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La digitalizzazione dei servizi amministrativi

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by

Marco Santini

on 3 February 2014

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Transcript of La digitalizzazione dei servizi amministrativi

La digitalizzazione dei servizi amministrativi
Segreteria Digitale
Siamo davanti ad un bivio

Per ri-progettazione il sistema di gestione documentale vanno individuate
regole condivise
che
devono
necessariamente
prevalere sugli “individualismi”
presenti in ogni scuola!

Difficoltà: le scuole sono tante ed ognuna ha le sue peculiarità e caratteristiche.
Sono delle piccole / medie organizzazioni caratterizzate da estrema complessità.
Gli interrogativi...
Le domande che dobbiamo porci sono tante:
• come
gestire i documenti informatici
?
• Come
archiviarli
?
• Come
conservarli
?
• Come gestire il
sito Internet
della scuola?
• Come gestire la
pubblicità legale
?
• Come gestire la sezione dell’
Amministrazione Trasparente
?
• Come attivare e gestire il
Registro Elettronico
?

Dalla lettura delle norme
che disciplinano il protocollo informatico (DPR 445/2000), del CAD, della direttiva sull’Albo on-line e del D. Leg.vo 33/2013
si comprende immediatamente quanto sia complesso gestire

tutti gli aspetti legati alla “de-materializzazione”
.
Step 1
Come rivedere il sistema di gestione documentale e passare quindi
dalla “carta” al “digitale”
?

Prima cosa la
FORMAZIONE!
Troppo spesso si da per scontata la conoscenza della norma mentre, a mio modesto parere, le regole della de-materializzazione in generale sono ancora troppo poco conosciute.
C'è
“fame” di formazione
, in particolare su questi argomenti, come dimostrano i risultati di un recente questiornario sui bisogni formativi appena concluso dall’ANQUAP
Step 2
Il titolario di classificazione
Si può passare quindi all’analisi del titolario di classificazione e verificare se mantenerlo o se passare ad un nuovo titolario.
L’avvio di un progetto di digitalizzazione dei servizi amministrativi richiede uno sforzo organizzativo importante.

Le amministrazioni dello Stato, scuole comprese, sono in piena rivoluzione digitale

Chiaramente “
Segreteria digitale
” propone già un titolario di classificazione “standard” che è comunque personalizzabile.
Step 3 - i rapporti con gli stakeholder
Uno degli obiettivi perseguibili con l’utilizzo di “Segreteria digitale” è la comunicazione digitale con gli stakeholder che possiamo suddividere in:


controparti interne
(docenti/ATA/Studenti/Tutori, ecc.)

controparti esterne
(altre scuole/UST/USR/MIUR/Università/Enti Locali, ecc.)

La scuola sarà quindi al centro e potrà comunicare - in ingresso e in uscita - con i propri interlocutori.
Step 4 - La parametrizzazione del software
Nella fase di avvio il database di “
Segreteria digitale
” potrà essere caricato automaticamente con le anagrafiche già in possesso della scuola. (La scuola fornirà i file necessari)
Fornire i parametri della posta in uscita e della posta in entrata (password comprese).
Sarà poi compito dei sistemisti della divisione
Infoschool
configurare gli indirizzi di posta che saranno gestiti direttamente all’interno di “Segreteria digitale”
Per quanto riguarda l’uso della PEC e della PEO è opportuno che le Istituzioni Scolastiche riducano al minimo i “
canali d'ingresso
”:

Un indirizzo PEC istituzionale:
codice_mecc_scuola@pec.istruzione.it
Un indirizzo PEO istituzionale:
codice_mecc_scuola@istruzione.it

Un indirizzo PEO associato al dominio:
info@dominioscuola.gov.it
Step 6 - I canali d'ingresso PEC e PEO
Le istituzione scolastiche
, in base alla propria strutturazione interna,
dovranno individuare le AOO
– Aree Organizzative Omogenee.
L’unità amministrativa della scuola potrà essere suddivisa quindi in sottogruppi (
Dirigente Scolastico – DSGA - Uff. Personale – Uff. Alunni – Uff. Protocollo – Uff. Magazzino – Uff. Contabilità, ecc.
) …Vedi esempio
Step 7 - Le AOO – Aree Organizzative Omogenee
L’
addetto all’ufficio protocollo
(o altra persona delegata)
avrà la possibilità di assegnare e/o ri-assegnare un documento informatico
per conoscenza o per competenza all’ufficio o alla persona addetta a quella pratica.
Step 8 - Privilegi - attori e gruppi
Ogni operatore avrà
privilegi più o meno
ampi per operare all’interno di “segreteria digitale”.
Step 9 - Il Manuale di gestione dei documenti
Il
manuale di gestione dei documenti
è previsto dal DPCM 31/10/2000. NO a
manuali di gestione non condivisi.

Prima
occorre analizzare i processi interni,
discutere, ragionare insieme ai colleghi, Dirigenti e DSGA compresi, acquisire la padronanza delle norme
per arrivare alla stesura di un “documento partecipato”
.

Solo così potranno essere applicate regole comuni e raggiungere i risultati auspicati.

Attraverso “
Segreteria Digitale
” avremo la possibilità di gestire i vari canali di ingresso dei documenti informatici/analogici e di gestire l’iter, anche i termini legali, dei documenti informatici prodotti dall’amministrazione.
Da soli e con il “fai da te” non si può riuscire!

Serve un
applicativo di protocollazione informatica che faccia da
FULCRO per l’intero sistema di gestione documentale della scuola
.

SEGRETERIA DIGITALE rappresenta la risposta alle nostre domande!

E’ il primo applicativo di protocollazione informatica INTEGRATO con:
le comunicazioni scuola/famiglia - le firme digitali
la “pubblicità legale” e la sezione “Amministrazione Trasparente”
l’archiviazione e la conservazione sostitutiva dei documenti informatici
la gestione del sito web istituzionale e Il registro elettronico.

Solo così le scuole potranno rispettare tutti gli adempimenti previsti dalle tante (…forse troppe…) norme e mettersi al passo con i tempi.
Conclusioni
Buon cambiamento a tutti!

DSGA Marco Santini
Membro del Comitato di gestione FNADA
Lavorare alla
"
vecchia
maniera
"?
Svoltare
- gradualmente
verso il DIGITALE
?
Step 10
Formazione tecnica
Al termine del percorso di ri-organizzazione e di parametrizzazione occorre un percorso formativo specifico sull'uso dell'applicativo per poter iniziare ad utilizzare "
Segreteria Digitale"
Grazie per l'attenzione!
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