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Capítulo 7 CONTROL Dra.Lourdes Münch

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Eli García

on 7 April 2016

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Transcript of Capítulo 7 CONTROL Dra.Lourdes Münch

CONTROL
Concepto
Se concibe como una serie de procedimientos utilizados para corregir los defectos en la ejecución de los planes percibiéndose como un método, que reprime y presiona a los individuos de la institución educativa de la cual se establecen solamente hechos pasados o históricos.
El control es la fase del proceso administrativo del cual se establecen estándares que evalúan los resultados obtenidos y mejoran continuamente las operaciones. Dicha información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar un proceso de planeación.

Importancia
En cualquier escuela el control es de vital importancia debido a que:
Establece medidas para prevenir y corregir errores, que alcancen a los planes exitosamente.
Determina y analiza las causas que originan las desviaciones, para no presentarse en un futuro próximo.
Es base al reiniciar un proceso de planeación.
Minimiza los errores con la reducción de costos y tiempos.
Oportunidad:
El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito. Requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores.
Desviaciones:
Las no conformidades en relación con los planes educativos deben detectarse a tiempo.
Costeabilidad:
Un sistema de control debe justificar el costo que éste representa en tiempo y dinero.

Principios
Equilibrio:
Por cada grupo de delegación conferido debe establecerse el grado del control correspondiente. Al delegar la autoridad es necesario establecer mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida.

Indicadores:
Sirven de patrón para evaluar resultados. Permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero

Implantación de un sistema de control
Cualquier sistema de control y evaluación requiere:
Que el personal comprenda y este de acuerdo con los indicadores.
Los resultados finales de cada actividad establezcan en relación con los objetivos.
Se evalúa la efectividad de los controles y se eliminan aquellos inservibles.
Se mejoran, simplifican y perfeccionan continuamente mediante los resultados.
Excepción:
Sustentado en métodos probabilísticos y estadísticos, postula que el control debe aplicarse a las actividades excepcionales y representativas.

Función Controlada:
Postula que el responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad que se controla.

Características
Las características reunidas en un sistema de control y evaluación son:

Validez:
adaptarse a las necesidades de la institución y de la función que se desea controlar.
Oportunidad:
debe detectarse inmediatamente las desviaciones.
Integridad:
abarcar todas las áreas de la institución.
Confiabilidad:
los sistemas de control deben proporcionar información veraz y datos entendibles.
Accesibilidad:
los datos o informes de dichos controles sean de fácil interpretación para las personas a las que van a ser dirigidos.
Costeabilidad:
establece puntos de verificación clave, antes de que dicha corrección implique altos costos.
Tipos de Control
La evaluación y control de una institución educativa deben desarrollarse de manera integral y aplicarse continuamente.

El control puede ser:

CONTROL PREVENTIVO:
Se efectúa antes de realizar las actividades.

CONTROL OCURRENTE:
Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades.

CONTROL POSTERIOR
: Se indica después de haber realizado las actividades planeadas.


Control de recursos materiales y financieros
En esta área se busca el incremento de la eficiencia y la reducción de costos.

El control en esta área incluye cuatro funciones las cuales son:

Recursos materiales:
Determina el nivel más económico en cuanto a inventarios materiales.
Evita pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia.
Reducción de costos.
Cantidades adecuadas de insumos.
Control de compras:

Verifica que la adquisición de los insumos sea óptima.
Selección de proveedores tomando en cuenta calidad, precio y entrega.
Control de pedidos (requisición/entrega).

Control presupuestal:

Abarca todas las áreas de la institución.
Detecta las causas de las variaciones.
Planeaciones financieras futuras.
Facilita la toma de decisiones.
Control contable:

Identifica las causas de lo que ocurre en las operaciones financieras, para que la dirección adopte decisiones mas acertadas para el futuro.
Ayuda a detectar áreas de mejora.
Evita malos manejos y desfalcos.
Control de Recursos Humanos
Reclutamiento y selección:

Análisis de la efectividad en el procedimiento de selección.
Eficiencia del personal.
Índices de rotación.

Capacitación y desarrollo:

Efectividad de programas de capacitación (docente/administrativo).

Evaluación del clima organizacional:

Medir la moral y motivación del personal (encuestas de actitud y clima organizacional).

Servicios y prestaciones:

Análisis de registros (puntualidad, prestaciones...).

Técnicas de control
Herramientas de auxilio para el directivo las cuales ayudan al proceso de control en todas las áreas de la institución educativa.
Las técnicas más importantes son:

Sistemas de información:

Medios a través de los cuales el administrador educativo obtiene los datos e informes de todas las actividades de la organización.
Áreas como: auditoría, presupuestos, formas, reportes e informes (de cada área/ estadísticas detalladas).

Consideraciones para elaborar un informe:

Unidad:
Un solo tema, accesible y conciso.
Excepciones:
Puntos fuertes y débiles.
Claridad y concisión
Gráficos:
Material audiovisual (evita monotonía).
Estandarización:
Revisiones y ajustes periódicos.
Frecuencia:
Oportuna y periódica.
Evaluación:
Información adecuada y oportuna.
Control interno:

Obtención de información correcta y segura.
Proteger los activos de la institución.
Asegurar el funcionamiento de la organización.
Disminución de desperdicios o fraudes.
Sistemas de evaluación:

Verifican y evalúan la ejecución correcta de las distintas funciones.
Cumplimiento de los planes.
Detectan fallas, corrigen errores o irregularidades en los procesos de la institución.

Los principales sistemas de evaluación son:

Auditoría:

Permite evaluar el grado de cumplimiento de los planes, programas, reglamentos y normas de la institución, se efectúa una vez al año;

los principales tipos de auditoría son:

Auditoría administrativa.
Auditoría financiera contable.
Auditoría de calidad.
Auditoría informática y autofiscal.

Etapas de la auditoría

Recolección de información: Observación, encuesta, cuestionario, entrevista , documentación, etc.
Análisis: Orden y detección de problemas.
Diagnóstico: Principales desviaciones.

Evaluación del desempeño:

Se miden resultados ( productividad, ausentismo, informes de cumplimiento de objetivos...)
"LA SUMA DE ESFUERZOS CONDUCE AL ÉXITO"
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