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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

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David Alejandro Muñoz

on 30 April 2014

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Transcript of DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

OBJETIVO GENERAL
MATRIZ DOFA
Diseñar un sistema de control de inventarios, para la Empresa FASHION POP LATINA S.A.S.
Con esta matriz se identifican las estratégicas para aprovechar las oportunidades, aumentar las fortalezas, disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas.
• Diagnosticar la situación actual del manejo de inventarios, para la Empresa FASHION POP LATINA S.A.S.
• Evaluar los procesos y procedimientos que maneja actualmente la empresa frente a los inventarios.

• Determinar el sistema y método de inventario adecuado, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

• Establecer las normas y políticas para el manejo de inventarios.

El análisis DOFA permite identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la organización y con esta información se pueden diseñar estrategias para la tomar de decisiones adecuadas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
ANALISIS DOFA
MATRIZ DE RIESGOS
DISEÑO DE SISTEMAS DE INVENTARIOS
La administración, manejo, dirección, control, seguimientos, análisis de tiempos, documentación, contabilización y reporte de la información de inventarios es importante para conocer la capacidad productiva de la empresa, además el mal manejo del flujo de los inventarios pueden ser una fuente de perdida financiera de dinero y tiempo que muchas veces es imperceptible por la mirada del administrador, por la falta de información.
Indicadores de logro
• Entender la importancia de los inventarios para la empresa
• Distinguir entre el inventario directo e indirecto
• Distinguir el flujo del inventario en todo el proceso productivo
• Analizar los controles que debe tener el inventario en todo el proceso hasta ser entregado al cliente como producto terminado
• Aprender a utilizar los documentos y métodos de control del inventario
• Aprender a contabilizar el inventario directo e indirecto
• Aprender la importancia del tiempo en el flujo de producción del inventario


CONCEPTO
Son las existencias de aquellos bienes tangibles y corrientes de carácter almacenable como materia prima, producto en proceso y productos destinados a la venta. Son activos o inversiones económicas de naturaleza circulante. Su permanencia dentro de la empresa depende normalmente de la duración del ciclo de producción y/o venta. Financieramente se establece que de la rapidez del movimiento y circularización del proceso desde la compra, hasta la venta de las inversiones realizadas en estos bienes, depende el índice de rentabilidad de la empresa.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
CONTROL INTERNO
• Tener una persona responsable de las compras de inventario y de sostener las existencias.
• Realizar cotización de productos constantemente, intentando obtener mayor calidad, precio y entregas oportunas de compras de inventarios.
• Tener un directorio de clientes con matriz comparativa de productos, tiempo de entrega y precios.
• Verificación de la orden de comprar con la factura recibida, en cuanto a precios, cantidades, referencias, artículos etc.
• Tener normas y condiciones de la mercancía con sus respectivas fichas técnicas.
• Ordenes de salida de la bodega del inventario con los requerimientos recibidos.
• Establecer medidas de seguridad para evitar daños y pérdidas en las mercancías.
• Tener estudios de medición de existencias y punto de nuevo pedido.
• Tener estudios y programa de presupuestos para producción y consumo de inventario.
• Realizar conteos físicos eventuales y por sectores.

CALCULO DE VALORACION DE INVENTARIO
Los inventarios deben valorarse al precio de adquisición o al costo de producción.
El precio de adquisición será aplicable a los bienes adquiridos fuera de la empresa y que no han sido objeto de transformación, mientras que el costo de producción será aplicable a los bienes que han sido objeto de transformación.

CIRCULACION DE LOS INVENTARIOS
El control de los inventarios dentro de la empresa, se extiende desde el momento en que la empresa realiza el pedido hasta que se venden. Por lo tanto, dentro del mismo se pueden distinguir las fases de: compras, recepción, almacén y entrega.
Generalmente, estas funciones se asignan a tres departamentos o secciones de la empresa como son: departamento de compras, recepción, almacén de materiales, producción, almacén de producto para la venta:
1.- Departamento de compras: su función se basara en proporcionar los elementos necesarios para el proceso de producción, sean bienes o servicios que se deban adquirir de los proveedores, en la cantidad necesaria, calidad indicada, tiempo de entrega establecido y al mínimo costo. El departamento debe realizar su función en el momento adecuado para evitar rupturas en la cadena de producción por falta de inventarios o servicios. Será el responsable del precio de los inventarios en el momento de su incorporación al proceso productivo.
2.- Departamento de ventas: se encargara de estudiar la apariencia extrema del producto, así como su competitividad en el mercado. Analizara las cantidades requeridas de productos en función de la demanda. Fijará el precio de venta del output final conjuntamente con el departamento financiero.






3.- Departamento de producción: será el encargado de planificar, presupuestar y hacer las distintas fases que ha de tener el proceso de producción, además de controlar para que la fabricación se realice tal y como se ha planificado, analizara la composición de los output partida a partida, determinara que materiales han de utilizarse, en que cantidad y cuál será su forma de conversión.
4.- Departamento de control de cantidad: su función se centrara en la inspección y el cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos de la empresa, en los inventarios y servicios adquiridos y en la producción final. Se podría denominar como departamento de calidad, pues garantiza la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes.
5.- Departamento de costos: su función se basa en calcular de manera anticipada y real el costo de cada una de las distintas fases del proceso productivo, el coste total de la producción, el coste individual de cada producto y los indicadores de rentabilidad para evaluar el proceso financiero de producción.


PRINCIPIOS DE VALORACION DE LOS INVENTARIOS
Desde el punto de vista contable, la valoración de los inventarios se puede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destaca los valores de entrada en almacén y los valores de salida del mismo.

Para valorar los inventarios, se han de cumplir los siguientes principios contables:
Principio de prudencia: las existencias se valoraran al costo más bajo entre el precio de mercado o el costo de producción.
Principio del precio de adquisición: como norma general todos los inventarios se contabilizaran por su precio de adquisición más gastos realizados antes de colocar en bodega de la empresa.
Principio de la empresa en funcionamiento: se considerara que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada, por lo que el valor del inventario está relacionado con la actividad económica de la empresa.
Principio de registro: todas las operaciones relacionadas con las entradas y salidas de inventarios han de estar registradas en contabilidad.
Principio de uniformidad: adoptado un criterio de aplicación de los principios contables, este se mantendrá en el tiempo y deberá aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características. Adoptado un criterio de valoración este se mantendrá en ejercicios sucesivos.
Principio del devengo: la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos, es decir, los inventarios se consideran como compras y como ventas en el momento de la transmisión de la propiedad de la mercancía.

Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del periodo se calcula detrayendo del total de los ingresos los costes asociados a los mismos, incorporando aquellos beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa. Las compras registradas en un ejercicio económico deben ser las necesarias para generar las ventas registradas en dicho periodo económico.
Principio de no compensación: no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias, establecidos en los modelos de cuentas anuales. No podrán compensarse cuentas de compras y ventas de mercancías así como de clientes o proveedores para no perder información acerca del movimiento de los inventarios.
Principio de importancia relativa:
Podrá admitirse la no aplicación estricta de alguno de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que este hecho produzca sea escasamente significativa.
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