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Manual de Organización y Funciones

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by

Juan Narvaez

on 1 July 2014

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Transcript of Manual de Organización y Funciones

Manual de Organización y Funciones
(MOF)


CAPITULO IV: DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES
HOJA DE DESCRIPCION DE CARGO
CAPITULO III: FUNCIONES
CAPITULO II: DISEÑO ORGÁNICO
CAPITULO I :
GENERALIDADES
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL MOF
Consta de 7 pasos:
EJEMPLO
EMAPA SAN MARTIN S.A
La Empresa Municipal de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de San Martín Sociedad Anónima – EMAPA SAN MARTÍN S.A., es una Sociedad Prestadora de Servicios de Saneamiento, de derecho privado, reconocida como tal por la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento – SUNASS. Se rige por lo establecido en su Estatuto, en la Ley General de Sociedades y en las disposiciones aplicables a las empresas de la Actividad Empresarial del Estado y Entidades Prestadoras de Servicios de Saneamiento, en virtud a lo dispuesto por la Ley N° 26338 – Ley General de Servicios de Saneamiento y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 09-95-PRES y modificado por D.S. N° 016-2005-VIVIENDA.
ESTRUCTURA DEL MOF
El MOF se estructura en 4 capítulos:

Capítulo I: Generalidades
Capítulo II: Diseño Orgánico
Capítulo III: Funciones
Capítulo IV: Descripción de cargos y perfiles.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
(MOF)
Es un documento formal que Las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal, contiene esencialmente las estructuras organizacionales, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa, también suelen incluir la descripción de cada puesto, el perfil y los indicadores de evaluación.
La existencia del MOF es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.
El MOF es obligatorio para empresas gubernamentales (estatales) y opcionales para las privadas.
a) DENTIFICACION DE CARGO.
- Unidad Orgánica.- Se colocará Unidad, Área, Equipo, al cual pertenece el cargo.

- Cargo estructural.- Se colocará el Cargo Estructural o Clasificado (Según la denominación de la Boleta de Remuneraciones).
b) FUNCIONES ESPECÍFICAS
Actividades que realiza.

c) LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD,
De la forma siguiente:
- Depende directamente de…………….
- Tiene mando directo sobre los siguientes cargos…………

1. PLANEAMIENTO
• Usuarios del manual.
• Designación del personal responsable de su labor.
• Actividades a desarrollarse, cronograma de trabajo.
• Recursos materiales necesarios.
• Establecer los métodos necesarios a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma
• Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.

2. RECOPILACION DE LA INFORMACION
Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.
Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta como cuestionarios y en los casos especiales o dudosos las entrevistas.

3. ESTUDIO Y ANÁLISIS
Se procederá el estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas.
• De lo especifico a lo general, o sea partiendo del análisis del cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
• De lo general a lo especifico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

ORGANIGRAMA GENERAL DE
EMAPA SAN MARTIN S.A
ORGANIGRAMA
FUNCIONAL
ORGANIGRAMA DEL AREA COMERCIAL
9) FUNCIONES GENERALES.
Conjunto de acciones fundamentales o actividades globales, que deben realizar las facultades, dependencias, órganos desconcentrados y centros de producción, para concretar su finalidad u objetivos establecidos.
(Ver ejemplo.)
d. COMPETENCIAS.
Se anotarán las competencias y requisitos mínimos que cada cargo requiere para el desempeño de sus funciones:

 Competencias y Requisitos Mínimos: Título o Grado alcanzado.
 Nivel Educativo: Estudios, educación secundaria, profesión, maestría.
 Capacitación y actualización: últimos cursos asistidos.
 Experiencias.
 Habilidades.

Dichos requisitos serán más exigentes en la medida que aumenta el nivel de la complejidad de las funciones.

5) ESTRUCTURA ORGANICA
Conformación estructural del órgano, sobresaliendo los órganos de línea y los desconcentrados, según sea el caso, hasta el tercer nivel organizacional.
EJEMPLO:
Órgano de Dirección
Jefatura uuu
Órgano de Apoyo
Área de yyy
Órgano de Asesoría
No aplica.
Órgano de Línea.
- Departamento de qqq
- Departamento de zzz

6) ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Contendrá la gráfica de la Unidad Orgánica.
1) NATURALEZA Y FINALIDAD
Señalar el tipo de Unidad Orgánica (Dependencia o Facultad), si es de control, asesoría, apoyo o línea.
Determinar las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
Proporciona información a funcionarios y servidores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización; así como, las interrelaciones formales que corresponda.

2) BASE LEGAL
Se puntualiza el o los dispositivos legales que ampara la existencia de la empresa.
Ejemplo:
- Estatuto Social de la Empresa
- Ley No 24948. Ley de la actividad empresarial del estado, su
Reglamento aprobado por D.S. No 027-90-MIPRE.
- Ley No 26887, Ley General de Sociedades.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DEL MOF
Puntos para la elaboración:
- 7 puntos
ESTRUCTURA DEL MOF
4 Capítulos:
- CAPITULO I: GENERALIDADES.
- CAPITULO II: DISEÑO ORGÁNICO.
- CAPITULO III: FUNCIONES.
- CAPITULO IV: DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES.
EJEMPLO

ORGANIGRAMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE AGUA POTABLE EMAPA SAN MARTIN S.A
4. REDACCION DEL
PROYECTO
Una vez analizada la información
5. APROBACION
De acuerdo con el Estatuto de la Empresa es atribución del Directorio aprobar el Manual de Organización y Funciones que rige las actividades de la Empresa.
Una vez redactado el proyecto del manual, será presentado a la autoridad superior para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado del documento.
Con la visación del jefe de la dependencia interesada y el V° B° de la oficina de racionalización se formulará en coordinación con la oficina de asesoría jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones.

6. DIVULGACION
La divulgación está a cargo de la Oficina de Desarrollo Empresarial en coordinación con la Oficina de Imagen Institucional para su difusión entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las oficinas con quienes debe coordinarse.
7. IMPLEMENTACION
El órgano encargado de la Implementación es la Oficina de Desarrollo Empresarial.
A nivel de Comités de Gerencia, deberán evaluarse los resultados, que vayan lográndose con su implementación, a fin de orientar la optimización de su diseño en función de los objetivos de la Empresa. Continuamente por la Oficina de Desarrollo Empresarial a través de la sección de Organización y Método, en coordinación con los diferentes órganos de la empresa, según como se efectúen los cambios en la Estructura Orgánica y/o en las funciones de las diferentes unidades orgánicas

3) ALCANCE
Se encuentra dentro del marco de las actividades y relaciones internas y externas de los diferentes órganos de la empresa por lo que su conocimiento y cumplimiento es obligatorio.
4) ACTUALIZACION
El Manual de Organización y Funciones como instrumento de gestión será actualizado y perfeccionado, podrá ser realizada por la Gerencia General y/o diferentes áreas de la empresa, con la opinión técnico - legal de la Oficina de Desarrollo Empresarial y de la Oficina de Asesoría Jurídica.
7) ESTRUCTURA NOMINAL.
Denominación de cargos por cada Unidad Orgánica.


EJEMPLO:
8) CUADRO ORGANICO DE CARGOS
Consigna cargos o puestos de trabajo, comprendidas en la ESTRUCTURA NOMINAL y Cuadro Para Asignación de Personal (CAP) aprobado y vigente. Se coloca observaciones de CARGOS que estén OCUPADOS, VACANTES, PREVISTOS.

Nota: En el levantamiento de información se coloca a todas las personas que laboran

Ejemplo

Se describen las funciones específicas de cargos previstos y presupuestados, según orden de importancia, se debe considerar en todos los casos como última función la siguiente: “Realizar otras funciones, en materia de su competencia que le asigne…. (Poner el nombre del cargo del jefe inmediato”
Si existen cargos iguales en una misma unidad orgánica y con similares funciones, basta describir un solo cargo y anotar en la parte “Denominación de Cargo”, el total de cargos. En caso de existir diferencias de funciones, describir cada uno por separado.

IDENTIFICACIÓN DECARGO:
II.- FUNCIONES ESPECÍFICAS:
III.- LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:
IV.- COMPETENCIAS Y REQUISITOS MÍNIMOS:
EJEMPLO:
1. NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA
Sus Actividades el Área Comercial es un Órgano de Línea que depende jerárquicamente y Funcionalmente de la Administración de la Sucursal a quien reporta todas.


2. ORGANIZACIÓN
Cuenta con las siguientes dependencias bajo su responsabilidad:
2.1 Sección Catastro y Medición
2.2 Sección Facturación y Cobranza


3. OBJETIVOS.
El Área Comercial tiene como objetivo lograr la administración eficiente y eficaz de las actividades de comercialización, facturación y cobranza por concepto de los servicios prestados.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DEL AREA COMERCIAL
JEFE DEL ÁREA COMERCIAL

1. COMPETENCIAS
Grado instrucción Superior o Técnica
Especialidad Administración, Contabilidad, Economía o similar.
Edad Mínima 28 años
Experiencia 5 años
CARGO: JEFE DEL AREA COMERCIAL
Condiciones Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Altos Principios de Equidad, Personalidad Definida, Destreza y Habilidad para la Toma de Decisiones, Puntualidad, Dinamismo, Don de Mando, Buen Trato. Capacidad para Desarrollar Actividades, Capacidad y Habilidad para Coordinar y Comunicarse.


2. FUNCION GENERAL
Lograr que el sistema comercial se realice en forma eficiente y eficaz de tal manera de brindar una atención oportuna a nuestros clientes.


3. FUNCIONES ESPECÍFICAS
Para cumplir con sus objetivos deberá cumplir con las siguientes funciones específicas que no son limitativas:
 Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de Normas y Procedimientos de su Gerencia.
 Comercializar los servicios de agua potable y alcantarillado que brinda la Sucursal, posibilitando una atención eficiente a los clientes.
 Verificar una efectiva aplicación de políticas de corte de los servicios, cobranza de deuda, promoviendo la aplicación de penalidades en estricto cumplimiento del reglamento interno de la empresa.
 Generar los recursos necesarios para el desarrollo de las operaciones corrientes y de inversión de la Sucursal.
 Remitir en forma oportuna a la Oficina de Desarrollo Empresarial de la Sede Central la información comercial.
 Mantener y mejorar la imagen de la empresa a través de una adecuada atención a los clientes.
 Mantener actualizada la información del cliente de tal forma que su identificación y localización sea precisa.
 Solucionar en forma oportuna y eficaz, los reclamos de los clientes por los servicios prestados.
 Coordinar en forma eficiente con el Área de Operaciones el mantenimiento y reparación de los micro medidores.
 Realizar la consistencia de la información comercial y operacional de tal forma de minimizar el índice de error el abastecimiento de la base de datos al sistema de facturación y cobranza.
 Coordinar con la Oficina de Desarrollo Empresarial el envío de informaciones sobre resultados del funcionamiento del Sistema Comercial.
 Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Sucursal.
 Las demás que le asigne la Gerencia General en materia de su competencia.

ASISTENTE DE CATASTRO Y MEDICION

1. COMPETENCIA
Grado de Instrucción Técnico
Especialidad Administración o similar
Edad Mínima 25 Años
Experiencia 5 Años
CARGO ASISTENTE DE CATASTRO Y MEDICION.
Condiciones Personales Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Predisposición para Recibir Órdenes, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Capacidad y Habilidad para Comunicarse, Capacidad de Organización.


2. FUNCIONES
El Asistente de Catastro y Medición para cumplir con su objetivo deberá realizar las
Siguientes funciones:
 Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área.
 Formular, ejecutar y evaluar los planes de trabajo del Área.
 Organizar, Coordinar y controlar el registro catastral de los clientes reales, factibles e identificar los clientes potenciales.
 Establecer y conducir la información catastral.
 Evaluar y disponer la actualización de rutas.
 Modificar, ubicar y reubicar a los clientes, así como dar de baja o incorpora nuevos clientes, manteniendo la información actualizada.
 Fiscalizar permanentemente el óptimo funcionamiento de los micro medidores.
 Registrar, coordinar y programar las instalaciones de medidores que le fueron asignados a la Sucursal.
 Elaboración o supervisión y actualización de los planos catastrales.
 Establecer y actualizar las rutas de lectura de medidores.
 Dar solución a los reclamos que presenten los clientes por concepto de medición y de acuerdo con los procedimientos establecidos.
 Realizar la lectura de los medidores en forma eficiente y eficaz con la finalidad de evitar reclamos por dicho concepto.
 Proponer programas de instalación de medidores.
 Informar a su Jefe inmediato sobre el mal estado de los medidores, cajas, tapas y otros con la finalidad de tomar las acciones pertinentes.
 Verificar las lecturas que se observen inconsistentes con respectos a los promedio de consumo.
 Otras que le asigne su Jefe Inmediato en materias de su competencia funcional.

ASISTENTE DE FACTURACION Y COBRANZA

1. COMPETENCIA
Grado de Instrucción Técnico
Especialidad Administración o similar
Edad Mínima 25 Años
Experiencia 3 Años
MANUAL DE
CARGO ASISTENTE DE FACTURACION Y
COBRANZAS
Condiciones Personales Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Predisposición para Recibir Órdenes, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Capacidad y Habilidad para Comunicarse, Capacidad de Organización.


2. FUNCIONES
Para cumplir con sus objetivos, el asiente de Facturación y Cobranza deberá cumplir con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas:
 Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área.
 Elaborar los programas de facturación por los servicios prestados y permitir el cobro oportuno de los mismos.
 Efectuar los cálculos monetarios, valorizando los servicios que presta la Sucursal, sobre la base de las tarifas establecidas, emitiendo la facturación correspondiente.
 Programar y controlar permanentemente los procesos de facturación.
 Revisar y supervisar las alteraciones detectadas que pudieran surgir en las lecturas, informando a la administración para realizar las inspecciones respectivas.
 Enviar en forma oportuna la información de las lecturas a la Sede Central con la finalidad de emitir oportunamente los recibos por los servicios de agua potable y alcantarillado de acuerdo a los procesos establecidos.
 Incorporar las modificaciones con relación a la categoría de los clientes dispuestos por las instancias respectivas.
 Controlar y verificar la eficiencia y eficacia en la entrega de los recibos.
 Emitir información sobre presupuestos de conexiones domiciliarias de agua y alcantarillado.
 Revisar y dar solución a los reclamos que le competen como casos de irregularidades e inconsistencias detectados como altos consumos.
 Organizar y actualizar la segmentación de las cobranzas según zonas geográficas para dinamizar y optimizar la cobranza.
 Controlar y supervisar a los centros autorizados para la cobranza regular.
 Controlar, supervisar y coordinar el proceso de cobranzas.
 Proponer normas, procedimientos y criterios técnicos para el desarrollo de los procesos y actividades bajo su competencia.
 Supervisar y controlar la aplicación de las políticas de cobranzas.
 Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.
 Realizar acciones de cobranza a grandes usuarios y/o de carácter especial.
 Evaluar el comportamiento mensual de la recaudación efectuada.
 Conducir o coordinar las cobranzas morosas.
 Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando periódicamente las medidas adoptadas.
 Proponer locales propios o de terceros como centros de cobranza autorizados.
 Propiciar la interconexión de los centros de cobranza autorizados con la Empresa.
 Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos implementados.
 Cumplir con las disposiciones contenidas en los procedimientos internos.
 Vigilar permanentemente las acciones de cobranza de los recaudadores.
 Entrega diaria de lo recaudado al responsable de realizar los depósitos en los bancos.
 Mantener actualizada y archivada en orden, la información procesada (PEC).
 Elaborar los reportes de las planillas de ingreso a caja en forma diaria.
 Elaborar informes periódicos por sistema de los movimientos de la cartera de cobranza.
 Realizar acciones de cobranza a grandes usuarios y/o carácter especial.
 Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando periódicamente las medidas adoptadas.
 Sugerir locales propios o de terceros como centros de cobranza autorizados.
 Verificar la exactitud de la información sobre cortes de servicio, conexiones levantadas y otros.
 Evaluar el seguimiento y control de las actividades de cobranza, a fin de ejercer acciones inmediatas sobre los usuarios con cuentas nuevas procurando captar el pago evitando así que se conviertan en morosos.
 Realizar otras funciones que le asigne el Área Comercial y que sean compatibles con sus funciones.
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