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Archivo Electrónico y Manual

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Mayri Jesmine Morales Nuñez

on 7 September 2013

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Transcript of Archivo Electrónico y Manual

Archivo Electrónico y Manual
Archivo Manual:
se caracteriza por conservar la mayor parte de los documentos en forma tangible , colocados en carpetas debidamente identificadas que se archivan en gabinetes.
Similitudes entre ambos sistemas.
Básicamente, se siguen los mismos principios y la manera en que se organizan los documentos en similar.
Mayri Jesmine Morales Nuñez
Archivo Electrónico:
Es el conjunto de documentos que se almacenan bajo un determinado formato ; puede ser guardado en el disco duro de una computadora o algún otro dispositivo como USB, disquete, entre otros.
Su objetivo es mantener la información protegida y organizada para que se pueda localizar tan pronto se necesite.
Ambos requieren una inversión en equipo , espacio, materiales y personal bien calificado.
Se crean expedientes para clasificar los documentos que se reciben y los que se producen de manera interna.
Los expedientes se identifican con el nombre de un individuo, institución, asunto, zona geográfica o número.
Los sistemas se organizan por archivos para agrupar los expedientes de una misma naturaleza.
Requieren bases de datos que provean información de referencia de mucha utilidad y que den apoyo al sistema.
Representan costos para las instituciones. Los costos incluyen el personal, el espacio, el equipo y los materiales.
Electrónico:
Manual:
La información se conserva en forma digital y se accede por medio de la computadora.
La estructura física de la información es invisible.
Diferencias:
La información se mantiene en medios tangibles.
Se considera que en los documentos en formatos electrónicos es más fácil alterar su contenido y perder la información.
Facilita la localización y manejo de los documentos y datos.
Se considera que hay mayor garantía de mantener la integridad de los documentos.
Localizar la información requiere de mas tiempo y esfuerzo.
Sus componentes necesarios : la computadora, el sistema operativo, los programas, los medios digitales y el escáner, entre otros.
Requiere materiales como: carpetas, marbetes para crear expedientes y gabinetes de archivo para colocarlos.
Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en formatos digitales.
Requieren un escáner para digitalizar los documentos que se reciben en forma tangible para archivarlos en algún formato electrónico.
Los documentos se mantienen en carpetas tangibles que se archivan en gabinetes de archivo vertical o lateral.
Los archivos que se crean se visualizan como carpetas que a su vez se subdividen por temas en otras carpetas virtuales.
Requieren de datos que provean información de referencia de mucha utilidad y que den apoyo al sistema.
Representan costos para las instituciones. Los costos incluyen el personal, el espacio, el equipo y los materiales.
Los archivos se dividen por secciones por medio de guías que se rotulan con letras, números o temas.
Utiliza tarjeteros parar organizar las bases de datos que dan apoyo al sistema. Se complementa con bases de datos electrónicas para facilitar el manejo de datos.
Es más costoso, ya que requiere más tiempo para su manejo y mas espacio para los gabinetes de archivo y para trabajar con ellos.
localización Rápida
ubicar el documento requiere de tiempo
Gracias!!
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