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PROPUESTA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL - EXTERNA

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on 14 November 2013

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Transcript of PROPUESTA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL - EXTERNA

PROPUESTA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Tatiana Martínez
Felipe González
Luisa Fernanda Garzón
Daniela Solano
Maria Elena Rivera

La Organización
Fase 1 - Modelo Amigo
Fase 2 - Diagnóstico
Fase 3 - Propuesta de Mejoramiento
Medios de Comunicación
Comunicación Organizacional
La comunicación es un elemento fundamental dentro de toda organización, resulta en ocasiones complejo analizarla si no se parte de un modelo, por esta razón basándonos en el modelo amigo abordamos la organización Ice Tropical S.A.
Reconocimiento de la Organización
Ice Tropical S.A es una organización del segundo sector, que pertenece al empresarial, brindando servicios de alimentación a estudiantes en las principales universidades de Cali, tales como la Javeriana, la Santiago, San Buenaventura y Autónoma desde hace once años.

Para conocer la organización mas a fondo se realizó un plan de desarrollo, el cual se cumplió de la siguiente forma:

Se realizaron unas visitas, en los establecimientos, enfocándonos en el punto de venta de la Universidad Javeriana de Cali.
Se diseñaron y aplicaron dos instrumentos, una encuesta para los estudiantes y clientes del establecimiento (estudiantes, profesores y empleados de la universidad), y una entrevista realizada a la dueña de la organización - Señora Lesly.
ICE TROPICAL
Faceta Soft

Misión: “Dar un buen servicio y que los clientes se sientan satisfechos”.
Antecedentes
La frutería Ice tropical, es una organización fundada el 25 de Julio de 2002, con 11 años de funcionamiento. (POR AUSENCIA DE ANTECEDENTES , HISTORIA Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN NO PODEMOS DAR CUENTA SUFICIENTE DE LOS ANTECEDENTES)
Visión: “Expandirse en otras universidades”
Políticas de la empresa

1. Mantener nuestra imagen
2. El cliente siempre tiene la razón
3. Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
4. Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.
5. La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está enfocada en la satisfacción del cliente.
6. Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa
7. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
8. Usar materia prima de calidad para darle un producto de agrado al cliente


Cultura - Ambiente/ Entorno
Ambiental:
Buena asepsia
Buena presentación de los empleados
Buena relación entre empleados
Eficiencia a la hora del trabajo
Normativo:
Falencias a nivel normativo ---> "Sentido Común"
Clima Laboral:
No se evidencian discusiones o problemas de clima laboral
No hay identificación del personal ---> Escarapelas
Informalidad al momento del trato con el cliente ---> empleados
La dueña afirma que cada empleado cuenta con una carpeta de datos y escarapela ---> No se evidencia

Geográfico
Localización: No es específica ---> diferentes puntos de venta
Emocional:
Motivación: De los empleados a la hora de atención al cliente, y de ejecución de los productos, son personas enérgicas que brindan buena atención
Estilo de Gerencia: Recae en un solo individuo, cercano a los empleados, pero con ausencia de mando.
Toma de Decisiones: Recae sobre la gerencia, pero no es asertiva pues no hay departamentos que podrían mejorar el funcionamiento de la organización.
Se desarrolló y aplicó un instrumento, para analizar la percepción de los clientes sobre la organización.
Faceta Hard
Infraestructura
Plan de evacuación (Oralidad - difundido en la Universidad).
Casos de Emergencia: "Punto de encuentro": Las canchas de futbol ---> Señaletica.
Avisos de Higiene: Adentro de la cocina y cerca del dispensador de antibacterial ---> se ha vuelto costumbre.
No hay avisos de normas de precaución.
Información de precios y productos: Pantallas con imágenes y precios.
Objetivo General:
Proponer una estrategia de comunicación que busque como principal fin brindar una solución frente a las dificultades de orden interno y externo presentes en la organización Ice Tropical que se encuentra ubicada dentro de las instalaciones de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Objetivos Específicos:
• Observar la dinámica de comunicación que se desarrolla dentro de la organización.
• Analizar cómo se utilizan los mecanismos de comunicación interna y externa dentro de la organización.
• Identificar las falencias que se presentan dentro de la organización, esto con el fin de reorganizar estrategias y objetivos internos y externos.



Objetivos
Desarrollo Metodológico
Actores
- Productores de Información:
Ausencia de actores, departamentos, personal calificado y especializado para publicidad.
No tienen medios para dirigirse a sus consumidores.
No hay redes sociales para acceder al reconocimiento de la organización.
Cámara y Comercio: Registrada como Ice Tropical, pero es reconocida en su ambiente como "La Frutería"
- Consumidores de Información:
Estudiantes y empleados de la Pontificia Universidad Javeriana.
Ausencia de departamento de comunicación --->poca publicidad.
Toma de decisiones: Solo se preocupa de elementos básicos, descuidando detalles como la expresión, proyección y reconocimiento de la organización.
- Departamentos - Áreas:
No hay orden de departamentos para planificación, organización y ejecución de los objetivos.
- Niveles de Decisión:
Recae en una sola persona, por lo que se descuidan detalles claves para la proyección de la organización.
No cuenta con un grupo de trabajo y apoyo para la elaboración de estrategias.
Momentos de Comunicación
Programados: Una vez al año ---> actividad de integración.
No Programados:
Se desarrollan sin previo aviso.
Tienen una finalidad concreta.
Se desarrollan acciones como vigilancia, control de los recursos económicos y la higiene del establecimiento.
Espacios
Puntos de reunión formales e informales:
Formales ---> Espacios campestres (una vez al año) - integración.
Informales ---> Rompen con el espacio laboral, se desarrollan en momentos no programados para la solución de inconvenientes en el desarrollo de una jornada laboral.
Herramientas y productos de comunicación
- Tipo de comunicación: Horizontal - este debe ser sometido a una serie de transformaciones para imprimir mas orden a las relaciones de mando de la organización.
- Recursos para darse a conocer: Insuficientes.
- Se evidencia durante el desarrollo de análisis nuevos recursos (pantallas).
- Falta de comunicación interna: Genera problemas externos.
- La organización delega la responsabilidad de la publicidad a la Universidad Javeriana.
- Se reconoce por casualidad y no por publicidad ---> resultados de las encuestas.

Recolección y Análisis de la Información
Diagnostico
Problemas de Publicidad
Problemas de comunicación externa
Problemas de la estructura interna
Problemas de comunicación interna
Entre mas reciente sea la construcción de una organización, mayor serán las complicaciones para desarrollar los objetivos que se plantea la organización en un tiempo determinado.
Comunicación externa
Comunicación misma con sus clientes
Redes sociales
Consumo de información constante de manera rápida y efectiva.
La organización tiene un "target" entre 17 - 27 años
Genera movimiento en las redes
Logran el vinculo con sus consumidores mas frecuentes
"Fan Page" (Facebook)
Twitter
Instagram
Plataforma Virtual
Redes Sociales
- Hacer su propia publicidad gratuita.
- Contacto directo con sus consumidores primarios.
- Mayor control sobre el comportamiento de la organización.
- Mayor conocimiento de los productos.
- Los clientes se familiarizan con el nombre de la organización.
Plataforma Virtual
- Plan de Desarrollo: Creación de una plataforma virtual, donde el público pueda acceder a información acerca de la organización con contenido entretenido.
- Portafolio web (Información del contacto).
- Descripción de la organización.
- Objetivo.
- Misión (Restablecida).
- Visión (Restablecida).
- Ubicación.
Esta plataforma buscara generar que el porcentaje de los clientes aumente y así mismo aumenten las ganancias, sin ninguna inversión económica para acceder a las redes sociales por parte de la organización.
Está propuesta de mejoramiento se logrará por medio de las redes sociales de la Universidad.
Campaña
Cliente genere un vinculo emocional con la organización.
Se publicará información sobre:
Promociones
Precios
Organización
Sugerencias
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