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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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by

Diana Villegas

on 13 February 2014

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Transcript of IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, vídeos y discos duros.

¿cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?
EL DATO
El dato es muy importante porque e la representación simbólica, numérica, alfabética; entre otros. Cualquier símbolo, número, letra u otro es vital para entregar la información completa.


JUSTIFICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN
Los he organizado de esta manera porque se clasifican de acuerdo a la función que cumplen dentro de la empresa.
Se clasifican de acuerdo a sus características físicas y así brindarles una adecuada conservación.
Permite una buena organización de nuestros documentos para encontrarlos con mayor rapidez, para presentarlos de manera oportuna.
Brindarle a nuestra empresa, funcionarios y clientes una imagen en la que se sientan satisfechos de nuestro servicio.
ACTIVIDAD INTERACTIVA
Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo, cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL
APORTES DEL FORO
a.
Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Rta/: Como sabemos el dato es una representación simbólica, alfabética; etc. Para así identificar una cualidad o una cantidad; es por esto que el dato se compone de unas etapas que en primer lugar se hacen por medio de la recolección de datos, que puede ser por medio de entrevistas, cuestionarios, observación, gráficas, diagramas; se procesan, por medio de la organización de los mismos, siendo evaluados; para luego darle una transformación a esa recolección de datos que hemos buscado por medio de las herramientas que anteriormente he mencionado, para de esta manera llegar a dar la información, plasmarla en un documento, informe, carta; entre otros con la finalidad de buscar información útil para dar inicio a nuestra investigación y para así poder brindar un documento o una información bien detallada ya que son vitales para la toma de decisiones.


b.
Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental
.

Rta/: Correspondencia comercial: Es muy importante para toda empresa porque es una manera de comunicarse con las personas que están cerca o lejos de nosotros y así darles a conocer nuestras decisiones, agradecimientos o darles a conocer nuestros productos o servicios que ofrecemos. Cabe destacar que esta tipología ha sido utilizada desde muchos años atrás.

Documentos contables: Esta es muy importante porque por medio de estos documentos registramos las operaciones comerciales de las empresas. Son los comprobantes que realizamos por escrito en donde dejamos constancia de las operaciones mercantiles de la empresa como también son las facturas, recibos de cajas, entre otros.

Documentos especiales: Estos son especiales por sus características físicas, químicas o por su contenido; para algunas personas son especiales también por su valor o como para la archivística es especial porque contiene ciertas expresiones como son los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales.

Documentos legales: Es cualquier medio que compruebe algo que ha sucedido, la exactitud o la verdad de una afirmación para que pueda ser utilizado como prueba como son los registros civiles, partidas, hojas de vida, pagos, cobros, entre otros.

c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

Rta/: En mi carrera administración financiera y en general en todas las áreas este tema es de gran importancia, porque todas estas herramientas las utilizamos a diario para de alguna manera dar a conocer una información. En este caso mis aportes son de manera positiva porque de una u otra manera utilizamos las etapas del dato por medio de los informes, cartas, etc. A través de muchas herramientas que tenemos a disposición que son por medio de los sistemas tecnológicos como el correo electrónico, documentos en físico, páginas web, redes sociales, gráficos; en fin una gran cantidad de herramientas que hoy por hoy son muy útiles para que nuestra información llegue de manera rápida y eficazmente. Al mismo tiempo que utilizamos la tipología documental por medio de la correspondencia comercial, documentos contables, documentos especiales y legales que sin estos no tendríamos registrada la información que queremos brindar y que son necesarios para llevar una organización bien definida.

WEBGRAFÍA

Clases de documentos. Tomado de
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo

(s.a.), 2011. Organización de documentos. Tomado de
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/concepto

http://es.wikipedia.org/wiki/Dato

http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
LA INFORMACIÓN
La información son los datos organizados que se han procesados para transmitir un mensaje que nos permite tener el conocimiento de lo investigado para así tomar decisiones.
EL DOCUMENTO

Es el testimonio material
de un hecho o acto en el
que lo registramos con la
información que queremos
transmitir y que facilita el
acceso a temas específicos.
TEXTUALES
Notas
borradores
Apuntes rápidos
GRÁFICOS


Mapas
Dibujos
Planos
IMAGEN
Fotografías
Cuadros

CINTA
Vídeos
Cintas magnéticas
OTROS SOPORTES
Discos duros
Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno solo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

EL DATO
Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de una manera comparativa una situación o un fenómeno.
LA INFORMACIÓN
Empecemos por decir que un documento es un instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos.

EL DOCUMENTO

Este indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares idénticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en cuenta como un documento más que cumple con las condiciones necesarias para trámites determinados, por esta razón no rompe este carácter.

CARÁCTER DE UNICIDAD

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