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Organización

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by

Carlos Martínez

on 28 October 2013

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Transcript of Organización

Notes
Ideas
Ideas
Ideas
Organización
Los Sistemas de Organización
Organigramas o Graficas de Organización
Concepto
Es la gráfica que muestra la organización interna de la organización formal de la organización.
Gracias por su Atención
Organización
La organización es un grupo de personas con una meta común, unidos por un conjunto de relaciones de responsabilidad-autoridad.
Una de las responsabilidades de la administración es organizar los recursos de la empresa disponibles para realizar operaciones efectivas,

El proceso de organizar es básico para todos los tipos de empresas. Una vez formulados los objetivos y planes, la administración debe crear una manera ordenada de reunir recursos físicos y humanos efectivos para alcanzar las metas de la empresa.
Conceptos
Koontz-O'Donnell: La Organización consiste en la identificación y clasificación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
Munch: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Organizar es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamaño y giro de la empresa, el trabajo, la departamentalización, la autoridad-responsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes definidos.
Importancia de la Organización
Define la estructura correcta de las empresas.
Determina los niveles jerárquicos indicados para el funcionamiento eficiente de sus integrantes.
Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalización.
Es un medio para lograr lo planeado.
Coordina la división del trabajo para que se de un orden.
Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases confiables.
Principios de la Organización
Especialización
Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada persona, es decir, tomando como base su perfil.
Unidad de Mando
Para cada función, actividad o trabajo habrá un solo jefe a quien se deberán reportar los resultados.
Jerarquía
Es importante definir el nivel jerárquico de autoridad para que de ahí se desprendan las ordenes necesarias para lograr los planes, de esta forma, la autoridad y la responsabilidad deben de seguir una linea clara desde el mas alto nivel ejecutivo hasta el nivel operativo.
Del Objetivo
Todas las funciones y actividades de la organización deben relacionarse sinérgicamente con los objetivos y propósitos del grupo social.
Paridad de autoridad y responsabilidad
A toda autoridad le corresponde una responsabilidad para que se cumpla la misma. No es correcto hacer responsable a las personas por determinada función si no se le confía la autoridad necesaria para llevarla a cabo.
Difusión
Este principio nos dice que se debe aplicar en forma escrita las obligaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad.
Amplitud o tramo de control
El tramo de control funcionara correctamente cuando además de integrar el curso humano a la empresa, debe de adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo según sea el caso y realizando esto se tendrá la certeza de que los colaboradores cumplirán en forma correcta su responsabilidad.
De la coordinación
La coordinación de las partes de una organización debe estar equilibrada en su departamentalización de sus recursos para cumplir con los objetivos.
Tipos, etapas o procesos de la organización
La organización trae como resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que integra todas la funciones de acuerdo con el modelo elegido por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo logíco y relación armónica. Los lineamientos generales de la organización de una empresa les sugiere esa estructura, ubicando el marco dentro del cual las personas pueden trabajar motivadas y en forma efectiva.
Organizaciónes Formales e Informales
Organización Formal
En la organización formal generalmente se presenta en cartas de organización u organigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se presenta la estructura autorizada de la empresa, también son parte los "manuales de la organización".
Henry Fayol
Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento, materias, herramientas, capital y personal.
H. Koontz y C. O'Donell
La organización se considera aquí como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidad encaminadas a lograr una coordinación estructural, tanto vertical como horizontal, entre los cargos a quienes se han asignado tareas especializadas para la consecución de los objetivos de la empresa
Money y Riley
Organización, en el sentido formal, significa orden y corolario, un procedimiento ordenado y organizado.
Organización Informal
La organización informal se puede definir como redes de alianzas o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.
En todas las empresas, las organizaciones informales definen sus propias reglas y tradiciones, que nunca se definen por escrito porque se cumplen habitualmente.
Este tipo de organización cuenta con sus objetivos, que pueden estar en contra de los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. La organización informal es lo que resulta de las relaciones individuales colectivas de los individuos ante la organización formal.
Es frecuente que una organización este integrada por pequeñps grupos formadas por amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos y otras.
La Organización informal se pueden observar en cinco niveles diferentes:
1. La organización informal total, considera como un sistema de grupos relacionados entre si.
2. La organización informal constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún asunto particular de la política de la empresa (personal eventual).
3. Grupos informales creados en la similitud de labores y que tienen una relación generalmente intima, por ejemplo, las camarillas o palomillas.
4. Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionadas intimamente y miembros a su vez de palomillas y camarillas.
5. Individuos aislados que es muy raro participen en actividades sociales.
Las fases que integran la organización de una empresa son:

FASES DE LA ORGANIZACIÒN
Divición de Trabajo
La división de trabajo es repartir y limitar las actividades en forma vertical y horizontal, con el propósito de realiza una función con efectividad.
Se sustenta en la fijación de las líneas de autoridad y establece los niveles que integran la estructura organizacional vertical, facilitando también el sentido de la comunicación.

División de trabajo vertical
Se fundamenta en la especialización; de esta forma se puede generar mas trabajo con el mismo esfuerzo al elevar la efectividad.

División de trabajo horizontal
Departamentalización
Es la separación y agrupamiento de las funciones y operaciones en aéreas especificas. Contempla actividades de grupo en unidades de trabajo sinérgicas.

Tipos de Departamentalización
Funcional
Por productos
Geográfica o por territorio
Por clientes
Por procesos o equipo
Otros

Departamentalización Funcional
Se utiliza cuando las unidades de la organización se forman por la naturaleza del trabajo.
Por ejemplo.
En las empresas industriales tienen 4 funciones básicas: mercadotecnia, finanzas, operaciones y recursos humanos.

Departamentalización por Productos
También llamados de servicios se realiza con base en un producto o grupo de productos que se relacionan entre si.
Por ejemplo.
Empresa del giro alimenticio, el area de produccion seria: frutas legumbres, chiles.

Dep. Geografica o por Territorio
Es mas probable que se aplique en organizaciones que tienen operaciones u oficinas dispersas y autónomas físicamente.
Por ejemplo.
Una empresa que realiza ventas a nivel Nacional, su división seria: zona norte, zona sur, zona oriente, zona poniente

Departamentalización por Clientes
Se basa en la división por clientes servidos. Pro lo general esta se utiliza en empresas comerciales.
Por ejemplo.
En una empresa que se dedica a comercializar prendas determinadas de ropa, su división seria: venta de ropa, damas, caballeros, junior, niños, bebes.

Dep. por Proceso o por Equipo
Se utiliza para fabricar un producto , es la base para creas una división departamental agrupándose las actividades según corresponda.
Por ejemplo.
El proceso de producción de una empresa metalmecánica seria: diseño de modelos, moldes, fundición, cortado, etc.

Otros tipos de Departamentalización
Por tiempo
Ejemplo: Las organizaciones que trabajas la 24 horas del día se pueden departamentalizar de acuerdo al turno.
Matricial o por proyectos
Ejemplo: Se ha utilizado en años recientes en particular en industrias aeroespaciales como la NASA.
Por numero simples
Ejemplo: Se practica cuando el elemento mas importante para el éxito es el numero de trabajadores.
Jerarquización
Es la ubicación de las funciones de una empresa tomando como base el orden de rango, grado, nivel o importancia.
Descripción de Funciones y Obligaciones
Una vez determinados y establecidos los niveles jerárquicos y la departamentalización, es básico describir las funciones y obligaciones del trabajo a desarrollar en cada una de las unidades o puestos de toda la estructura de la empresa.
Coordinación
Las fases de la organización, división del trabajo, jerarquización, departamentalización y descripción de funciones y obligaciones deben sincronizarse, es decir, los recursos y los esfuerzos de la empresa que son fortalezas deben trabajar unidos, en armonía y oportunamente para que se alcance el desarrollo, progreso, mejora continua de la organización.

Ventajas:
Es claro y sencillo
Útil en pequeñas empresas
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad
Mayor facilidad en la toma de decisiones y ejecución
La disciplina en fácil de mantener

Desventajas:
Se carece de la especialización
No hay flexibilidad para expansiones
Es difícil capacitar a un jefe para supervisar todo los aspectos que debe coordinar
Se propicia la arbitrariedad del jefe


LINEAL O MILITAR
- La toma de decisiones se concentra en una solo persona, esta toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad total del mando

LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION

Ventajas:
Mayor especialización
Separación trabajo manual e intelectual
Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona
La división del trabajo es planeada
Disminuye la presión sobre un solo jefe

Desventajas:
La no clara deficinición de la autoridad da lugar a problemas entre los jefes
Dificultad de localizar y fijar responsabilidades
Contradicción en las órdenes
Se viola en principio de unidad de mando, generando confusión

Funcional o de Taylor
Propuso que el trabajo del supervisor se dividiera en ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que estos ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo.
Trata en como dividir el trabajo y tomar en cuenta la especialización, con el fin de reducir el número de funciones.

Lineo - Funcional
Combina la lineal con la funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas
Conserva:
De la lineal, la autoridad y responsabilidad de un solo jefe para cada función (cadena de mando)
De la funcional, la especialización de cada actividad en una función
Deben respetarse los canales de comunicación

Ventajas:
Logra que los conocimientos de los expertos influyan sobre la manera de resolver problemas de dirección
Hace realidad el principio de responsabilidad y autoridad indivisible y permite especialización

Desventajas:
Puede producir confusión, si no se delimitan responsabilidades por medio de cuadros y manuales
Pueden darse conflictos con los departamentos de la organización lineal
Puede no ser eficaz por falta de autoridad o por falta de respaldo en aplicación de instrucciones

Staff
Surge por necesidad de la grandes empresas y del desarrollo de la tecnología.
Da origen al requerimiento de ayuda en el manejo de detalles
Necesita de especialistas y asesores
Cuenta con autoridad lineal para la toma de decisiones

Ventajas:
Las decisiones son más objetivas, representan varios criterios
Se comparte responsabilidad entre los componentes
Facilita que las ideas se fundamenten y se critiquen
Se aprovechan muchos conocimientos

Desventajas:
Las decisiones pueden ser lentas
Es complicada su disolución
Lo pueden usar los ejecutivos para que la responsabilidad recaiga en el comité

Por comités
Consiste en asignar los diversos asuntos de la administración a un cuerpo de personas que se reúne y se responsabiliza para discutir y tomar decisiones
Existen cuatro tipos:
Directivo: Representa a los accionistas. Delibera y toman decisiones
Ejecutivo: Lo nombra el directivo para que dirija los acuerdos
De vigilancia: Formado por personal de confianza. Su función es inspeccionar las labores de los empleados
Consultivo: Compuesto por especialistas que emiten dictámenes sobre problemas

Existe la organización matricial, también conocida como de parrilla, de proyecto o producto. Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones.
La estructura organizacional es el marco para realizar la relaciones formales de responsabilidad, autoridad y de asumir responsabilidades.
Relación entre el ambiente y la tecnología empleada
Enfoque de contingencias, indica que numerosas fuerzas dinámicas afectan la estructura.


Indicadores clave

Nos muestran:
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados trabajadores entre otros.
• Las relaciones que existen entre cada puesto de la empresa en cada departamento o sección misma.
Ventajas
• Muestran quien depende de quien.
• Revela los puntos débiles y fuertes.
• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas
• Sirve como historia, instrumento de enseñanza y medio de información de la empresa.
• Guía la expansión de la empresa.
• Es útil en todo tamaño de empresa.
• Es base para que se den a conocer los objetivos de la empresa.

Desventajas
• No muestran más que relaciones formales
• Imponen rigidez innecesaria.
• Suelen volverse obsoletos en poco tiempo en empresas en crecimiento.
• Indican en ocasiones relaciones inexistentes en la realidad.
• No muestran la región de la elación informal

Contenido
• Títulos de información condensada de las actividades.
• Nombre del ejecutivo que realizo el organigrama.
• Fecha de formulación.
• Aprobación por la alta dirección de la empresa.
• Leyenda (simbología adecuada).

Tipos de Organigrama
Por sus Objetivos
• Estructurales.
• Funcionales.
• Especiales.
Por su área o ámbito
• Generales o maestros.
• Departamentales o suplementarios.
Métodos de recolección de datos.
Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser.
• De política
• Departamentales
• De bienvenida
• De organización
• Procedimientos
• De contenido múltiple
• De técnicas
• De puesto

Diagramas de Flujo
Permiten…
• Mejorar las operaciones combinando procesos.
• Una mayos simplificación del trabajo
• Eliminan demoras
• Una mejor distribución de la empresa y sus procesas
• Determinan la posibilidad de hacer una combinación de la secuencia de las operaciones.

Funciones o carta de distribución del trabajo
Ventajas
• Definen la naturaleza del trabajo
• Elimina la duplicidad del trabajo
• Normaliza y estandariza procedimientos
• Distribuye y estandariza procedimientos
• Distribuye cargas de trabajo
• Especifica funciones evitando fugas de responsabilidad

Indicadores Clave
• División del trabajo.
• Jerarquización.
• Departamentalización.
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