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Untitled Prezi

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on 15 November 2013

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MANTENIMIENTO DEL
ARCHIVO FÍSICO

MATERIAS AMBIENTALES Y SEGURIDAD
Por otra parte también habrá que tener en cuenta algunas condiciones como pueden ser las ambientales y de seguridad que se relacionan tanto con el edificio o sala dedicada a archivar los documentos como así también con los elementos requeridos para montar un archivo de tipo físico, así será necesario reparar en distintos aspectos como:

• Ubicación del archivo en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, etc.
• Ubicación rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada
• Que el archivo no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente
• Cumplir con las normativas contra incendios.

INFRAESTRUCTURA DE ARCHIVO
Aparte del espacio físico para la conservación de los documentos, un archivo requiere de otros elementos entre los cuales se puede mencionar:

1. mobiliario de archivo: mobiliario de archivo metálico, mobiliario de archivo modular, mobiliario de archivo multiuso, mobiliario de archivo plano, etc.
2. Carrítos.
3. Lámparas: lámparas de pie, lámparas de sobremesa.
4. Mesas: mesas de centro, mesas para impresora, mesas de oficina, mesas para ordenador.
5. Protectores de suelo.
6. Sillas: si es de conferencias, sillas de contacto permanente, sillas de espera, etc.
7. carretilla.
8. Cestas de almacenamiento.
9. Formularios de petición y/o entrega de documentos.

RECURSOS MATERIALES
Cuando se habla de archivos físicos, se habla de aquellos archivos que conserva elementos materiales. Estos elementos pueden ser papeles como también otra clase de artículos como filmaciones grabaciones etc. Para llevar la labor de archivo hay que tener en cuenta que será necesario un cuarto un piso un edificio, es decir, un lugar físico que permita almacenar los documentos.

Teniendo en cuenta que la protección y la preservación del patrimonio documento implica, entre otros dos grandes aspectos como son el control físico y su control intelectual.

Por lo tanto debemos procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; mientras que por otra, es preciso contar con instrumentos de consulta idóneos que permitan recuperar de forma rápida oportuna y eficaz dicha información.

En lo que hace referencia a la conservación de documentos propiamente dicha los mayores problemas están vinculados a combatir las condiciones climáticas adversas como el exceso de humedad, las plagas, el deterioro natural del papel, etc.
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