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ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE LA FUERZA DE VENTAS

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by

Monse Morales Ortega

on 28 June 2014

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TIPOS DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
- Organización lineal:
Cada elemento del departamento de ventas tiene un solo jefe que le informará y obedecerá exclusivamente, para formar una serie de escalones jerárquicos.

PRÁCTICAS GERENCIALES PARA DESARROLLAR UNA ORGANIZACIÓN DE VENTAS DE ALTA CALIDAD
- Conocer el objetivo.
- Dividir el trabajo en operaciones parciales.
- Dividir las actividades en unidades prácticas.
- Definir con claridad las funciones y precisar que persona realizará la tarea.
- Asignar un personal capacitado.

TAMAÑO DE LA FUERZA DE VENTAS Y MÉTODOS PARA SU ESTIMACIÓN
Aumentar la cantidad de vendedores hará crecer el volumen de ventas, pero también aumentará los costos. Encontrar el equilibrio óptimo, si bien es algo difícil, también es de vital importancia para el éxito de una empresa.
Existen varias técnicas para determinar el tamaño de la fuerza de ventas de campo. Veremos a continuación las más importantes:
ORGANIZACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS
La organización es el proceso de asignar responsabilidades y actividades a los distintos miembros del grupo de trabajo, de acuerdo con los planes preparados para alcanzar los objetivos establecidos.
Su misión es realizar el esfuerzo más eficiente y efectivo, para conseguir los fines comunes, tanto de cada uno de los miembros, como todo el grupo en conjunto.

DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS
ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE LA FUERZA DE VENTAS
Principios básicos:
- La responsabilidad de cada persona debe expresarse clara y por escrito.
- Cada persona debe comprender y aceptar sus responsabilidades.
- La autoridad y la libertad de acción estarán bien definidas.
- La organización debe ser flexible a las condiciones cambiantes.
- Todos deben comprender y aceptar los objetivos de la empresa.

- Organización funcional:
La autoridad y la responsabilidad se practican dentro del campo de acción del especialista.

-El giro de la empresa, ya que son diferentes enfoques: La empresa industrial debe preocuparse por vender lo que produce; la empresa comercial, por vender lo que compra; y la empresa de servicios, de suministrar o vender el servicio que ofrece.
Método del Potencial de Ventas
Un vendedor promedio es tratado como una unidad vendedora y se asume que cada una de ellas tiene el mismo potencial de productividad, y se tiene en cuenta el % de rotación de los vendedores.
N = S / P * (1 + T) Þ
Donde; N = Capacidad de Personal de ventas que se necesita
S = Volumen Pronosticado de ventas
P = Productividad estimada para una unidad vendedora
T = Porcentaje estimado de rotación de la fuerza de Ventas


Es de suma importancia considerar los siguientes aspectos:
- La magnitud de la empresa para saber cuál es el tipo de organización que se necesita, determinar el producto que fabrica y sus dimensiones.

Importancia:
Sin esta organización ningún elemento que componga el departamento de ventas podrá realizar sus funciones de manera eficiente y coordinada.
Para que cada miembro de este departamento pueda desarrollar su trabajo satisfactoriamente, no solo debe tener los conocimientos, sino también las limitaciones y relaciones con otros grupos de trabajo.

- Organización staff
Un gerente de ventas que no puede dedicarse a ciertas actividades por falta de tiempo o de conocimientos necesarios, se asesora con personal capacitado.
- Organización por comités
Comités deliberantes: discuten las problemáticas pero no tienen autoridad para resolverlos.
Comités resolutivos: sus decisiones se llevan a cabo sin necesidad de la aprobación de un superior.

Método de la carga de trabajo
Conocido también como método de agregación. Consiste en que todo el personal de ventas debe cargar con la misma cantidad de trabajo:

1. Los clientes son agrupados en clases de acuerdo al tamaño.
2. Se establecen para cada clase la frecuencia de llamadas deseadas. (Número de llamadas de ventas por cuenta según unidad de tiempo.)


3. El número de cuentas por de cada clase se multiplica por la frecuencia de llamadas correspondiente para llegar a la carga de trabajo total para la región o condado.
4. Se determina el número de llamadas promedio que un representante de ventas puede hacer en un año.
5. El número de representantes de ventas necesariamente se determina dividiendo las llamadas anuales totales requeridas, por el promedio anual de llamadas hechas por un representante de ventas.
Método de productividad
Se propuso una solución al problema del tamaño de la fuerza de ventas, que requiere medir la productividad de ventas de los representantes en territorios de diferentes tamaños y su método comprende:

1. Estimar la utilidad de operación antes del costo variables de ventas sobre cada volumen de éstas.
2. Deducción del costo variable de ventas principalmente el tamaño de la fuerza de ventas por el costo por representante.

3. Esto da un estimado de utilidad de operación sobre ese volumen de ventas.
4. Posteriormente se estima el capital de trabajo e inversión en planta requerido en cada volumen alternativo de ventas
5. Y por último, se expresa la utilidad de operación estimada como relación con la inversión requerida.

El método de Maslow depende de contar con un número suficiente de territorios existentes para permitir hacer un estimado estadístico de crear territorios de igual potencial de ventas.

CONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS
- Resulta importante evitar la duplicidad de esfuerzos.
- Adecuada jerarquización de problemas.
- Lograr equilibrio entre las cargas de trabajo y la coordinación de las funciones.
- Definir con claridad la autoridad.
- Asegurarse que todas las funciones del organismo sean cumplidas.
- Permitir el desarrollo de especialistas.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y DEL TERRITORIO DE VENTAS
¿Cuál es su propósito?
- Optimizar.
- Aprovechar.
- Alternativas

PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL TERRITORIO DE VENTAS
Kotler propone:

Paso I:
Elección de una unidad geográfica.
Paso II:
Estimar el potencial de ventas de cada unidad.
Paso III:
Asignación de vendedores a las distintas áreas geográficas.

IMPORTANCIA DE LA REVISIÓN DE LOS TERRITORIOS DE VENTA
- Cambios del negocio del cliente
- Cambios geográficos.
- Cambios tecnológicos.
- Competencia.

CONSIDERACIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO DEL PERSONAL DE VENTAS
Lo que en verdad podemos administrar, es nuestra agenda personal, recomendando que esta administración se ejecute en base a principios, prioridades y valores de tal suerte que al final del día no haya frustración, sentimientos de culpa e insatisfacción en el área profesional y personal del individuo.
DISEÑO DE RUTAS DE VENTAS
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS
Se encuentra entre las responsabilidades más grandes del gerente de ventas.
¿Qué es el reclutamiento?

Es encontrar a los candidatos potenciales al puesto, hablarles acerca de la empresa y lograr que elaboren su solicitud.

PROCESO DE RECLUTAMIENTO
Abastece al gerente de ventas con un conjunto de solicitantes de entre los cuales pueda escoger

Análisis de puesto:
Antes de que una empresa se haga cargo de buscar un vendedor, debe saber cuál es el trabajo que este va a desempeñar así como las actividades que debe realizar.

FUENTES DEL RECLUTAMIENTO
1.- Personal de interior de las empresas o reclutamiento interno, 2.- Competidores,
3.- Empresas no competidoras,
4.- Instituciones educativas,
5.- reclutamiento en línea,
6.- Agencias de empleo.
PROCESO DE LA SELECCIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS
Es elegir a los candidatos que satisfacen mejor las calificaciones y que tienen mas aptitudes para el puesto:
1.- Evaluación Inicial
2.- Verificación de Referencias.
3.- Entrevistas de Profundidad
4.- Pruebas de empleo.
5.- Entrevistas de Seguimiento.

Elaboración de una descripción de puestos:
Explica tanto a los candidatos, como al personal de ventas actual, cuales son los deberes de un puesto de ventas, cuales son las habilidades necesarias y métodos de evaluación.
Atraer un grupo de candidatos:
Las empresas deben localizar, identificar y atraer al personal de ventas.

SOCIALIZACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS
Es la inducción apropiada de un nuevo miembro de la organización, a las prácticas a los procedimientos y a la filosofía de la empresa.
SOCIALIZACIÓN INICIAL.
Reclutamiento, Selección, Capacitación introductoria.
SOCIALIZACIÓN AMPLIADA.
Capacitación a largo plazo, Rotación de puestos, Actividad social corporativa.

CAPACITACIÓN DE LA FUERZA DE VENTA
Son conocimientos teóricos y prácticos que incrementan el desempaño de las actividades de un colaborador dentro de una organización. Una buena capacitación es aquella que se puede aplicar en la práctica cotidiana y no se queda en la teoría.
LA IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN
1. Provoca un incremento de la productividad y calidad de trabajo
2. Aumenta la rentabilidad de la organización
3. Desarrolla una alta moral en los empleados
4. Ayuda a solucionar problemas
5. Reduce la necesidad de supervisión
6. Ayuda a prevenir accidentes de trabajo
7. Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad
8. Facilita que el personal se identifique con la empresa

TIPOS DE PROGRAMAS
Y TEMAS DE LA CAPACITACIÓN DE VENTAS
Un gerente puede impartir las clases en un programa de capacitación de ventas de una manera individual o mediante grupos pequeños. Otro método es mediante entrenamientos, en este caso el gerente acompaña al vendedor en las salidas de venta y se percata de su reacción, posteriormente habla al respecto de la situación con el mismo.
CARACTERÍSTICAS
DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
La forma más fácil para la capacitación es la representación de situaciones o papeles claros dentro de la empresa, en este escenario hay quienes personifican los clientes y otros a los vendedores.
Si se quiere apreciar un cambio significativo el programa de capacitación de ventas debe de ser de carácter continuo.

Luego de culminarse el programa se recomienda que los empleados se reúnan consistentemente para debatir los problemas que se le han presentado en el terreno de las ventas, muchos agentes frecuentan los programas por un periodo de dos horas a la semana.
RESPONSABLES Y MÉTODOS DE LA CAPACITACIÓN DE VENTAS
Métodos de capacitación grupal
Los métodos de capacitación que por lo común se utilizan son:
1. Conferencias
2. Discusiones en grupo
3. Dramatizaciones
4. Tele capacitación
5. Cintas de vídeos
6. Cintas de audio
7. Presentaciones con diapositivas
8. Juegos de simulación

Métodos de capacitación individual:

1. Capacitación en el trabajo
2. Conferencias personales
3. Cursos por correspondencia
4. Videodiscos interactivos.

Métodos de combinación
Para poder alcanzar un nivel óptimo de eficacia en el aprendizaje, se deben utilizar combinaciones de métodos individuales y grupales de capacitaciones. Las empresas deben decidir cuándo utilizar la capacitación grupal y cuando la individual.

EVALUACIÓN
DE LA CAPACITACIÓN
Los métodos de evaluación son:
1.Encuestas
2.Hojas de comentarios
3. Entrevista de salida
4. Discusión
5. Pruebas
6. Cuestionarios
7. Observación
8. Cambio en ventas
9. Utilidades
10. Gastos

CAPACITACIÓN CONTINUA
El objetivo es ayudar a los vendedores a desempeñar mejor sus trabajos. Puede realizarse de forma individual o grupal. La naturaleza de las deficiencias del vendedor determina cuál es el enfoque más adecuado.
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