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Conducción de presentaciones orales y escritas

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by

Jorge Perez

on 28 November 2013

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Transcript of Conducción de presentaciones orales y escritas

Introducción
Brindar técnicas para las presentaciones orales y escritas
Estructura de una presentación
Estrategias útiles para una mejor presentación
Implementación de ayudas visuales
Contenido de una presentación oral y escrita

4 Pasos para una presentación
Estrategias de la psicologia para escuchar
La efectividad de un expositor aumenta cuando el mensaje satisface una necesidad y proporcionan un resultado
Comunicación escrita
Conducción de presentaciones orales y escritas
Desarrollo de habilidades gerenciales
Fecha de entrega: 25 de Noviembre del 2013

Pablo Atanacio García Padilla
Jorge Roberto Pérez Villagrán
Juan Pablo Sánchez Aldana
Juan Ignacio Solana Díaz
Eduardo Torres Assad

Planificación
Elaborar una estrategia específica.

Elegir el tema a presentar.
Buscar información y material para ampliar conocimiento.
Tener material de apoyo.
Organizar la información.

Identificar a la audiencia

Según el tamaño
Según el grado de conocimiento
Según la homogeneidad del grupo
Según criterios socio-demográficos
Según el lugar
Comprender el lugar y entorno

Áreas abiertas o cerradas
Lugares públicos o privados
Radio o televisión
Identificar propósitos generales y específicos

Identificar mensaje principal a transmitir
Identificar las posibles preguntas del público
Adaptar el mensaje dependiendo el auditorio

Cuidar el tono de voz
Cuidar el lenguaje oral, corporal y escrito
Hacer pruebas de sonido si es el caso
Satisfacer demandas de la situación

Formales
Romper el hielo
Cuidar palabras
Cuidar vestuario
Informales
Romper el hielo
Hacer empatia
Hacer chistes
Tener interacción

Preparación
Introducción
Es una parte fundamental debido a la disposición del público.

Capturar la atención de la audiencia
Hacer frases que provoquen un impacto
Agradece a la audiencia por escucharte
Mostrar imágenes o gráficos
La introducción no debe abarcar más del 5% del tiempo
Errores comúnes
Pedir disculpas
Hablar rápido
Desarrollo
Variedad vocal
La voz transmite energía
El tono y calidad de voz puede determinar si se recibe o no el mensaje
No leer discursos
Eliminación de muletillas
Cuidar el lenguaje de la jerga
Reemplazar muletillas por pausas
Enriquecer vocabulario
Lenguaje corporal
Mantenerse erguido
Moverse
No exagerar
Limita idea central por diapositiva

Cierre
Ayudará a que los oyentes se centren en el tema principal
Resumir puntos claves
Estrategias útiles
Proponer un desafio para mantener interes
Usar citas y referencias
Preguntas
Mirar a la persona
Reformular pregunta en caso de no entender la pregunta
Si se desconoce una respuesta, expresarlo

Practicar
Estudiar el tiempo que demorara la presentación
Familiarizarse con la estructura de la presentación
Presentar
Mostrar pruebas o vídeos recientes
Ser organizado para aumentar credibilidad
Apoyar la exposición
Oral: Se agregan grabaciones o lecturas
Visual: Mostrar imágenes, esquemas, diapositivas y objetos.
Interacciones: Dinámicas para mantener el interés del grupo.

Consejos
Investigación
Complementar información
Diapositivas
Se aprecian mejor en un ambiente oscuro
Fondos claros para evitar un estado somnoliento
Información
No plasmar mucha información
No leer directamente
Memorizar datos, no un discurso

Si el expositor expresa claramente un mensaje es más fácil de entender para el receptor
No utilizar correo electrónico para evitar comunicación cara a cara
Un mensaje escrito proporciona un registro permanente
Se puede consultar en cualquier momento
Puntos clave de un mensaje
- Situación: Resuma el contenido de la carta subrayando los hechos.

- Consecuencias.

- Resolución: Sugiera una posible solución para la situación planteada.

- Acción: Lo que usted hará o espera que haga la persona a la que le escribe.

- Cortesía.

Planificar
¿Qué? deseo decir/obtener
¿Quién? es el destinatario
¿Cómo? lo voy a transmitir
¿Cuándo? debo enviarlo
¿A dónde? lo voy a enviar
¿Por que? es importante el mensaje

Otras consideraciones
- ¿Deseo una respuesta inmediata?
- ¿Deseo qué piense sobre el mensaje y responda más tarde?
- ¿A cuántas personas deseo que llegue el mensaje? ¿Es el mismo para todos?
- ¿El mensaje debe ser formal o informal?
- ¿Tengo posibilidad de hablar con el receptor o es difícil hacerlo?
- ¿Existen limitaciones físicas en los medios que puedo utilizar?

Redacción
Mensaje claro, sencillo y concreto
Adecuar mensaje al receptor
Tener en cuenta la interpretación
Puede que el receptor no comparta el punto de vista
Establecer que es lo relevante para una buena retroalimentación
Conclusión
Desarrollo de habilidades directivas

5 Reglas fundamentales
1. Formular una estrategia para la audiencia y la ocasión específicas. En esta etapa se desarrollan los objetivos en relación con la audiencia y la situación.

a. Identifique su propósito.

b. Adapte el mensaje a la audiencia específica.

c. Satisfaga las demandas de la situación.

2. Desarrollar una estructura clara. Esta etapa traduce la estrategia general en un contenido específico.

a. Comience con un pronóstico.

b. Elija un patrón de organización adecuado.

c. Utilice transiciones o señales para indicar su progreso.

d. Concluya con un comentario contundente.

3. Sustentar las ideas con ejemplos, ilustraciones y otro material adaptado para la audiencia; esto reforzara las ideas.

a. Elija diversos apoyos.

b. Considere a su audiencia cuando elija el apoyo.

c. Utilice auxiliares visuales como apoyo.

4. Prepara el material para crear un estilo de presentación que enriquezca las ideas. La forma en que se presenten las ideas suele ser tan importante como lo que se presenta.

a. Prepare sus notas.

b. Practique su presentación.

c. Practique utilizando sus auxiliares visuales.

d. Transmita entusiasmo controlado por su tema.

e. Utilice la forma de transmitir su mensaje para enriquecerlo.

f. Desarrolle precisión mecánica en la escritura.

g. Sea preciso al describir los hechos descritos.

h. Redacte mensajes escritos con precisión verbal.

i. Utilice el formato adecuado.

5. Complementar la presentación con respuestas seguras e informadas a las preguntas y los desafíos. El desempeño en una discusión espontánea y de libre flujo o en un intercambio de memorandos debe ser impresionante e informativo como el contenido que se presenta.

a. Prepárese cuidadosamente para enfrentar las preguntas.

b. Responda a las objeciones de manera ordenada.

c. Mantenga el control de la situación.
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