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Reuniones Efectivas de Trabajo

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by

Priscila Contreras

on 21 May 2015

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Transcript of Reuniones Efectivas de Trabajo

Lorenzo Bermea Aguilar
Reuniones Efectivas de Trabajo
Una reunión es la forma mas efectiva de lograr la interacción y el compromiso de una persona hacia una meta determinada
Consideraciones previas para agendar una reunion
Planificar para decidir o resolver un problema
1
2
Definir la reunión como medio de apoyo no de rivalidad
3
Elegir cada miembro como una fuente de recursos
4
Prestar atención a los propósitos de la reunión
5
Hacer que se respete la reunión
6
Enfocarse en resolver el problema
7
Planificar una reunión para obtener resultados
¿Para qué nos reunimos?
Para transmitir y comprender mensajes
Para recabar opiniones y hechos concretos
Para comunicarse con los demas
Para resolver problemas y poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas
Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo
¿Cuándo fracasan las reuniones?
Cuando los objetivos no han sido alcanzados
Los participantes abandonan la reunión con insatisfacción personal
Clima pesado y debates estériles
Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo tocando temas no agendados
Han faltado demasiados participantes o en su defecto los presentes tienen una participacion escasa
¿Cuándo no debemos reunirnos?
Presencia de grupos muy numerosos
Cuando no exista interes en los objetivos presentados por parte de los participantes
Si el problema esta entre una persona y usted mismo
Si no hay información a presentar
Si son temas que pueden ser resueltos por una persona
Cuando haya mal ambiente y tensión entre los participantes
ANTES
¿Qué viene a tu mente cuando escuchas la palabra "JUNTA y/o REUNIÓN"?
Aburrimiento
Apatía
Flojera
Resistencia
Perdida de tiempo
Sueño
Algunas encuestas han encontrado que ejecutivos hoy en día pasan entre el 40 y 50% de su tiempo en reuniones, y que este porcentaje va al alza.
En la opinión de grupos de ejecutivos, hasta el 50% del tiempo que emplean en reuniones es inefectivo o poco productivo, y 25% del tiempo es empleado discutiendo temas irrelevantes.
1. Invierte el tiempo necesario para planear la reunion
2. Evalúa si en verdad es necesario reunirse físicamente
3.Identifica quien debe asistir
4. Identifica claramente el objetivo a lograr en la reunión
5. Identifica tanto el resultado ideal, como el resultado mínimo aceptable para la reunión
6. Define la agenda de puntos a cubrir en la reunión
Objetivo de la reunión
Puntos a discutir o realizar
Tiempo asignado del desarrollo de cada punto
Responsables del desarrollo de cada punto
Fecha, hora y lugar de la reunión
Material requerido para la sesión de trabajo
7. Identifica quién realizará cada rol básico
Director
Facilitador-Moderador
Secretario
8. Distribuye la agenda entre los participantes por lo menos dos días antes
DURANTE
1. Comenzar puntualmente
2. Seguir la agenda durante la reunión
3. Pedir a los participantes que apaguen su teléfono celular al iniciar la reunión
4. Las notas de la reunión solo deben contener los aspectos más importantes discutidos y acordados
5. Firmar de acuerdo en la minuta (todos los participantes)
DESPUES
1. Al final de la reunión, el director debe resumir lo que se ha decidido, los pasos de acción identificados
2. Asegurarse de enviar la minuta de reunión a todos los participantes en las siguientes 48 horas, haciendo énfasis en los pasos a seguir y los responsables de cada acción
Catedrático:
Ing. Victor Revuelta
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