Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

BASES EN EL PROCESO DE DEPARTAMENTALIZACION

No description
by

walter castro

on 2 December 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of BASES EN EL PROCESO DE DEPARTAMENTALIZACION

BASES EN EL PROCESO DE DEPARTAMENTALIZACION
Manuel Castañeda Vilcapoma
Carlos Cari Paima
Jessica Chambi Vilca
Flor Timoteo Postiles
Walter Joel Castro Lozano
INTEGRANTES
¿QUÈ ES LA DEPARTAMENTALIZACIÒN?
INTRODUCCIÒN
Se entrevistò al Gerente Administrativo y Financiero Jorge Alarcòn Castro, tambien fue Gerente General de la empresa. Padre de dos hijos y vive en el distrito de Monterrico. El es Ingeniero Mecánico con un Diplomado en Administración de Empresas.
ANDINA PLAST SAC
SOBRE LA EMPRESA:
1. Se entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad empresarial por departamentos ¿Cómo conceptualizaría usted la palabra departamentalización?
2. ¿Por qué existen los departamentos en una empresa?
3. ¿Qué opina de que una empresa departamentalice sus actividades? ¿Cree que es necesario e importante para los resultados de una empresa?
4. ¿De que manera inicio el proceso de Departamentalización en su empresa?

5. ¿Cuáles son los criterios que tomo en cuenta para aperturar cada departamento existente en su empresa?

6. ¿Cuál es la estructura general de su empresa? ¿Cómo se posicionan los departamentos dentro de su organización?


Existen para poder organizar las funciones de los colaboradores de acuerdo a la necesidad y giro de la empresa, ya que ellos facilitan el funcionamiento de la organización, por el tamaño de la empresa, ya que una empresa mediana o grande no puede centrar todo su trabajo en una sola persona sino en un equipo especializado de acuerdo al área que pertenezca.
Departamentalización para mí, es poder organizar un grupo de actividades, de acuerdo a los requerimientos y necesidades de una determinada función o puesto de trabajo.
Es necesario ya que agrupa las actividades de acuerdo a las competencias de cada colaborador lo cual permite la concentración en actividades específicas y propias de su dominio, con el objetivo de alcanzar metas propias de su área, que a su vez contribuyen a lograr las metas de la organización.

Se inició con la necesidad de la organización, ya que le empresa se inició siendo una microempresa, en donde todos estábamos en un solo ambiente y todos teníamos conocimiento de las labores, conforme fuimos creciendo surgieron necesidades por lo que nos vimos en la necesidad de contratar gente profesional que pudiera realizar funciones y actividades acorde a su especialidad y necesidad de la empresa.

Inicialmente, contábamos con 4 departamentos:
Compras
Producción
Ventas
Contabilidad
- Necesidad de la organización ya que nos encontrábamos en crecimiento, las auditorias de la SUNAT, hicieron por ejemplo que abriéramos el departamento de contabilidad, las quejas de los clientes hicieron que abriéramos el Dpto. de control de calidad.

- Cada dpto. fue surgiendo en el camino, con la finalidad de poder contar con unidades operativas relacionadas a los puestos que se requería.

- Poder contar con una estructura organizacional, sólida que ayude a lograr el crecimiento, sostenimiento en el tiempo de la empresa.
Nuestra empresa está diseñada mediante un organigrama general en donde se muestra la relación que existe entre la alta dirección, las áreas de mano medio y los de áreas operativas. Por otro lado nos departamentalizamos por funciones, aunque existen procesos y clientes que tambien pueden ser departamentalizados.
7. ¿Qué cree usted que se busca cuando se agrupa las actividades en una empresa?
8. Tomando en cuenta los diversos tipos de departamentalización ¿En cual de ellos se clasifica la organización y porque?
9. Cuando nos referimos a departamentalizar, nos referimos al agrupamiento de actividades. ¿Cómo se realiza el proceso de agrupar estas actividades?

10. Teniendo en cuenta el mercado objetivo de la empresa ¿Cree usted que la departamentalización por producto seria una buena alternativa para su organización?
11. ¿Qué tan formalizada se encuentra la comunicación entre los departamentos de su organización?

12. Para el buen funcionamiento de una organización es necesario que los departamentos estén relacionados ¿Qué procesos utilizan para que haya un correcto y fluido intercambio de información y comunicación?
- Minimizar los costos, el tiempo y recursos en el desarrollo de las tareas del día a día.
- Incremento de la eficiencia de los colaboradores ya que las actividades deben ser de acuerdo a su especialización.
- Lograr que los colaboradores con habilidades, conocimientos y orientaciones comunes tengan un buen desempeño.
- Organizar para lograr relaciones de jerarquía, funcionales y de responsabilidad en las distintas áreas.
Estamos departamentalizados por funciones, ya que de esta manera las actividades y/o funciones son desarrolladas de manera eficaz, pero no descartamos poder realizar algun otro tipo de departamentalizacion que nos permita conseguir resultados positivos.
Describiendo las actividades que llevará a cabo cada uno (descripción de puestos).
Realizar una clasificación según cada puesto de trabajo y especialidad.
Establecer autoridad y responsabilidad
Establecer unidades de mando.

Considero que no, ya que cada área está relacionada a otra, existe interrelación con cada uno de los departamentos, unos en menor y otros en mayor magnitud, ya que ellos forman parte de una unidad.
Considero que a pesar de contar con políticas de comunicación interna para transmitir información de interés general tales como los murales, Internet, circulares, memorandos, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc. Hay todavía que mejorar en muchos aspectos comenzando con el departamento de RR.HH, que muchas veces no hacen prevalecer estos medios.
Toda la información que circule dentro de la empresa debe ser entendible, sólida y apoyada con datos verificables, manejamos los siguientes canales de comunicación: los murales, intercomunicadores, teléfonos fijos y móviles, Internet, correo corporativo, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
13. ¿Qué métodos propone usted para poder establecer líneas de comunicación entre los departamentos de una empresa?
14. Según Adam Smith en su principio de la División del Trabajo la productividad se incrementa si el trabajo se divide entre especialistas que cumplan funciones definidas ¿Qué aspectos toma en cuenta usted para ubicar a sus trabajadores en área que les permita ser productivos?
15.- ¿Su empresa monitorea el comportamiento de cada departamento? ¿De que medios se vale para ello?


16. Se entiende que es importante establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos para una correcta organización de los procesos en la empresa y optimizar el uso de los recursos de la organización ¿Qué mecanismos se utilizan en esta empresa para llevar acabo una correcta coordinación de los departamentos o áreas de trabajo?
17. Los clientes son clave principal de toda organización, ya sea por su consumo o servicio, podemos deducir que gracias a ellos la organización existe ¿cree usted que seria una buena opción optar por la departamentalización por clientes?
18. La departamentalización en base a los clientes conlleva a la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de cliente. En la empresa ¿Qué departamentos tienen contacto directo con los clientes, cree que estos departamentos necesitan un especialización distinta?


Comunicación descendente que surge desde los directivos de la empresa y desciende a distintos niveles jerárquicos y estos a su vez entre sí. Con la finalidad de informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa.
Manual del empleado, Publicación institucional, carta al personal, reuniones informativas, entrevista, cartelera, circulares
Comunicación ascendente, que son los mensajes de abajo hacia arriba en la empresa, que permite informar, plantear ideas y sugerencias.
Comunicación Horizontal.- Es la que existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente se da entre pares. En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad y compañerismo.
En el caso del personal administrativo que los grados de estudio sean las adecuadas para el puesto de trabajo, su experiencia, los resultados de las evaluaciones que se les pueda realizar y que tengan habilidades requeridas por el puesto que va desempeñar.

En el caso del área de producción que el personal cuente con estudios secundarios mínimos, que se encuentre en buen estado físico y mental para que pueda realizar sus actividades sin dificultad.

El control o monitoreo se refleja a través de reportes, indicadores de resultados que se manejan para la conservación de nuestros ISO 9001, estos reportes son informados por los jefes de área ya sea a diario, semanal, mensual, etc.
Estos resultados muestran la gestión, situación, e inconvenientes que pueda tener el dpto. en su gestión de trabajo.

Se está implementando en la empresa las reuniones periódicas y más frecuentes entre jefes de los departamentos para las coordinaciones de los pendientes y/o nuevos requerimientos.

En el caso del giro de nuestra empresa, nuestros clientes por lo general son industrias, por lo que nuestro producto no depende de la edad, sexo, religión del cliente, es un producto orientado a industrias, fabricantes, por lo que no sería tan necesario realizar una departamentalización por clientes, tal vez podríamos implementar un servicio especializado por el tipo de línea del producto que ofrecemos.

Los departamentos que tienen contacto con los clientes son Gerencia Comercial, Dpto. de Ventas y el Dpto. Técnico, en definitiva, Gerencia Comercial debe estar capacitado constantemente sobre estrategias de Marketing, Ventas sobre cómo tratar a un cliente y el Dpto. Técnico sobre las nuevas tendencias del mercado y nuevas técnicas para la elaboración de nuestros compuestos.
19. Tenemos como conocimiento que en toda organización hay cambios y/o rotación de personal ¿Cuáles han sido las trayectorias profesionales de sus colaboradores dentro de cada departamento?

20. El control de los departamentos de la empres es importante para verificar que se están llevando a cabo los procesos adecuadamente e identificar las fallas, por ello cada proceso esta supervisado generalmente por jefes, supervisores o coordinadores ¿Qué aspectos se toman en cuenta en esta empresa para asignar autoridades y por ende el nivel jerárquico de la organización?
21. Se sabe que cuando el personal se siente muy identificado con la organización trae buenos resultados ¿Cómo y de que manera compromete a sus colaboradores da cada departamento a que puedan identificarse más con la organización?

22. ¿Cuál cree que es el grado de compromiso y responsabilidad que cada departamento debe asumir? ¿Por qué?

23. ¿Cree usted que su organización se encuentra correctamente departamentalizada? ¿Qué criterios tomaría para realizar mejoras?
24. Si pudiera mejorar algo en la estructura de su empresa ¿Qué departamento seria el primero en realizar alguna mejora? ¿Por qué?

La idea es que roten no por diferentes áreas sino en su misma área para que se especialice en todo lo correspondiente a su rama, pero dentro de nuestra organización se realiza la rotación de personal con colaboradores que consideramos tienen habilidades que puedan usar o explotar en otros dptos. Los principales beneficios que hemos encontrado:

Permite que cada Personal que labora en la empresa, descubra su potencial, habilidades y destrezas que no había desarrollado hasta entonces.
Permite que en cada equipo de trabajo pueda interactuar con nuevos miembros periódicamente.-
Permite que los antiguos miembros de cada equipo de trabajo pueda no solamente desarrollar sus conocimientos, sino además aprender a transmitirlo tanto teórica como en lo práctico, a cada nuevo integrante de su equipo.
Permite que cada persona que tiene que desarrollar a alguien que es novato en su área pueda descubrir en sí mismo, el Líder que lleva dentro.
Permite que cada Líder de grupo pueda ver a mayor escala cómo es el desenvolvimiento de cada empleado en su área, y en la empresa en general, cuando ésta le permite trabajar en otra área en la cual no ha laborado antes.
Permite que todos los miembros de cada equipo tengan igualdad de oportunidades para poder rendir en diferentes áreas, conocer nuevas habilidades, y adquirir nuevos conocimientos.
Para poder delegar autoridad en una empresa debes tener la confianza de que esta persona realmente lo hará bien es por eso que nuestros jefes de área son profesionales que llevan años trabajando con nosotros, los cuales conocen la empresa y su funcionamiento, sin dejar de lado, sus estudios realizados..

Alto nivel de confianza
Años de experiencia laboral
Asignación de responsabilidad
Constante preparación.

Es una verdad total que una persona no se va a comprometer con algo en lo que no cree, algo que no entiende o no sabe cómo hacerlo. Hay que enseñarle. Hay que preguntar si sabe. Si no, no se va a comprometer.
Asimismo, las personas deben saber qué oportunidades de crecimiento tienen: Para comprometerse, la gente debe saber qué hay para él, por qué hago esto, qué significa para mí esta compañía. Cuando una persona no ve futuro en su compañía, es difícil que se comprometa.
Siempre es necesario escuchar las inquietudes de las personas acerca de la empresa, mantener siempre una política de puertas abiertas: hacer juntas para hablar desde cómo está la comida en el comedor, hasta cómo va tal o cual proyecto, esto. hace que nos enteremos de qué problemas existen en otras áreas que afectan al resto.
Resaltar sus logros a través del periódico mural, aumento en las remuneraciones, crecimiento profesional, capacitaciones, realización de actividades de integración.
Si porque en cada puesto de trabajo, contamos con profesionales que conocen las actividades que realizan.
Tendríamos que reforzar el área de RRHH por ser el departamento que controla y supervisa el correcto desempeño del trabajador, teniendo el cuenta el constante crecimiento de la empresa se podria elaborar estrategias de motivacion la cual implicaria una nueva actividad en este departamento.

25. Las capacitaciones para el personal y la promoción de puestos permitiría a los trabajadores un mayor conocimiento de las labores de la empresa e identificarse con la visión, así se evitaría la estrecha labor de un trabajador en La Departamentalización por Funciones. ¿Cómo se maneja este criterio en la empresa?
26. ¿Qué departamento cree usted que destaca más en su organización y que ese ha desarrollado de acuerdo a los criterios estructurales planteados inicialmente? ¿Por qué?

27. Considera usted que los departamentos de una organización pueden aún seguir siendo departamentalizadas? ¿Cómo lograría esto?
28. Si entendemos que Las funciones de una empresa expresadas en sus manuales se dividen en actividades que a su vez dan lugar a tareas que los trabajadores deben cumplir para conseguir los objetivos. Al tratarse de una organización con distintos procesos y planes de trabajo. ¿como minimiza los errores de su organización para lograr un trabajo optimo y eficiente?
30. Nos podría dar un consejo para tomar decisiones correctas al momento de decidir delegar funciones y dividir o crear áreas de trabajo.

29. Cuáles son los documentos o manuales de gestión que maneja su empresa? ¿le da los resultados que se propone la empresa? ¿cuales han sido los principales cambios o arreglos a dichos manuales?
Mantenemos programas de capacitaciones internas y externas para todas las áreas para que de esta manera los trabajadores se sientan también motivados en sus puestos, y no solo son relacionados a su puesto de trabajo, sino que también van relacionados al liderazgo, salud ocupacional, etc.


Varios en realidad, pero considero que el Área de Producción ha venido desarrollándose de la mejor manera conforme a nuestra estructura, ya que a pesar de tener limitaciones de grado académico han sabido aprovechar cada capacitación que se les ha brindado y lo han plasmado en su trabajo del día a día.

El departamento de contabilidad es un departamento de bastante cuidado ya que por ser empresa PRICO, los controles son bastantes rigurosos.
Una organización, que está en constante crecimiento debe adaptarse a los cambios, por lo que surge la necesidad de realizar mejoras, ya sea porque se realizó una mala distribución de funciones o existe la posibilidad de crear un nuevo dpto.
Proporcionar conocimientos donde puedan desarrollar habilidades que puedan modificar actitudes que mejoren su desempeño.
Entrenar al personal transmitiendo conocimientos de sus actividades a realizar.
Adiestrando al personal que debe ser un proceso continuo que permita desarrollar en el colaborador habilidades y destrezas requeridas para desempeñar eficientemente su puesto de trabajo.
Capacitaciones para la especialización de los colaboradores, con el objetivo de que contribuyan a mejorar sus áreas.
Para departamentalizar una empresa lo primero que debemos tener en claro es a que apunta la empresa y cuáles son sus necesidades, después de esto un correcto reclutamiento y selección de personal asegurará el éxito de tu empresa.
El compromiso de realizar sus actividades de forma eficiente y eficaz, que practiquen la cultura organizacional de la empresa, y que estén alineados a contribuir a las metas estratégicas de la organización.

Contamos con el MOF manual de organización de funciones, es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en la organización.
Contamos con RIT reglamento interno de trabajo que  es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegaran a presentar dentro de la empresa.
Reglamento de seguridad y salud en el trabajo.

DINAMICA
Full transcript