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IMPLEMENTACIÓN SISTEMA HEON SALUD COOP

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on 14 November 2013

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IMPLEMENTACIÓN SISTEMA HEON SALUD COOP
Prestaciones Económicas
Permite el control de todo el proceso de pago de licencias de maternidad e incapacidades por enfermedad.

Controla el proceso desde el registro médico hasta la generación automática del desembolso, integrado con el software de ERP. Además permite reducir en tiempo y simplificar el proceso administrativo asociado a estos pagos, integrando validaciones automáticas que le dan la tranquilidad a la EPS de estar realizando los pagos de acuerdo a la normatividad vigente.
IMPLEMENTACIÓN DE HEON A SALUD COOP
La Entidad identificó la necesidad de renovar toda su infraestructura tecnológica con el fin de centralizar la información, unificar procesos y mejorar la atención al cliente
HEON
Health OnLine
Heon Assurance software para la administración de los procesos de Aseguramiento en Salud (Entidades Promotoras de Salud EPS, Empresas de Medicina Prepagada). Cuenta con 3 módulos: aseguramiento de usuarios, prestación de servicios e integración con el área administrativa.

Entre los procesos que administran las soluciones de HEON se encuentran Afiliaciones, Novedades, Traslados entre Aseguradores (EPS), Recaudos, Cartera, Prestaciones Económicas por concepto de incapacidades y licencias de maternidad, Comisiones de asesores, Estados de servicio, Capitación de usuarios, y los procesos que se desprenden de la Compensación con las entidades del Estado
Afiliaciones y Traslados
Manejo integral de la información del afiliado desde el momento mismo de su inscripción en la entidad que permite validar el 100% de las variables tenidas en cuenta en la afiliación, tanto del afiliado cotizante como de cada uno de los miembros de su grupo familiar. El resultado es una afiliación oportuna y con procesos operativos simplificados.
Compensación
Genera los formatos de ley para la presentación de la información, además del cargue de los registros resultado del cruce en el Ministerio de Protección Social. Permite contar con información diaria de avance en el proceso, ofreciendo a la alta gerencia facilidad de reacción oportuna ante estos cambios.
Casos Especiales
Posibilita la atención en línea y la respuesta oportuna a requerimientos del cliente en minutos. Genera información para los sistemas de Data warehouse e Inteligencia de Negocios.
Novedades
Permite hacer el mantenimiento de la información del usuario con más de 35 opciones diferentes que cubren por completo las necesidades de la entidad aseguradora, además de contar con todas las validaciones necesarias para garantizar que la calidad de la información se mantiene y se mejora día a día
Situación del Negocio
DIFICULTADES DEL SISTEMA UTILIZADO
La compañía tenía un sistema que se había construido con herramientas de tercera generación y se desarrolló a medida que el mismo negocio lo exigía, entonces no hubo una planeación estratégica a nivel de tecnología, lo que dio como resultado que la empresa trabajara con diversas plataformas y se generaran procesos diferentes en cada una de las trece regionales del país
• No le permitía disponer de información oportuna
• No era un sistema centralizado
• No permitía obtener información actualizada y en línea.
• Bases de datos independientes

Sistema Antiguo
Pasos de Implementación
Análisis y Diseño de un plan estratégico tecnológico.
Búsqueda del sistema de información adecuado.
Desarrollo del sistema al interior de la empresa.
Búsqueda de alianza con proveedor (Microsoft).
Realización de pruebas en 10 servidores.
Ejecución de mejoras
Implementación.
Capacitación.
ÉXITO
"Uno de los objetivos más relevantes de este proyecto era el diseño de procesos de atención óptimos para cada una de las áreas de nuestra organización, que estuvieran apoyados en herramientas tecnológicas de punta con el fin de minimizar los trámites administrativos, eliminar aquellos que fueran innecesarios, agilizar la prestación de los servicios, evitar desperdicios de tiempo, recursos y papel y contar con herramientas de monitoreo en tiempo real para tomar decisiones de verdadero impacto en la calidad de los servicios. Hoy que la solución informática se ha implantado en su totalidad, podemos afirmar que este objetivo se ha cumplido a cabalidad y que contamos con procesos 100% automatizados que nos permiten medir y retroalimentar cada paso de nuestra operación".
Carlos Palacino
BENEFICIOS
Ofrece información 100% confiable en tiempo real
Aumenta la productividad y eficiencia de la compañía
Garantiza un óptimo desempeño e integración con diferentes plataformas
Proporciona herramientas de administración centralizada
Soporte al proceso de toma de decisiones
mejor gestión del negocio
Contratiempos
Durante el proceso de implementación y de pruebas, se presentaron fallas en los tiempos de respuesta.
Al inicio del proyecto los costos de implementación fueron altos.
Se presento resistencia al cambio por parte de los usuarios.

Factores Claves del Éxito CSF
Tiempo y alcance del proyecto
Costos y presupuesto
Capacitación del personal
Calidad
Satisfacción del usuario
''Se tiene que hacer inversión necesaria en tecnología hardware y software para lograr una buena implementación''
Hernando Duque
Ingeniero de Proyectos
Carlos Rebolledo
Alexandra Rincón
Lina Ruano
Daniela Sepulveda
Camila Valencia
Sistemas De Información
Bibliografía
http://www.heon.com.co/index.php/productos-y-servicios/lineas-de-producto/heon-assurance
Entrevista Inge. Hernando Duque participante de proyecto de implementación HeOn Salud Coop
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