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El archivo y la conservacion de documentos en el area inanci

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by

rodrigo ortiz

on 22 November 2013

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Transcript of El archivo y la conservacion de documentos en el area inanci

Rodrigo Ortiz
2.1 informe sobre los archivos y la conservación de los documentos contables y financieros en una empresa


El archivo y la conservacion de documentos en el area inanciera y contable
clases de archivos
Características
los archivos administrativos que significa lugar donde se guardaban las arcas y del latín archivium que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos actualmente entendemos como archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una instirucion.
Segun su uso

permanentes o maestros, de movimiento, de maniobra o trabajo.

Según sus elementos
Archivo de entrada
Archivo de salida
Constantes
De citacion
Historicos
De movimiento o transacciones
Archivo de maniobra o transitorios

Segun su funcion

Archivos permanentes
Archivos de movimiento
Archivos de maniobra o transito
Cada archivo se identifica por un nombre y una extensión.
los archivos permiten hasta 256 caracteres.
los archivos se miden en bytes, kilo bytes, megabiyters y giga bytes.
los archivos se organizan en carpetas y subcarpetas.
no pueden haber dos archivos con el mismo nombre en la misma carpeta.
los archivos se manipulan atravez de su menú contextual.
toda la información que almacenemos estará disponible en la carpeta del sistema operativo.
Seleccion de los documentos
1. Se clasifican respecto a su procedencia.
2. Se ordenaran respetando el orden cronológico numérico y alfabético.
3. Se clasifican según su estructura.
4. Se clasifican y ordenan en series documentales.
5. Los documentos y se ordenan, se ubican y se describen para su consulta.
6. Los archivos se conforman en principales y auxiliares.

Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables.
Contribuir a la solucion de los interrogantes y consultas de la empresa en el ambito y archivistas responder a las necesidades de consulta acesoria y orientacion que requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestion y desarrollo de un ambiente de caracter pedagogico por la funcion de una cultura archivistica con el apoyo de recursos humanos y tecnicos generar un ambiente de trabajo inter y multidiciplinario entre las directivas y todas las areas que potencian recursos de investigacion y buen servicio.
Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología.
Correos electronicos.
Tiene relacion con el recivo de informacion o produccion de un documento a medida que las redes se popularicen la información sera intercambiada electrónicamente. Permite reproducir en pantalla cualquier tipo de información, permite la transferencia de mensajes y documentos almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción.
Redes sociales
En estas redes se pueden compartir recursos de informacion, en este tramite se puede hacer consultas desde cualquier punto de acceso sin necesidad de pasar por una oficina que tramite el documento.
Definición
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