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Reorganiza tu negocio

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by

Görzad Pumarino

on 19 March 2015

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Transcript of Reorganiza tu negocio

Definición de Indicador
FIN
Pasos para adoptar la
GESTIÓN POR PROCESOS

Ejemplo de la
Gestiòn por Procsos

Fundamento
teórico

No todos los procesos pueden ser medidos cuantitativamente, en este sentido la Gestión basada en procesos es flexible y permite medir procesos de forma cualitativa.
Factores para identificación
y selección de procesos.
Es la base para saber que se esta obteniendo, en que extensión se cumplen los resultados deseados y por donde se deben orientar las mejoras.
Reorganiza tu negocio
La gestión basada en procesos conduce a la organización a una serie de actuaciones tales como:
Definir las actividades que componen el proceso.
Identificar la interrelación con otros procesos.
Definir las responsabilidades respecto al proceso.
Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso.
Centrarse en los recursos y métodos que permitirán la mejora del proceso.
Mejora de los procesos en base al seguimiento y medición.
PASO 4
Los datos recopilados del seguimiento y medición de los procesos deben ser analizados con el fin de conocer la evolución de los procesos.
Seguimiento y medición
de procesos
PASO 3
El primer paso es identificar que procesos
deben configurar el sistema, es decir qué
procesos deben aparecer en el mapa de
procesos.
Identificación y secuencia de los procesos. Mapa de Procesos.
sISTEMA DE GESTIÓN
DEFINICIONES
La serie de normas ISO 9000:2000 promueven la adopción de un enfoque basado en procesos para el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia y eficiencia de un sistema de gestión de la calidad, con el fin de alcanzar la satisfacción de las partes interesadas mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Descripción de cada uno de los procesos (diagrama de proceso y ficha de proceso).
Seguimiento y medición.
Mejora de los procesos en base al seguimiento y medición.
Resources
y obtèn mejores resultados
Impartido por:
Görzad Pumarino Domínguez

La GESTIÓN POR PROCESOS permite a las organizaciones identificar indicadores para poder evaluar el rendimiento de las distintas actividades que se llevan a cabo, no solo de forma aislada, sino formando parte de un conjunto estrechamente interrelacionado.
INTRODUCCIÓN
Objetivo:
El participante conocerá cómo identificar indicadores para poder evaluar el rendimiento de las distintas actividades que se llevan a cabo en su empresa o negocio, no sólo de forma aislada, sino formando parte de un conjunto estrechamente relacionado.
RESPONSABILIDADES
Alta dirección
Hacer conocer el presente manual a loa mandos medios y a los empleados de la organización.
Utilizar este manual como guía para la gestión por procesos.
Generar la participación de los mandos medios para la gestión por procesos.
Realizar la evaluación de los procesos por lo menos una vez al mes.
Mandos medios
Utilizar como guía el presente manual para gestionar los procesos propios de cada departamento.
Implantar el sistema de gestión basada en procesos.
Realizar la evaluación de los procesos una vez al mes.
sistema que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, los procesos, las metodologías, los recursos y programas para llevar a cabo la gestión de la organización.
PROCESO
Según la ISO 9000:2000 cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados, puede considerarse como un proceso.
La Gestión Basada en Procesos se puede definir como una sistemática para identificar y documentar los procesos de una organización, aplicando mediciones de su eficiencia y eficacia y estableciendo planes de mejora continua.
GESTIÓN BASADA EN PROCESOS
LOS PROCESOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN
PROCESO
La norma ISO 9000:2000 define un proceso como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entradas en resultados.
Antes de continuar es importante hacer una reflexión y aclarar la diferencia entre proceso y procedimiento.
PROCESO
PROCEDIMIENTO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman entradas en salidas.
Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.
¿Cómo permitirá mejorar
nuestros procesos?
El hecho de considerar actividades agrupadas entre sí, construyendo procesos, permite a las organizaciones centrar su atención sobre áreas de resultados que es importante conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia el conjunto de resultados deseados.
Al ejercer un control continuo de los procesos individuales dentro del mapa de procesos de la empresa, se podrá conocer los resultados que se obtienen de cada uno de los procesos y como los mismos contribuyen al logro de los objetivos de la organización. A raíz del análisis de resultado de los procesos permitirá priorizar las oportunidades de mejora.
Antes de superar este obstáculo, es
importante recordar que los procesos ya
existen dentro de la organización, por lo
tanto habrá que identificar cuáles son los
más significativos, para ello se deben tomar
en cuenta los siguientes factores:
Influencia en la satisfacción del cliente (cliente puede ser interno o externo a la empresa que se alimenta del resultado de un proceso).
Los efectos de la calidad del producto o servicio.
Influencia en factores clave de éxito.
Influencia en los objetivos y estrategias.
Utilización intensiva de recursos.
Riesgos económicos y de la instalación.
Influencia en la visión, misión y estrategia.
Cumplimiento de requisitos legales y reglamentos.
El mapa de procesos esta compuesto
principalmente de tres tipos de procesos
que siguen una secuencia lógica.
Procesos de Planificación o
Gestión de la Organización
(Procesos Estratégicos):
Son aquellos que están vinculados al ámbito de
responsabilidades de la dirección. Incluyen procesos
relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos,
provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Procesos de realización
(Procesos Operativos):
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la organización. Son aquellos procesos que permiten llevar a cabo la producción o la prestación del servicio.
Procesos para la gestión de
recursos
(Procesos de Apoyo):
Aquellos procesos que permiten determinar,
proporcionar y mantener los recursos
necesarios (humanos, de infraestructura
y ambiente de trabajo) necesarios para la
gestión de la empresa.
Procesos de Medición, Análisis
y Mejora (Procesos de Apoyo):
Son los que permiten realizar el aseguramiento
del desempeño de los otros procesos, medir sus resultados, analizarlos y establecer acciones de mejora.
Identificación y secuencia de
los procesos.- Mapa de procesos.
La agrupaciones primarias se pueden entender como “macro-procesos”, que incluyen dentro de ellos a otros procesos de nivel inferior, hasta llegar al grado de “sub-procesos”, los cuales a su vez se dividen en actividades.
Los mapas de proceso excesivamente
detallados pueden contener mucha
información, pero presentar un alto grado
de dificultad para su comprensión, es decir, contener un exceso de información con poco valor o excesivo detalle que dificulte la interpretación.
En el otro extremo, un nivel escaso de despliegue, conduciría a la pérdida de información relevante para la gestión de la organización.
Descripción de los procesos
El mapa de procesos permite identificar los
procesos y conocer su estructura, reflejando
las interacciones entre los mismos, pero no
permite conocer lo que ocurre dentro de
cada proceso y como permiten las
transformaciones de entradas en salidas.
La descripción de un proceso tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que las actividades de dicho proceso se lleven de manera eficaz, al igual que el control del mismo.
En este sentido, se deben describir las actividades y características de cada proceso a través de un diagrama de proceso y una ficha de proceso.
Descripción de las actividades
del proceso – Diagrama de proceso.
Descripción
de las
características del proceso – Ficha
de Proceso.
Seguimiento y
medición de procesos.
2
4
5
La descripción de las actividades de un
proceso deberá llevarse a cabo a través
de un diagrama de proceso, donde se
pueda representar estas actividades de
manera gráfica y escalonada, tal como se
muestra en el siguiente diagrama.
Se realizará, mediante una ficha de proceso, que es un soporte de información que recaba las características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, así como para la gestión del proceso.
El seguimiento y la medición constituyen, la
base para saber que se esta obteniendo, en
que extensión se cumplen los resultados
deseados y por donde se deben orientar las
mejoras.
En este sentido los indicadores permiten
conocer la capacidad y la eficacia del proceso
alineado a su objetivo que persigue.
Asimismo es importante aclarar que no todos
los procesos pueden ser medidos
cuantitativamente, en este sentido la Gestión
basada en procesos es flexible y permite
medir procesos de forma cualitativa.
INDICADOR
Se define como el conjunto de datos que
ayudan a medir objetivamente la evolución
de n proceso o de una actividad. Se debe
identificar, seleccionar y formular
adecuadamente los indicadores o el paquete
de indicadores que servirán para evaluar el
proceso y ejercer la dirección y el control.
Pasos para establecer un indicador
Tenga en cuenta el objetivo del proceso.
Determine los indicadores representativos (del proceso) a medir.
Establezca los resultados que se desea obtener para cada indicador.
Los indicadores permiten conocer la capacidad y la eficacia del proceso alineado a su objetivo que persigue.
Es el conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de n proceso o de una actividad. Se debe identificar, seleccionar y formular adecuadamente los indicadores o el paquete de indicadores que servirán para evaluar el proceso y ejercer la dirección y el control.
Pasos para establecer un indicador.
Tenga en cuenta el objetivo del proceso.
Determine los indicadores representativos (del proceso) a medir.
Establezca los resultados que se desea obtener para cada indicador.
De este análisis se debe obtener información relevante para conocer:
Que procesos no alcanzan resultados planificados.
Donde existen oportunidades de mejora.
ACCIONES CORRECTIVAS
Independientemente si el proceso alcanza los resultados planificados (de no hacerlo se deben identificar las causas y establecer acciones preventivas y correctivas), se deben buscar oportunidades de mejora, lo cual se traduce en un aumento de la capacidad del proceso, es decir un aumento de la eficacia y/o eficiencia del proceso.
PASO 1
PASO 2
Modelo de mapa de procesos
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