belgelerin belirlenen süre doluncaya kadar saklanmasına, süresi dolanların da günü geldiğinde arşivden kaldırılması” işlemlerinin genel adıdır.
Bilgisayarların ofis faaliyetlerinin zorunlu araçları olmasından sonra “elektronik arşiv” uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde, bir evrakın, daha rahat ve güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve ihtiyaç duyulan belgenin kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür.Evrakın bilgisayara aktarma sırasında belgeye zarar vermeyen, soğuk ışık kaynaklı tarayıcılar kullanılmalıdır.


Türü ne olursa olsun,bir arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir:

• Arşiv malzemesini saptamak ve ayırmak
• Arşiv malzemesini kayba uğramadan korumak
• Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak
• Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak

Arşivde dosyalar, “Transfer kutuları” denilen çelikten veya tahtadan yapılmış üzeri başlıklarıyla etkilenmiş tek tek kutularda veya çelik dosya dolaplarında saklanır.


Arşivlemenin amacı ve önemi
Arşivlemenin temel amacı, içinde bulunan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmaktır.

Arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Arşiv malzemesini belirlemek ve belli bir düzen içerisinde ayırmak
• Arşiv malzemesini zarar görmeyecek şekilde muhafaza etmek
• Arşiv malzemesini koruyucu önlemler alarak kaybolmasını veya zarar görmesini engellemek
• Arşiv malzemesini kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde belli kurallar çerçevesinde kullanıma sunmak.


Arşivde bulunan malzemelerin korunması çok önemlidir. Arşivlerde özellikle kağıt malzeme için ısının 15-20 derece, rutubetin de %50-60 olması gerekir.
Fazla rutubet kağıtlara zarar verebilir.
Havanın fazla kuru olması da kağıtları kırılgan yapar, dayanıklılığı azaltır
Mürekkep izinin zayıflamasına veya kaybolmasına neden olabilir.

Kamu Binalarının Yangınından Korunması Hakkında Yönetmeliğin 10.Maddesinde evrak güvenliği ile ilgili olarak şu hüküm bulunmaktadır. “Binalarda yangından ilk kurtarılacak kıymetli ve önemli evrak için, yeteri kadar kilitli çelik dolap ve kasa temin edilip, anahtarı sorumlulara verilir”. Bu dolap ve kasalara “ Yangından ilk önce kurtarılacaktır” etiketi yapıştırılır.
ARŞİVLEME TÜRLERİ
Birim arşivleri: kamu kurum ve kuruluşların çeşitli birimlerde oluşan arşivlerdir. Arşivlerdeki belgelerin saklanma süresi 1-5 yıldır.

Kurum arşivleri : Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi kurumlarda oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10-14 yıldır.

Devlet arşivleri : Bir ülkede, devlet hayatı ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir.Gerektiğinde bazı belgeler yüzyıllarca devlet arşivlerinde saklanır.

Devlet arşivleri iki ayrı şekilde oluşturulur:
Merkezi tip
Dağınık tip


İkinci grup arşivler, çeşitli konu ve niteliğine göre şu şekilde sıralanabilir:

Şehir arşivleri
Noter arşivleri
Özel arşivler
Kartografik arşivler
Folklor arşivleri
Günlük kullanılan arşivler

ARŞİVLEME SÜRECİ
Arşivlemenin bir sistem çevresinde yürütülebilmesi için, öncelikle arşivleme yeri tespit edilmelidir.
Arşiv odalarının nemlilik ve havalandırma gibi atmosfer koşullarının, arşivdeki dokümanların korunmasına elverişli olması gerekir.
Arşiv yerinin saptanmasından sonra ikinci adım, arşiv malzemelerini temin etmektir. Arşivlemede kullanılan dolapların ve diğer malzemelerin temin edilmesinden takip eden bir sonraki aşama, arşiv malzemelerinin tasnif edilmesidir.

Arşiv malzemeleri belli esaslara göre saklanmalı ve imha edilmelidir. Saklama kurallarını belirlerken
, bazı faktörler dikkate alınmalıdır. Bu faktörler;

• Yasalar bazı belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise, bu sürelere uyma zorunluluğu vardır. Örneğin ticari defter ve belgeler, TK’na göre 10 yıl Vergi Usul Kanunu (VUK)’na göre 5 yıl süre ile saklanmak zorundadır.

• Belgelere başvurma sıklığı araştırılmalıdır. Bu araştırmada, hangi tarihe kadar belgelere gereksinim duyulduğu saptanır.

Saklama programı sonucunda kurumlardaki, tüm belgeler “1 yıl”, “2 yıl”, “5 yıl”, “süresiz” gibi başlıklar altında listelenmelidir. Böyle bir uygulama, yok edilecek belgelerin diğerleri içinden ayrılmasını kolaylaştırır. Yok edilecek belgeler içinde başkalarının görmesinin sakıncalı olacağı belgeler , özel makinelerle okunamayacak biçimde küçük parçalara ayrılır.


ZELİHA SEDA AKGÜL 1513702042

ESRA ÇETİNKAYA 1513702013

ASLIHAN AVAR 1513702017

Bunlar kısaca:
Full transcript