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Presentación del Informe y Cierre de la Consultoría

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Lupita Dávila Molina

on 25 April 2015

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Transcript of Presentación del Informe y Cierre de la Consultoría

Antes y durante el cometido el cliente ha recibido varios informes del consultor:
Presentación del Informe
Sea cual sea la modalidad de la presentación de informes provisionales, existe un informe final del cometido que se presenta en el momento en que el consultor se retira de la organización.
Si el cometido ha sido relativamente breve, éste puede ser el único informe y tiene, por tanto, que ser completo. Para cometidos más largos, el informe final puede hacer referencias de pasada a informes anteriores y entrar en detalles sólo sobre los acontecimientos que se han producido desde que se redactó el último informe. Debe saberse antes de que se redacte si el consultor ha de proporcionar un servicio de seguimiento. En caso afirmativo, el informe puede que no sea tan “definitivo” como lo sería de otro modo.

Además de un breve análisis global del trabajo realizado, el informe final debe señalar los beneficios reales obtenidos con la aplicación y hacer sugerencias sinceras al cliente sobre lo que debe hacer, o evitar, en el futuro.
Informe al Cliente
Con la evaluación de los beneficios reales, el consultor demuestra la idoneidad y precisión de la evaluación preliminar y la evaluación de otras soluciones.

Obviamente, la aplicación debe haber progresado lo bastante y las condiciones de funcionamiento de la nueva técnica o sistema deben ser normales y estar estabilizadas, si se quiere que la evaluación de los beneficios dé una información objetiva. El consultor insisten los beneficios directos obtenidos como resultado de la tarea y deja la consideración de los beneficios indirectos al cliente.

Al presentar los beneficios, los informes deben concentrarse en los beneficios económicos, financieros y sociales mensurables que se han extraído o se extraerán de un rendimiento superior. No obstante, el informe debe describir asimismo las nuevas capacidades y los nuevos sistemas, oportunidades y comportamientos creados por la misión de consultoría y destacar su repercusión en el rendimiento superior.

Evaluación de los beneficios
Continuación...
Aplicación de la Consultoría
El informe en el que se propone el cometido, basado en un rápido estudio de diagnóstico (preliminar).
Informes sobre la marcha del trabajo, cuyo número y alcance varía y en el que se pueden haber propuesto modificaciones en la definición del problema y en las tareas por realizar.
Informes y documentación vinculados con la presentación de propuestas para que el cliente adopte una decisión antes de pasar a la fase de aplicación.
Evaluación del proceso de consultoría
Si se ha de incluir o no la evaluación del proceso de consultoría en el informe final es una cuestión de criterio. Es posible que haya buenas razones para hacerlo, si el cliente puede aprender de ello para el futuro y si el comportamiento del cliente durante la tarea fue la razón de que se alcanzaran algunos resultados superiores o inferiores a lo normal.
Sugerencias al Cliente
Aunque su tarea esté completada, el consultor ha de formular sugerencias sobre cómo se debe mantener, controlar y desarrollar después de su marcha el nuevo sistema introducido con su ayuda.

En el informe final se debe asimismo confirmar todo acuerdo al que se haya llegado sobre un servicio de seguimiento.

Un buen informe de consultoría debe poder ganarse el respeto del cliente.

Informe de referencia sobre el cometido
Además del informe final al cliente, los consultores compilan un informe de referencia y evaluación de la misión para su propia organización.
Informe interno del cliente
Algunas organizaciones que recurren a consultores preparan informes internos sobre las tareas completadas. Además de información resumida, el informe incluye la evaluación del cliente del trabajo realizado y del método y rendimiento del consultor.

Este informe no está destinado al consultor. Pese a ello, a algunos clientes les complace compartirlo con el consultor.
Cierre de la Consultoría
La terminación es la última fase del proceso de consultoría. Se ha de poner fin a toda tarea o proyecto una vez que su propósito se ha alcanzado y que la ayuda del consultor ya no se necesita.

No basta con ejecutar el trabajo de manera profesional. La retirada tiene que ser también profesional: su momento oportuno y su forma se han de elegir adecuadamente y todos los compromisos se deben cumplir para la mutua satisfacción del cliente y el consultor.
Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del proyecto
Este documento se elabora al final del proyecto con el fin de hacer y presentar por escrito una evaluación de los resultados del sistema implantado haciendo una comparación de los resultados esperados contra los reales para tomar medidas que permitan hacer frente a las desviaciones encontradas.

En las propuestas de acción respecto a las diferencias se menciona que propuesta se sugiere para alcanzar el valor aceptable (cuando aun no se alcanza) y que propuesta se establece para alcanzar el valor ideal del modelo de referencia cuando se ha alcanzado el valor ideal.
Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los usuarios
Este documento se elabora al final del proyecto con el objetivo de hacer una evaluación del sistema implantado con relación al entendimiento de los usuarios en dos sentidos: el aprendizaje obtenido y el uso efectivo de la solución.

La evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los usuarios hace referencia de forma detallada de toda la gama de conocimientos y habilidades que se les proporcionaron a las personas de la empresa.

La evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los usuarios. En esta parte se describen que conocimientos y habilidades fueron adquiridos por las personas de la empresa, es decir cuales se están llevando a cabo, si existieron cambios de comportamiento, que cualidades fueron adquiridas, las nuevas capacidades, etc.

Informe de cierre del proyecto
Este documento se elabora al final del proyecto para plasmar todas las actividades realizadas a lo largo del proyecto de una manera sintetizada. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente esta evidencia debe reunir los siguientes aspectos:

Los resultados obtenidos.
La aceptación del consultante de los trabajos entregados.
Las conclusiones generales sobre el trabajo efectuado.
Las recomendaciones de mejora identificadas a partir del proyecto recién terminado.

Recuerda que un buen informe de consultoría debe de ganarse el respeto del cliente, el cual lo considerará como una fuente de aprendizaje y nuevas pautas. Le complacerá igualmente mostrárselo a sus amigos y asociados como la constancia de una realización meritoria.
Documento de aceptación de la documentación del sistema
Este documento tiene como objetivo servir de acuse de recibo y de aceptación de los documentos generados a lo largo de la implantación del sistema de ayuda. Se elabora al final del proyecto y en lista todos los documentos generados en el proyecto y la aceptación por parte del consultante que refleja que todos le fueron entregados y que esta de acuerdo, en ocasiones se le llama carta entrega-recepción.

De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:

El listado de los documentos operativos generados en el sistema.
Firma de aceptación del consultante.

Integrantes:
Celina Guadalupe Abril Cota
Guadalupe Esmeralda Dávila Molina
Adriana Ramos Rodríguez
Guadalupe López Sánchez
Gracias por su atención!
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