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DOCUMENTOS COMERCIALES

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TANIA LISETH CASTELLANOS

on 27 September 2013

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DOCUMENTOS
COMERCIALES DOCUMENTOS
CONTABLES DOCUMENTOS
NO CONTABLES SOPORTES CONTABLES FORMATO
DILIGENCIADO SALIDA DE ALMACÉN IMPORTANCIA Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una empresas. Estos se llaman documentos informativos, y son de carácter solamente de soporte. En las operaciones de venta de mercancías para efectos de control de inventarios, se generan documentos que sirven de soporte de esas facturas. Este documento es salida de almacén; el cual es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto. Esta nota sirve para el control interno de la empresa y para sus registros de inventario tanto físicos como contables. los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Los asientos contables deben tener para su justificación un soporte con los siguientes datos:

Nombre o razón social de la empresa y NIT, Nombre, número y fecha de elaboración del documento, descripción del contenido del comprobante, firma de los responsables de elaborar. Los soportes contables son registros, que permiten tener evidencia de los hechos económicos realizados y que permiten soportar en documentos de origen interno y/o externo los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas. Estos soportes deben estar archivados en orden cronológico DOCUMENTOS
COMERCIALES CONTABLES Y NO CONTABLES CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS NUBIA ROCIO CANTOR
NANCY JULIETH CASTAÑEDA
TANIA LISETH CASTELLANOS
ASTRID MELISSA CHULACAN
LESLY JHESENYA CIFUENTES TECNÓLOGO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS
FICHA DE CARACTERIZACION 465645-2
BOGOTÁ D.C INSTRUCTOR
JAVIER DAVID MONTOYA VILLAREAL Estos son documentos utilizados en los procesos contables y son registrados por su área respectiva.

Salida de almacén
Factura de venta
Entrada de almacén
Nota contable
Comprobante de egreso
Recibo de caja
Consignación
Notas bancarias CARACTERÍSTICAS Registra toda salida de material que se haga en el almacén .
Está sujeto a un inventario físico.
Es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un Bien.

Deben llevar información básica como:
Nombre de la entidad
Descripción de la almacén
Nombre del comprobante y tipo de bien
Descripción del movimiento
Referencia interna del elemento
Nombre del bien
Cantidad
Valor de unidad
Valor total de unidad
Valor total de salida
Firma del funcionario que recibe
Firma del funcionario del almacén que entrega PROCEDIMIENTO CONTABLE La salida de almacén la realiza el vendedor, afectando los inventarios del ente económico, tanto física como contablemente; por esto hace parte de los documentos contables, ya que interviene y es necesario en la contabilidad de toda empresa. FACTURA DE VENTA La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. CARACTERÍSTICAS La factura de venta debe tener las siguientes características del Estatuto Tributario:

Estar denominada expresamente como factura de venta.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
Fecha de su expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operación.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. NORMATIVIDAD Código De Comercio
Sección VII. Facturas Cambiarías
Artículo 772. <Factura>.
Artículo 773. Aceptación De La Factura.
Artículo 774. Requisitos De La Factura.
Artículo 775. <Factura Cambiaria De Transporte - Definición>
Artículo 776. <Contenido De La Factura Cambiaria De Transporte>.
Artículo 777. Pago Por Cuotas De La Factura. Contenido Adicional.
Artículo 778. Obligatoriedad De Aceptación Del Endoso. Estatuto Tributario
Capitulo III.
Otros Deberes Formales De Los Sujetos Pasivos De Obligaciones Tributarias Y De Terceros.
Artículo 615. Obligación De Expedir Factura.
Artículo 616. Libro Fiscal De Registro De Operaciones.
Artículo 616-1. Factura O Documento Equivalente.
Artículo 616-2. Casos En Los Cuales No Se Requiere La Expedición De Factura.
Artículo 617. Requisitos De La Factura De Venta.
Artículo 618. Obligación De Exigir Factura O Documento Equivalente.
Artículo 618-1. Creación Del Premio Fiscal.
Artículo 618-2. Obligaciones Que Deben Cumplir Las Personas O Entidades Que Elaboren Facturas O Documentos Equivalentes.
Artículo 618-3. Plazo Para Empezar A Aplicar El Sistema De Facturación. PROCEDIMIENTO CONTABLE El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. ENTRADA DE ALMACÉN Es el documento que garantiza el ingreso de un bien en donde se mencionan las características del mismo, en cuanto a cantidades, medidas etc., se realiza para efectos de control interno del ente económico y de contabilidad, se hace necesario soportar cada compra con una entrada de almacén, este documento pasa al área administrativa para llevar un control del inventario. CARACTERÍSTICAS •Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento a la entidad.
•Se utiliza como soporte para legalizar los registros en la entidad y efectuar los asientos en Contabilidad

Debe llevar información básica como:
nombre o razón social del proveedor.
fecha de ingreso de los bienes a la entidad
numero consecutivo que se maneje para el control de entradas de bienes a la entidad
número de la requisición u orden de compra que dio origen al pedido.
codificación asignado por la dependencia a un bien de la entidad
nombre y las especificaciones del bien.
numero de bienes que ingresaron a la entidad.
unidad de medida del bien.
precio unitario del bien.
nombre, cargo y firma de la persona que recibió. PROCEDIMIENTO CONTABLE La entrada al almacén es realizada por el comprador, afectando los inventarios de la empresa tanto física como contablemente. Se formulará el original y tres copias, distribuidas de la siguiente forma: original, para remitir a la Unidad de Contabilidad y Tesorería de la oficina de Administración de la Sede Central. La primera Copia, para el Proveedor, la segunda, para el archivo de Administración de la Gerencia Local y la tercera, para el archivo de la entidad de la Gerencia Local. NOTA CONTABLE Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. CARACTERÍSTICAS Las notas de crédito se emitirán por concepto de anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros.
Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de pago en relación a los cuales se emitan.
Sólo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar comprobantes de pago otorgados con anterioridad.
Las notas de débito se emitirán para recuperar costos o gastos incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta, como intereses por mora u otros.
Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de pago en relación a los cuales se emitan.
Las notas de crédito y las notas de débito deben consignar la serie y número del comprobante de pago que modifican. PROCEDIMIENTO CONTABLE las notas contables son realizadas por el vendedor, al realizar notas débitos y créditos, afecta de manera ordenada y con soportes los estados contables por parte de las áreas de facturación, cartera y glosas en un periodo determinado COMPROBANTE DE EGRESO Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización, estos formularios por lo general son preimpresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras. CARACTERÍSTICAS Es un soporte que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo
Este documento se utiliza en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle :

Fecha de expedición
A quien se paga
Descripción del pago
Valor Cuentas afectadas
Copia del cheque
Consecutivo
Firma y sello de recibido
Numero Cheque
Nombre Banco
Firmas de quienes intervienen en la ejecución
Fecha recibido PROCEDIMIENTO CONTABLE El comprobante de egreso es ejecutado por el comprador o ente económico, permitiendo contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales, anticipos a proveedores, pagos por mercancía, etc. RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado. CARACTERÍSTICAS 1. se coloca el número del recibo de caja
2. ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo
3. la fecha se coloca día, mes y año
4. se coloca el número del recibo de caja
5. nombre de la persona o empresa que efectuó el pago
6. valor del pago recibido
7. dirección de la empresa o persona que efectúa el pago
8. se coloca el valor en letras
9. motivo por el cual se recibió el pago
10. número del cheque con el que se recibió el pago
11. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación
12. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
13. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 10, 11 y 12)
14. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)
15. nombre de la cuenta
16. valor por el cual se recibe el pago
17. valor por el cual se vendió la mercancía
18. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
19. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. De la empresa beneficiaria PROCEDIMIENTO CONTABLE El recibo de caja es emitido por el vendedor, en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo; también es conocido como comprobante de ingresos. Nos proporciona además una garantía o una devolución. CONSIGNACIÓN Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. NOTAS BANCARIAS Documento que un banco envía a un cuenta habiente, para informar el movimiento de recursos en su cuenta. Existen notas débito bancarias que informan el movimiento de cargo o disminución de recursos, y notas crédito bancarias que informan el movimiento de abono o aumento de recursos Cotización
Orden de Compra
Pedido
Remisión
Kardex COTIZACIÓN Documento informativo que asesora al cliente al momento de hacer una compra, este informa el precio, la cantidad del producto, la forma de pago, descuento (no en todos), etc. sus partes son: Datos del cliente, El producto a valorar, Descripción del producto, El precio del producto, Fecha de expedición de la factura, Tiempo de urgencia, Firma de la persona que la expide. CARACTERÍSTICAS Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a la calidad y cantidad.-
Detallar la fecha de despacho.-
Fijación exacta del precio.- Vigencia de la cotización.
1Deberá ser una cotización formal y datos generales de la empresa que cotiza (teléfono, fax, correo electrónico, página web, contacto, etc.).
Deberá estar dirigida al Organismo promotor potencial
Deberá describir el producto o servicio que está cotizando. PROCEDIMIENTO CONTABLE La cotización es ejecuta por el comprador, con el fin de comparar lo que se va a comprar sus características, su precio y su rendimiento, así como extras que se van a dar en este producto, te sirve para comparar precios características y funcionamientos entre diferentes cotizaciones de empresas o productos pones en la balanza desempeño contra precio. ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas.
Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial. CARACTERÍSTICAS La orden de compra debe poseer en ella el nombre del comercio en el que se realizo la venta, el lugar y horario de entrega, las condiciones de pago, la fecha de entrega, el numero de orden de compra, fecha, lugar y año, el sello y la firma del vendedor, el código del articulo, la cantidad comprada, la descripción de este y el precio a abonar. CARACTERÍSTICAS Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)
Numeración correlativa
Lugar y fecha en que se hace el pedido
Nombre o razón social del cliente
Dirección del cliente
Condiciones del pedido
Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)
Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía
Precio unitario de la mercancía
Firma del solicitante o empresa que hace el pedido PEDIDO Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. REMISIÓN Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. CARACTERÍSTICAS 1.Membrete
2.Nombre del documento: Remisión
3.Número consecutivo
4.Datos del transportador
5.Nombre y dirección del comprador
6.Datos de la mercancía
7.Observaciones
8.Firmas de quien despacha, Transporta y recibe. KARDEX Es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de Kardex, la tarjeta Kardex de inventario, es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compañía. EJEMPLO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Ejemplo:

La empresa ALMACÉN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio. GRACIAS RECIBO DE CAJA PROCEDIMIENTO CONTABLE El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurídica, el que envía el bien. El documento se debe emitir un original y 3 copias. El transportista está en la obligación de conservar una copia para mantener una copia en archivo. PROCEDIMIENTO CONTABLE La orden de compre es realizada por el comprador, para satisfacer una necesidades básicas. Esta orden no lo obliga al vendedor, siempre en cuando no hubo una oferta previa de este, pero si significa un compromiso para el solicitante ya que debe comprar las condiciones estipuladas.
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