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ARCHIVOS EL PENTAGONO LTDA

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by

eduar alexis cortes

on 7 September 2014

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Transcript of ARCHIVOS EL PENTAGONO LTDA

prestar servicios relacionados con archivista y fondos acumulados de grandes medianas y pequeñas empresas en las cuales se ofrece servicio de custodia, indexación, microfilmación, fotocopiado restauración, depuración trascripción, foliación y restauración de documentos y brindamos asesoría teniendo en cuenta parámetros del AGN. por ende somos empresa del sector secundario
ARCHIVOS EL PENTAGONO LTDA
NIVEL OPERATIVO
COORDINADOR GENERAL DE ARCHIVO

SUPERVISOR DE MICROFILMACION

SUPERVISOR DE INDEXACION

SUPERVISOR DE TRASNPORTE

SUPERVISOR DE SISTEMAS Y TRASNCRIPCION

SUPERVISOR RESTAURACION DE FONDOS DOCUMENTALES

SUPERVISOR DE LOGISTICA,CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO
OPERARIOS DE PLANTA

VISION Y MISION DE NUESTRA EMPRESA
brindar servicio a las grandes medianas y pequeñas empresas en cuanto a custodia trasnporte,restauración y digitación de documentos así como trascripción de formato a físico a cuerpo magnético con el fin de adoptar la política de cero papel establecido por decreto presidencial 02 de 2012

para el año 2018 seremos una empresa modelo que continua apoyando la política de cero papel trascribiendo información de forma física a magnética basándonos en los archivos primarios y secundarios asi como las tablas de retención y valoración documental.
ORGANIZACION FUNCIONAL
NIVEL EJECUTIVO

GERENTE
GENERAL

FISCAL SUBGERENTE TESORERIA

SECRETARIA GENERAL

POOL DE ABOGADOS

AUXILIAR DE TESORIA(CONTADOR NOMINA Y PRESTACIONES

COMITÉ ARCHIVISTICO
ASESORIA




MARCO ESTRATEGICO DE NUESTRA EMPRESA
Nuestra empresa se caracteriza por responsabilidad eficacia trabajo en equipo seguridad, confianza, transparencia, rapidez y cumplimiento en cuanto a fondos documentales de cualquier origen a nivel empresarial. También damos asesoría a empresas basándonos en la AGN


TRIANGULO DEL SERVICIO
LIBRETA DE CALIFICACIONES
Nuestros clientes pueden calificar a nuestros empleado por ende nuestros servicios se califican de 1 siendo la nota mas baja a 5 siendo la nota mas alta en cuanto a nuestros servicios tales
 Calidad del servicio
 Atencion al cliente
 La buena mano de obra en cuanto al cuidado y restauracion del documento
 Buen servicio en cuanto a logistica y transporte
 La presentacion personal del empleado de nuestras empresas
 La asesoria que brinda los asesores
CICLO DEL SERVICIO
.n
 INTERNO: a nivel sistemático trabajo conjunto entre dependencias con el fin de facilitar el servicios en cuanto a los diferentes procesos archivísticos teniendo en cuenta la norma
A nivel personal brindando estrategias de capacitación al personal para que asi con el tiempo ascendan basado en los conocimientos adquiridos en nuesrtra empresa, realizando varias actividades lúdicas y vacacionales con el fin de reponer energías después de un arduo trabajo en sus respectivos puestos.

 EXTERNO a nivel sistematico brindar asesoría a nuestros clientes en cuanto a la disposición y manejos asi como capacitación al personal de las empresas que tengan sus archivos tanto de gestión como historico



PROTOCOLO DEL SERVICIO
Nos comunicamos de manera horizontal y vertical por medio de correo corporativo y extensiones telefónicas con el fin de hacer seguimiento a los procesos en cuanto al manejo de los fondos documentales

nivel operativo
operaciones@elpentagono.edu.co
CORDINACION DE OPERACIONES ARCHIVISTCAS
2280425 ext 1014
comunica con todas las dependencias
opcion 1 microfilmacionopcion 2 indexacion opcion 3 trasportes
nivel ejecutivo
usuario@elpentagono.edu.co
extencion 1015

USUARIO INTERNO Y EXTERNO





ESTANDARES DE NUESTRO SERVICIO
nuestra empresa cuenta con personal altamente capacitado provenientes del Sena CGA así como la IMPAHU y la universidad del Quindío los cuales son egresados en técnicos en asistencia de organización de archivos, tecnólogos en gestión documental, y profesionales en ciencias auxiliares de la información documental que están 100 % capacitados en cuanto al manejo de series y subseries documentales
MOMENTOS DE LA VERDAD
 EXITOSOS
La confianza y el respaldo de las empresas al confiar en nuestra compañía para administrar sus archivos luego de darnos a conocer.

cuando el cliente se encuentra satisfecho al darle detalles del paso a paso y el cuidado que se le realizen a sus documentos mediante asesoria

el cliente al verificar el producto se encuentra satisfecho y desea recomendarnos con otras empresas
 CRITICOS

quejas por la demora en cuanto al envio de documentos

por la no recepcion de los documentos atencion

por mala asesoria en alguno de nuestros asesores
TRAZABILIDAD DEL SERVICIO
ASESORIA:se le brinda asesoria al cliente en cuanto al almacenamiento disposicion y todos los procedimientos para sus documentos
ESTUDIO:se le hace estudio a los documentos dependiendo el tipo y su origen con el fin de darles diversos procedimientos que ofrecemos en la empresa
NEGOCIACION:se hace la negociacion con el cliente de acuerdo al procedimiento dado a los fondos documentales de su empresa
ENTREGA DOCUMENTOS: se hace la logistica mediante el inventariado y verificando el volumen de documentos los cuales son trasportados hacia nuestras bodegas para dar respectivo procedimiento
AGENDA DEL 6 AL 18 DE SEPTIEMBRE
6 de septiembre Visita guiada a aprendices del programa de gestión documental del SENA centro de gestión administrativa a nuestra empresa y que esta dirigida por el personal de planta(coordinadores)

7 de septiembre Evaluación a operarios de planta de nuestra empresa por parte de los miembros de AGN coordinado con la junta directiva y junta operativa a nuestros personal

8 de septiembre Capacitación a estudiantes de la facultad de ciencias auxiliares de la información del INPAHU sobre el manejo de la información

9 de septiembre plan piloto de trasnporte y logistica de fondos documentales por via aerea hacia otras ciudades del pais

10 de septiembre vacunacion a operarios de la empresa

11 de septiembre control y inventariado de almacén y de elementos que posee la empresa

13 de septiembre: jornada de entrega de nueva dotacion a personal de planta y junta directiva

14 de septiembre: torneo empresarial de microfutbol por dependencias

15 de septiembre: auditoria de parte del AGN a nuestro personal directivo y operativo

16 de septiembre capacitacion a personal de nuestra empresa sobre reciclaje

17 de septiembre celebracion premios a los mejores empleados de nuestra compañia

18 de septiembre reinicie labores para personal de planta y ejecutiva


ESTRATEGIAS DE NUESTRO SERVICIO
 Brindamos asesoría personalizada a pequeñas medianas y grandes empresas basándonos según ley 594 del AGN y ley 80.

estudiamos junto con el cliente las opciones para la adquisicion de nuestras bodegas en donde se puedan guardar sus archivos teniendo en cuenta el volumen de estos, para luego hacer su respectivo tratamiento

depuración de documentos que pasen por archivos histórico que ya hayan cumplido su ciclo vital, estos documentos ya destruidos y picados mediante proceso son donados a fundaciones que trabajen manualidades con papel.


ETIQUETA Y PROTOCOLO
EN NUESTRA EMPRESA PRACTICAMOS LOS VALORES TALES COMO LA HONESTIDAD ,CUMPLIMIENTO SERIEDAD Y ANTE TODO EL TRABAJO EN EQUIPO
Y TENEMOS NORMAS DE RESPETO Y PRESENTACION PERSONAL Y PRACTICAMOS LAS NORMAS PHVA(planear,hacer,verificar y actuar) a la hora de manipular sus documentos
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
EN NUESTRA EMPRESA SE OFRECE EL SERVICIO DE
DEPURACION
ARMADO DE SERIES DOCUMENTALES
FOLIACION
ASESORIAS
LOGISTICA Y TRASNPORTE
INDEXADO MICROFILMACION
FOTOCOPIADO
CUSTODIA DE SERIES DOCUMENTALES
ESTRATEGIA
PERSONAL
SISTEMAS
PRESENTADO POR
EDUAR ALEXIS CORTES
ASISTENCIA EN ORGANZIACION DE ARCHIVOS
626957
ASESORIA

ESTUDIO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

NEGOCIACION

ENTREGA DE FONDOS DOCUMENTALES PARA CUSTODIA





Nunca dejes que nadie te diga que no puedes hacer algo.siquiera yo, Si tienes un sueño debes protegerlo. Si alguien no puede hacer algo te dirá que tú tampoco puedes. Si quieres algo ve tras ello. Punto.

tomada de la pelicula
he Pursuit of Happyness.(en busca de la felicidad



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