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BaseDoc - Muito além de uma pasta digital!

O Base Doc é um módulo integrado aos sistemas da Base Software, que tem como principais recursos a digitalização e vinculação de documentos (boletos bancários, contratos, comprovantes de pagamento, etc.), bem como a integração na internet.
by

Robson Branco

on 17 June 2015

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Transcript of BaseDoc - Muito além de uma pasta digital!

Digitalização
OCR
Reconhecimento de Código de Barras (1D e 2D)
Tratamento da imagem
Hardware e Software envolvidos
Scanners
Leitores de Código de Barras
Impressoras
Banco de Dados
Indexação
Hierarquização
Versionamento
Metadados
Princípios Fundamentais
Gestão de Documentos
Automação e Eficiência
Rastreabilidade dos Processos
Segurança e Confiabilidade
Transparência e Sustentabilidade
Entendendo melhor os Processos
MUITO ALÉM DE UMA PASTA DIGITAL!
Leitura automática de documentos escaneados a partir de um diretório de origem, incorporando ao banco de dados dos sistemas.
As imagens dos documentos são vinculadas aos lançamentos de contas a pagar através de pesquisas pelo código de barras, QRCode, além de pesquisas pelo conteúdo do documento.
Vinculação automática e conciliação do contas a pagar (valores, vencimentos e referências)* através do reconhecimento automático do código de barras.
*Quando disponível no código de barras
Várias imagens podem ser vinculadas ao mesmo lançamento, permitindo incorporar imagens principais (ex. boletos) e secundárias (ex. notas fiscais, autorizações, contratos, comprovantes de pagamento, etc).
Banco de dados na nuvem (Cloud Storage) com documentos replicados automaticamente em servidores seguros e acessados via chave única.
Total integração dos documentos com os relatórios de contas a pagar, balancetes, extratos e demonstrativos. O cliente vê o relatório e a imagem dos documentos através de um clique. Todas as imagens consultadas possuem "FingerPrints" de acesso e qualificações
Visualização dos documentos na internet através da simples leitura do QRCode (TAG de rastreamento) personalizado da administradora, inclusive em dispositivos móveis.
Conciliação automática de concessionárias públicas e tributos
em um único passo e ficha de compensação em dois passos.
Rotina de conferência de voucher e pasta através de leitor de código de barras. Mais precisão e qualidade nos processos.
http://bsdoc.com/972F6179-1DDF-427E-A1B9-BABD678436B6
Processo de digitalização
O
Base Doc
associa a cada arquivo de imagem a um registro na base de dados, com conteúdos textuais codificados para fins de busca e recuperação de informações.
Vantagens do
Base Doc
As imagens dos documentos podem ser acessadas por multi-meios e multi-dispositivos, dispensando o acesso ao documento original
Ajuda a preservar os documentos originais
Velocidade de recuperação
Indexação e automação dos processos
Processo de Digitalização
RESOLUÇÃO
Relação entre número de pontos de uma imagem / Área
Unidade: “dpi” (“dots per inch”) pontos por polegada quadrada
A resolução é uma medida da
LEGIBILIDADE
de uma imagem
Processo de Digitalização
RESOLUÇÃO
Aplicação da digitalização em DOCUMENTOS:
Arquivos de imagens (de documentos) com baixa resolução são POUCO LEGÍVEIS (abaixo de 50 dpi)
Acima de 800 dpi a vista humana NÃO distingue mais melhoras de legibilidade
Quanto maior a resolução de uma imagem, maior o tamanho do arquivo que vai armazená-la
Resolução razoável para documentos:
200 dpi
Processo de Digitalização
Preparação
Recebimento/desarquivamento, retirada de grampos e “clips”, restauração, tagueamento e agrupamento em lotes para a digitalização.
Fatores críticos de sucesso:
O estado dos documentos
Uniformidade dos documentos
Critério de agrupamento em lotes
Processo de Digitalização
A Digitalização
Alimentação e digitalização dos lotes no
scanner
Os fatores críticos de sucesso desta etapa são
Velocidade do
scanner
Cores da imagem: preto-e-branco, colorido, tons-de-cinza
Uniformidade dos lotes, evitando interrupção e re-ajustamento do
scanner
Resolução utilizada
Processo de Digitalização
O
Scanner
Alimentador automático de folhas
Resolução máxima por hardware
: resolução real do sensor do
scanner
em dpi, evitando o uso da Resolução interpolada obtida através de software.
Modo de digitalização
:
duplex
(ambas as faces)
Velocidade
: em páginas (ppm) ou imagem (ipm) por minuto, num determinado modo e numa determinada resolução
Tamanho dos documentos
: capacidade de receber folhas de papel em diversos formatos quando desejado
Processo de Digitalização
OCR
“Optical Character Recognition” (Reconhecimento ótico de caracteres): processo de submeter um arquivo de imagens bitmap a um aplicativo que reconhece as imagens dos caracteres e as transformam em cada caracter equivalente codificado (ex. em ASCII)
Vantagem
: um arquivo textual codificado pode ser objeto de busca por conteúdo
Processo de Digitalização
"Barcode Recognition"
Reconhecimento do código de barras é a forma mais eficiente para capturar os dados de indexação em documentos
Alguns documentos já tem as principais informações em formato de código de barras
A adição de um código de barras em um documento é muito simples e pode ser lido com quase 100% de precisão
Processo de Digitalização
O Leitor de Código de Barras
1D
- Permite a leitura de código de barras de uma dimensão.
Ex. Ficha de Compensação
Sensor a Laser
2D*
- Permite a leitura de código de barras de duas dimensões.
Ex. QR Code, DotMatrix
Leitor de Área
São também compatíveis com 1D
*Necessário no
Base Doc
BaseDocDecoder
Dentro do Base Doc existe o algorítimo
BaseDocDecoder
capaz de interpretar e decodificar os códigos de barras bancários (ficha de compensação e arrecadação).
Com o
BaseDocDecoder
é possível extrair informações tais como: fornecedor, valor, vencimento, referência, ou até mesmo com qual cliente está associado.
Robson Branco
Diretor de Tecnologia
Curiosidades em Contas a Pagar de Condomínio
Quantidade média de CP: 30/mês
Valor médio dos CP: R$ 870
Compensação Bancária*: R$ 850 (18%)
Arrecadação**: R$ 1.350 (8%)
Amostra: 1.800 condomínios no ano de 2014, com 648.000 pagamentos pelo Contas a Pagar.
* Toda forma de pagamento via código de barras.
** Pagamentos de Prefeituras;, Saneamento, Energia Elétrica e Gás, Telecomunicações, Órgãos Governamentais, Carnes e Assemelhados, Multas, ...
Créditos:
Equipes
Desenvolvimento:
Camila Pontes
Claudio Guimarães
Desenvolvimento WEB:
Josimar Nascimento
Design:
Gabriela Mizarela
Gabriela Rebelo
Qualidade:
Marcio Ignácio
Rodrigo Pinto
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