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Organización de Eventos en la Hostelería

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Carmen Yolanda Farrera

on 18 October 2013

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Taller Práctico 1. Organización de actos habituales Evento Pre - evento Organización de Eventos Post Evento ESTRUCTURA GENERAL ¿Que es un Evento? Un acto programado, unas actividades diseñadas para un fin El evento es comunicación directa entre el cliente, externo e interno, y la marca. Un evento tiene que ser planificado, organizado, gestionado y diseñado. Siempre debe ser concebido como un proceso. Los eventos solo tienen sentido si aportan algún tipo de experiencias a los diferentes públicos objetivos. Actualmente podemos hablar de Actos en el mundo Oficial y de Eventos en el mundo No Oficial. La expresión Acto se utiliza para referirnos genéricamente a ese hecho Protocolario en el ámbito Oficial y/o Empresarial y Evento cuando se centra en sectores más próximos al Deporte, Cultura, Académico, Empresarial, Social, etc.,...

Evento y Acto están en el mismo plano y se utilizan indistintamente. En el vocabulario empresarial gusta más la cita Gestión de Eventos que Protocolo de Actos Tipos de Eventos Eventos de empresa y eventos corporativos Este grupo de eventos hace referencia a todos los eventos que se desarrollan con objetivos empresariales, incluyendo los de dirección, los corporativos, los de comunicaciones, los de entrenamiento, los de incentivos, los de personal y relaciones entre los empleados, los de relaciones con los clientes. Eventos con causa y de recaudación de fondos Eventos participativos o eventos en los que se observa un espectáculo deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas. Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de conseguir ingresos, apoyo y/o sensibilización. Ferias y Exposiciones de Productos Eventos cuyo objetivo es reunir a compradores y vendedores y a personas interesadas en ver y comprar. Espectáculos y eventos de ocio Son eventos de exhibición o de actuación periódicos o únicos en los que se puede pagar la entrada o ser gratuitos, creados con un objetivo de entretener. Festivales Son considerados como celebraciones culturales creadas por y para un público determinado. Eventos de la Administración Central y/o Local Se incluye en este apartado cualquier evento promovido o creado por partidos políticos, comunidades, o entidades de la administración. Eventos de Imagen de Marca Se consideran los eventos cuyo alcance y significado está relacionado con la imagen y el reconocimiento del promotor, a nivel nacional o internacional. Eventos de Marketing Eventos orientados a la estrategia de comercialización, que facilitan las relaciones entre compradores y vendedores, eventos para apoyar a los productos o servicios. Todos aquellos eventos que puedan estar al servicio de objetivos de comunicaciones de marketing de una empresa. Reuniones o Convenciones Eventos en los que se reúnen personas con propósito de intercambio de información, debate o discusión, formación y/o relaciones de equipo. Eventos Sociales Hacen referencia a eventos privados, sólo por invitación, para celebrar o conmemorar un acontecimiento cultural, religioso, de la comunidad, empresarial o social. Eventos Deportivos Eventos Sociales Podemos englobar los tipos anteriormente citados y los más frecuentes en un hotel en eventos sociales o informales y en Institucionales o formales. Bodas Comuniones Bautizos Cumpleaños Despedidas Aniversarios Etc. Institucionales: Seminario o Congreso
Reunión de equipo
Lanzamiento de un nuevo producto
Inauguración
Exposiciones
Eventos promocionales
Visita de clientes
Networking
Capacitaciones
Presentación a los medios de un producto o marca
Relanzamiento de la marca
Fiestas corporativas, galas y celebraciones.
Etc. Qué es la organización de eventos? La Organización de eventos es el proceso por el cual un evento es planificado, preparado y producido La organización de un acto pasa por varias fases, dependiendo del tipo de acto, su magnitud, su complejidad y la cantidad y tipos de invitados Fases de Organización Tanteo Información Recopilación Discusión Técnica Anteproyecto Proyecto y Programación Taquilla Comunicación Int. - Ext. Ensayos Ejecución Organización Valoración Valoración si se hace el acto o no, dónde y cómo Confirmación de que se hará, contrastar experiencias. Análisis de los resultados, errores y aciertos - Informe Compendio y selección de material e información. Elaboración de documento con información recopilada. Discusión de anteproyecto. Programa, surge del anteproyecto aprobado. Llevar a cabo el programa aprobado. Organización de invitaciones, listados, envíos, etc. Entrega de guión a participantes. Ensayo general en escenario la víspera. Realización del evento o acto. No todas estas fases son necesarias Aunque cada tipo de evento tiene características propias que lo distinguen de todos los demás Cómo se organiza un evento Todo Evento tienen un Planteamiento Inicial, un Proceso y un final Un Evento es como una persona, ¡Hay que vestirlo! Pre- Evento Post - Evento Evento Solicitud de la Organización del Evento.
Creación de Pliegos de Condiciones Generales.
Reglamentos y Normativas. Bases Legales: Coordinador (figura física).
Comité de Honor.
Comité Organizador.
Comité Ejecutivo.
Comité Técnico. Creación de los Comités: Cuantificables.
Controlables.
Realistas.
Compresibles.
Coherentes.
No Excesivos. Creación del Presupuesto: Origen: La institución que la otorgue, (CC.AA., Diputación, Provincial,...
Naturaleza: Dinero, equipamiento, disposición de personal, material, préstamo, etc. Subvenciones y Colaboraciones, (Si las hubiese). Definir muy claramente qué tipo de acto se quiere realizar A quién va dirigido o público objetivo Qué objetivo se quiere conseguir Qué fecha sería la idónea Antes del desarrollo de todo este proceso debemos tener claro una serie de aspectos básicos Elaboración de un plan estratégico con todos los pasos a seguir; (Esquema, Manual, Directrices, Programa,...). Duración, estilo y contenido Respecto a su estilo, hay que definir si se trata de un evento: Formal o informal
De gran envergadura o micro evento
En un espacio abierto o cerrado
Según la situación geográfica: en la ciudad o en el campo
Según la temática: social, deportivo, popular, religioso, cultural, empresarial...
Etc. Se hace una primera aproximación de la organización, se presupuesta y se justifica debidamente.
El presupuesto debe ser lo más fiel posible a la realidad.
Debe incluir una lista de gastos previstos e imprevistos, fuentes de ingresos y el beneficio esperado, si es el caso.
Se basará en estadísticas de experiencias anteriores.
Algunos items a valorar son los que corresponden a los recursos humanos, técnicos (materiales y equipos) y de instalaciones requeridos. Identidad Corporativa del Evento Uno de los pasos importante.
Una vez que hayamos dado nombre al mismo.
Crear una imagen que identifique al Evento.
Si son Eventos de reiteración temporal, conservar la misma imagen e ir añadiendo un número de Celebración ( 1er. congreso, 2do. Congreso, …).
Es importante conservar la imagen cuando se celebran periódicamente para darle fuerza e historia al Evento.
Esta imagen la utilizaremos al confeccionar todo el material gráfico necesario para su promoción. Controlar factores que pueden hacer fracasar el evento: Verificar si hay otro similar en el mismo período y con los mismos asistentes. Valorar los distintos días de la semana, mayor o menor disponibilidad. Comprobar si hay días festivos cercanos a la fecha del evento. En la fecha escogida, efectuar las reservas pertinentes y necesarias.
Fijar fechas alternativas, por lo menos al principio de la organización. Lugar de celebración Realizar una selección de lugares potenciales, subrayando ventajas y desventajas de cada uno. Realizar (si es posible) una visita de inspección. Tener en cuenta: tamaño del sitio, localización, accesibilidad, instalaciones para la realización de actividades, pernoctaciones, etc. Características: Adecuación en función de la naturaleza del evento y público destinatario. Dimensiones en función de número de asistentes y actividades previstas. Aspectos técnicos, de acuerdo a las necesidades (métodos audiovisuales, nuevas tecnologías, iluminación, equipamiento, etc.) Contar con equipos de recambio o técnico que pueda repararlo. Es necesario considerar varios emplazamientos alternativos. LA PROGRAMACIÓN Sale de la Planificación inicial, en esta se detallan una a una las actividades a realizar durante el evento. Una vez que todas las actividades están planificadas, se realiza un Timing general o cronograma. Timing Se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas acción-tiempo o valoración del tiempo que se va a emplear para cada actividad propuesta, el tiempo libre y se añade un margen de seguridad. Organización técnica Se establecen los principales puntos a resolver para organizar el evento LISTADO DE NECESIDADES Va en función del contenido del evento y sale de la planificación inicial. Valorar que recursos se necesitan, de cuales se disponen y cuales se deben adquirir. - Personal - Limpieza - Adaptaciones para asistentes - Azafatas - Ornamentación - Rueda de prensa - Muebles - Regalos
- Invitaciones - Hoteles- Secretario/a - Notas de prensa
- Traductores - Fotografía - Carteles, trípticos - Señalización
- Vídeo - Autoridades - Iluminación - Audiovisuales
- Documentación - Mantenimiento - Transporte - Cátering
- Megafonía - Chóferes - Camareros/as - Identificaciones
- Imprenta - Comunicación/prensa - Materiales varios
- Publicidad en radio/TV/prensa escrita - Arreglos florales
- Otros Entre las necesidades más habituales se pueden encontrar: Organigrama PERSONAL Una vez dispuesto el equipo humano, se definen sus funciones según su experiencia, responsabilidad y autoridad. Azafatos/as, guías oficiales, acompañantes, recepcionistas, técnicos/as, intérpretes o servicios afines, personal de seguridad y médico, decoradores y otros. Calcular el número necesario y si se va a utilizar personal propio o ajeno. RESTAURACIÓN Tener en cuenta su tipo (brunch, coffee break, comida buffet, desayuno, cenas, etc.), el momento, lugar donde servirlas, el tiempo que durará y las excepciones Alojamientos
Distribución de mensajes y material: invitaciones, programas, material escrito, mailing específico, medios de comunicación (prensa, cuñas radiofónicas, etc.).Servicio de transporte
Seguridad: medidas de seguridad específicas para materiales y personalidades.
Seguros: valorar los riesgos potenciales y el tipo de cobertura a necesitar.
Instalaciones adicionales y complementarias
Etc. Otros Ejecución del hecho que lo motiva. Recibimiento de los invitados Parlamento del anfitrión e Invitado de Honor Ordenación de los asistentes Explicación de los objetivos Despedida Encuentro entre Anfitrión e Invitados (aperitivo, comida, cóctel, buffet, branch, etc,...) Recepción
Traslados
Alojamiento
Registro de los Participantes
Cóctel de Bienvenida Cóctel Congreso Convención Aperitivo Recepción Alojamiento Registro de los Participantes Cóctel de Bienvenida Recepción en aeropuerto Recepción en la puerta Recepción a pie de calle EVALUACIÓN Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió Un evento no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato Llega el momento de evaluar todas las áreas y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos. Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos, y funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o mayor magnitud. MEMORIA y CUENTAS Es la recopilación y archivo de la información pertinente al Evento por parte de las comisiones. En él se recogen y detallan aspectos como: la historia, resumen, programa, ponencias y conclusiones, entre otras. Se guardan en forma ordenada para facilitar futuras consultas. Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité Organizador. Es un Informe general del Evento. CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS Cumplir con los convenios y acuerdos que se realizaron a favor del éxito del evento. Es importante para la credibilidad y responsabilidad del grupo organizador. AGRADECIMIENTOS Envíos de cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinantes, ponentes, etc.) Prof. Carmen Yolanda Farrera Evento - Acto Máster en Protocolo, Organización de Eventos y Relaciones Institucionales
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