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PNO-ENO-003-V01 BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN.

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Flavio Guzmán Salazar

on 27 July 2016

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Transcript of PNO-ENO-003-V01 BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN.

1 OBJETIVO
Definir los lineamientos generales para registrar información generada, de manera clara, exacta y concisa que permitan prevenir errores de comunicación, asegurando la trazabilidad de la información.
2 ALCANCE
Aplica a los procedimientos o documentos que se generen o procesen en Enomex S.A. de C.V.
Formato Para el Registro de Fecha y Hora.
Fecha:
Dos dígitos para el día, anteponiendo un cero si el día va desde el 1 al 9.
• Tres primeras letras del mes en tamaño indistinto (mayúscula o minúscula).
• Los dos últimos dígitos para el año.
• Se deberá interponer diagonales entre los datos.
Firma de Documentos.
La identificación de firma consistirá en la primera letra del primer nombre seguido de un punto y el apellido paterno con letra de molde. En caso de tener más de un nombre, se puede o no registrar las iniciales de cada uno de ellos.

Ejemplo: J.Gutierrez

En caso de detectar firmas de proceso similares, pero de diferentes personas, se procederá de la siguiente manera:

Ejemplo Firma:

J.Gutierrez 15/NOV/14
PNO-ENO-003-V01 BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN.
por: Flavio Guzmán
3 POLITICA
Todo el personal involucrado que intervengan en las áreas o procesos en Enomex S.A. de C.V. deben cumplir con lo establecido en este procedimiento.
Supervisores de cada área.
Vigilar el cumplimiento de este procedimiento así como fomentar y capacitar al personal para el uso de las buenas prácticas de documentación.
Gerentes / Jefes.
Vigilar el cumplimiento de este procedimiento, a través de su divulgación y capacitación de todo el personal involucrado en las operaciones inherentes a la producción.
Responsabilidades
Todo Personal de Enomex S.A. de C.V.
Seguir los lineamientos de éste procedimiento así como de fomentar el uso de buenas prácticas de documentación en las diferentes áreas de trabajo.
Se deberá utilizar bolígrafo tinta color azul para el registro de actividades dentro de las áreas de alcance de este procedimiento. La tinta deberá ser indeleble, es decir, no tintas base agua ni base gel.

No se deberán usar plumones ni marcadores base agua para el registro de información.

Cualquier registro manual deberá ser con letra clara y legible.

Está prohibido el uso de correctores líquidos o secos.

Está prohibido el uso de lápiz de grafito.

No se permiten tachones enmendaduras o sobre escrituras.

Está prohibido el uso de hojas para su rehusó (recicladas).

Cualquier dato debe ser registrado por la persona que realizo la actividad y en el momento en que se termine la actividad.

En caso de que el documento presente más de 3 correcciones este será invalidado y deberá transcribirse por completo con autorización de su superior.

Se prohíbe el uso de notas en papeles autoadheribles o “papelitos” (post-it) que puedan extraviarse y poner en duda la integridad de la información que posteriormente se vaya a registrar en un documento, para las notas puede utilizarse una libreta sin espiral (libreta con costilla recosida “tipo bitácora”) y aplicando las buenas prácticas de documentación descritas en este procedimiento.
Generalidades.
03/FEB/14
Hora:

Cuando se requiera registrar la hora, se debe considerar el horario de 24 horas, es decir, desde las 00:00 (inicio del día), hasta las 23:59 (fin del día).

Se deberá escribir con dos dígitos en un formato de 24 horas indicando la letra con el sufijo “hr”.
13:55 hr
Las doce de la noche se indicará:
00:00 hr
En caso de documentos en los que sea necesario firmar varias veces en la misma página, registrar la primera firma completa y las subsecuentes registrar sólo la rúbrica y la fecha.
En los casos en los que se tengan espacios reducidos para firmar, anotar solamente la rúbrica y en un espacio adecuado del documento anotar la firma completa.

No está permitido el uso de sellos de goma con la firma o rúbrica.

Registrar toda actividad con firma ó rúbrica (según aplique), inmediatamente después de su ejecución.
Cancelaciones y Espacios en Blanco.
Toda cancelación de documento o espacios en blanco no electrónico (formatos, bitácoras, etc) deberán cancelarse trazando una línea diagonal indicando el motivo de la cancelación o en el caso de espacios en blanco puede indicarse “No Aplica” (N.A., N/A, NA, No Aplica o cualquier otra variación que sea clara), firmando y fechando.

Cualquier espacio en blanco se interpreta como información faltante y pueden prestarse a ser llenados sin la autorización del autor.

Nota: Toda cancelación de documento o espacios en blanco debe ser justificada (no existe información sobre el campo o documento a cancelar, verdaderamente no existe el dato o información).
Corrección de datos.
Nota: Está prohibido las tachaduras, sobre escrituras, enmendaduras ni el uso de correctores de ningún tipo.

La corrección de datos se hará de la siguiente manera:

a) Trazar una línea sobre el dato erróneo de manera que se pueda observar el dato.
b) Se escribe un comentario sobre el motivo del error.
c) Se escribe el dato correcto en un espacio libre.
d) Se firma de acuerdo al punto 7.4 avalando la corrección.
Si no se tiene suficiente espacio para la corrección, cruzar el dato erróneo con una línea diagonal y anote un numero en superíndice y al pie del documento escriba nuevamente el mismo número del superíndice, el dato correcto y la firma completa. La numeración debe ser consecutiva para cada corrección y debe de iniciar en el número 1.
Anotaciones.
Si se requiere dar una explicación o hacer un comentario escrito en cualquier documento acerca de una actividad, aválelo con su firma y fecha.
En caso de no tenerse el espacio suficiente para comentarios, marque con un numero en superíndice donde deba ir la nota y en un lugar visible y suficiente para ésta, anote el mismo número del superíndice y después el comentario, seguido de firma y fecha.
Si se tiene más de un comentario o nota de un mismo documento, usar numeración con consecutiva para poder diferenciarlos entre sí y evitar confusiones.

En caso de que un documento presente espacios para hacer alguna anotación y no se tenga la necesidad de hacer algún registro, cancelar dicho espacio con una línea diagonal abarcando todo el espacio y anote N/A (No aplica), firmar y fechar.
Unidades del Sistema Internacional.
Gracias por su atención¡¡¡¡¡¡¡¡
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