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Planificacion y Control de Proyectos

Gerencia de Proyectos
by

Julian Rivera Botero

on 5 May 2015

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Transcript of Planificacion y Control de Proyectos

Planeación de Proyectos
Conceptos
Planificación y Control
Planeación o Planificación?

A que llamamos
Proyecto!

Planificación de Proyectos

Control

de Proyectos
Objetivos y Alcance
Proveer todas las acciones requeridas para asegurar la terminación oportuna del proyecto, con uso balanceado de los recursos.

Proveer una base para el control del proyecto

Detectar problemas reales y potenciales

Permitir la toma de decisiones (acciones preventivas y correctivas)
Herramientas
La Organización de Proyectos
Los proyectos surgen de las necesidades individuales y colectivas de las personas. Son las personas las que importan, son sus necesidades las que deben ser satisfechas a través de una adecuada asignación de recursos, teniendo en cuenta la realidad social, cultural y política en la que el proyecto pretende desarrollarse.
Gestión del tiempo
Alejandra Castilla Díaz
Daniela Valencia Restrepo
Julian Rivera Botero
Felipe Lazo

Muchas gracias...
Alcance
Fuente: http://it.aut.uah.es/juanra/docencia/GestiondeProyectos/traspas/tema4.pdf
Herramientas de Planificación y Control de Proyectos
Work breakdown structure (WBS)
Diagramas de barras
Metodo del camino crítico (CPM)
Diagrama de precedencia
PERT

El Presupuesto y la Estimación en los Proyectos
Presupuesto
Estimaciones de tiempo, recursos y costos
Métodos de estimación
Fuente: Harvey Taylor, Project Management, Fourth Edition. Pentice Hall
Fuente: Harvey Taylor, Project Management, Fourth Edition. Pentice Hall
Fuente: Harvey Taylor, Project Management, Fourth Edition. Pentice Hall
Fuente: Harvey Taylor, Project Management, Fourth Edition. Pentice Hall
Fuente: Harvey Taylor, Project Management, Fourth Edition. Pentice Hall
Fuente: Harvey Taylor, Project Management, Fourth Edition. Pentice Hall
El Tiempo
Stephen Covey,

….”explica que la administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata de concretar lo que es más importante”.
Otras definiciones...
El tiempo, invisible e irrecuperable... Platón
…..El tiempo, la cuarta dimensión... Einstein
El tiempo, inexplicable materia prima para todo... Arnold Bennett
Hazlo despacio que estoy apurado... Napoleón Bonaparte
El tiempo es un recurso constante y finito... Alex Mackenzie
Gestionar
"Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera."Diccionario de la Real Academia Española
Tiempo
“El período durante el cual una acción o proceso continua”. Diccionario de Webster
Administrarse en el tiempo
Efectividad
Resultado en el
Tiempo
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo
¿Qué es la Gestión del
tiempo del proyecto?
¿Cuales son sus objetivos?
El objetivo fundamental de la Gestión del tiempo del Proyecto "es concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costes y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto".
Acciones a llevar a cabo para alcanzar los objetivos planteados
Definir claramente el objetivo del proyecto (Poner los pies en la tierra; la naturaleza del proyecto debe ser real, sustentable).
Determinar que tareas se requieren para llevarlo a cabo.
Determinar el calendario de trabajo (debe tener un programa de actividades o plan de trabajo).
Fijar las duraciones de las distintas actividades, así como hitos importantes.
Planificar la realización de las tareas.
Asignar recursos a dichas tareas.
Estudiar las relaciones entre tareas y resolver conflictos entre recursos.
Establecer los costes de las tareas.
Seguir la obra en curso y compararla con el plan.
Seguir los costes y compararlos con el presupuesto.
Prever, analizar y llevar acabo las acciones correctoras debidas.
Dotarnos de la estructura adecuada al proyecto y al equipo (DET).
Hacer participe al equipo en la programación y en la resolución de los problemas.
Buena calidad de los informes sobre el estado y el avance del proyecto.
Matriz de la
Administración
del tiempo
URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
NO
IMPORTANTE
Crisis
Problemas apremiantes
Actividad en retraso
Prevención
Construir relaciones
Reconocer oportunidades
Planificación, recreación
Interrupciones
Llamadas
Reunionitis aguda
Ciertos informes
Asuntos inmediatos
Trivialidades
Ciertos correos
Algunas llamadas
Pérdidas de tiempo
Actividades agradables (crucigramas, juegos del computador)
Chatear
Enviar cadenas.
Procesos de la Gestión del tiempo del proyecto
Definición actividades
Secuencia de actividades
Herramientas
Método del diagrama de precedencia (PDM)
Método de
diagramación con flechas (ADM)
Método de
diagramación condicional
Patrones de red
Método del diagrama de procedencia (PDM)
Método del diagrama de flechas (ADM)
Método de diagramación condicional
Patrones de red
Finalización a comienzo
Finalización a finalización
Comienzo a comienzo
Comienzo a finalización
Utiliza únicamente dependencias finalización a comienzo y puede requerir el uso de actividades ficticias para poder definir todas las relaciones lógicas de manera correcta
GERT: técnica de evaluación y repaso gráfica (Graphical Evaluation and Review Techique)
Modelos de Sistemas Dinámicos permiten el uso de actividades no secuenciales como loops o ramales condicionales
Ejemplos:
Un ensayo que se debe repetir más de una vez
una actualización de diseño que solo se necesita si la inspección detecta errores
Son especialmente útiles cuando un proyecto incluye varios componentes idénticos o muy parecidos

Ejemplo:
Pisos en un edificio muy alto
Pruebas clínicas en un proyecto de investigación farmacéutica
Módulos de programa en un proyecto de programas de computo
La fase de arranque de un programa de desarrollo
Estimación de la duración de las actividades
Desarrollo de la programación
Desarrollo de la
programación
Restricciones.
Calendarios
Suposiciones

Holguras y tiempos de espera
Descripción
del pool de recursos
Estimación de
la duración de las actividades
Diagrama
de red del proyecto
Entradas
El diagrama deberá estar acompañado de una descripción que resuma y describa la lógica usada para las secuencias de las actividades
Un diagrama PERT es un tipo de diagrama de red proyectos que se usa muy poco hoy en día.
Requerimientos de recurso
La duración de la mayoría de las actividades se verá influenciada significativamente por los recursos asignada a ella
Son evaluaciones cuantitativas de la salida del proceso anterior
El conocimiento de que recursos estarán disponibles en que tiempos y en que patrones es necesario para el desarrollo de la programación
La programación final del mismo proyecto sin embargo, debe identificar que consultores específicos estarán disponibles
Los calendarios de proyecto y de recursos identifican períodos de tiempo donde es permitido trabajar. Los calendarios de proyecto afectan a todos los recursos
Los calendarios de recursos afectan a un recurso o categoría de recurso en particular
Fechas impuestas. La entrega de ciertos productos en una fecha específica puede ser requerida por un patrocinador del proyecto, el cliente del proyecto, u otros factores externos
Eventos claves o hitos de importancia: Una vez programados, estas fechas se vuelven formales, y muchas veces sólo se pueden cambiar con gran dificultad.
Herramientas
Análisis
matemático
Compresión
de duraciones
Simulaciones
Heurísticas de
nivelación de recursos
Software de
administración de proyectos
Método de la Ruta Crítica (CPM)
Método de Evaluación y Revisión Gráfica (GERT)
Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT)
Es un caso especial de análisis matemático que busca maneras de acortar la duración del proyecto sin cambiar el alcance de este. Incluye técnicas como:
Explosión (Crashing): el canje entre los costos y la programación
Paso veloz (Fast Tracking): es realizar actividades en paralelo que normalmente se ejecutarían en secuencia
Análisis matemático
Comprensión de duraciones
Simulaciones
Heurísticas de nivelación de recursos
Software de administración de proyectos
La simulación involucra calcular múltiples duraciones con diferentes juegos de suposiciones.

Análisis de Monte Carlo es la más común
Esta técnica es a veces llamada el "método basado en recursos"

"asignar recursos críticos escasos a actividades de la ruta critica primero"
Estos productos automatizan él cálculo del análisis matemático y de la nivelación de recursos
Programación
del proyecto
Detalle de soporte
Actualizaciones a los
requerimientos de recursos
Plan de manejo
de la programación
Salidas
La programación del proyecto incluye al menos fechas de inicio y de terminación planeadas para cada detalle de actividad y puede ser presentado en los siguientes formatos:
Diagramas de red de proyecto
Gráficas de barras (Gant)
Gráficas de hitos o mojones
Diagramas de red de proyectos en escalas de tiempo
El detalle de soporte para la programación del proyecto incluye al menos documentación de todas las restricciones y suposiciones identificadas
Define como se manejaran los cambios a la programación. Puede ser formal o informal. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto.
Las nivelaciones de recursos y actualizaciones a la lista de actividades pueden tener un efecto significativo sobre las estimaciones preliminares de los requerimientos de recursos.
Control de la programación
Organización funcional
Organización pura por proyecto
Organización Matricial
Tipos de Organización
TIPOS PROYECTOS
Un Proyecto esta formado por 4 estudios principales
Etapas de un proyecto
Proyecto de inversión privado
Proyecto de inversión pública o social.
Mercado
Técnico
Financiero
Organización
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