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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES

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by

Johana Toro

on 28 March 2014

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Transcript of NORMA TÉCNICA COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS COMERCIALES
CONCEPTOS GENERALES
ACRÓNIMO:
abreviatura de letras iniciales y no iniciales de una razón social.
ANEXO:
documento o elemento que acompaña a la carta.
APÓSTROFO:
signo ortográfico (') que se utiliza para separar las cifras en dinero que indican millón.
ASUNTO:
síntesis del contenido de la carta.
COPIA:
fiel reproducción de un documento.

DATOS DEL REMITENTE:
datos de quien envía la comunicación.

DESPEDIDA:
palabra o frase de cortesía.
DESTINATARIO:
persona a quien va dirigida la comunicación.
ENCABEZADO:
línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
ESPACIO:
distancia horizontal de escritura.
ESTILO:
orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
FECHA:
lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
LÍNEAS ESPECIALES:
líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.
LOGOTIPO:
símbolo que identifica a una empresa.
CARTA COMERCIAL
circular
¿Qué es?

Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

Clasificación:

Modelo 1:
Cuenta con la zona 1, en donde se colocan la razón social, acrónimo o sigla, logotipo y NIT (opcional); la zona 2, en donde va la dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex y NIT (opcional); y la zona 3; que es el espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento.
Modelo 2:
Cuenta con la zona 1 y la zona 3.
Estilo bloque extremo:
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Estilo bloque: L
as líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Margenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.


1.
Número o referencia.
2.
Fecha.
3.
Datos del destinatario.
4.
Asunto (opcional).
5.
Saludo o vocativo.
6.
Texto.
7.
Páginas subsiguientes.
8.
Despedida.
9.
Remitente.
10.
Líneas especiales.
11.
Transcriptor.
Partes de la carta
INTERLÍNEA:
distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
MEMBRETE:
inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
MODELO:
esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
NÚMERO O REFERENCIA:
identificación consecutiva del documento.
RAZÓN SOCIAL:
nombre que identifica a una empresa.
REMITENTE:
nombre, apellidos y cargo del firmante.
RENGLÓN:
serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

SALUDO O VOCATIVO:
línea opcional de cortesía.
SIGLA:
abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
TEXTO:
cuerpo del mensaje.
TRANSCRIPTOR:
persona que digita el documento.

ZONA:
espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
ENCABEZAMIENTO:
palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.
CONVOCATORIA:
acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO:
nombre que identifica el acta.
DESARROLLO:
descripción del asunto tratado en una reunión.
HORA:
registro del tiempo en que se inicia y se termina una reunión.
INCAPAZ:
persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles.
NATURALEZA DE LA REUNIÓN:
de

carácter ordinario o extraordinario.
ORDEN DEL DÍA:
relación de temas que se han de tratar de una reunión.
TÍTULO:
denominación especifica del nombre de la reunión.
NÚMERO:
identificación consecutiva del documento.
ETIQUETA:
rótulo que se adhiere al sobre.
TERCIO:
cada una de las tres partes en las que se divide el sobre de izquierda a derecha.
FIRMA: r
úbrica del funcionario que solicita la transmisión.
MENSAJE:
contenido de una comunicación breve.
CARGO:
posición laboral que ocupa una persona.
DATOS PERSONALES:
nombre, identificación, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, entre otros.
TABULADO:
espacio para escribir datos en columnas.
EJEMPLOS
¿Qué es?

Es una comunicación interna o externa de carácter general o normativo con un mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios.

Clasificación:

Según el destinatario:

Circular externa o carta circular:
Comunicación con el mismo texto, dirigida de forma personalizada, para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
Circular interna o general:
Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

Según el estilo:

Bloque extremo.
Bloque.

Margenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.

Partes de la circular
1.
Zona 1.
2.
Zona 2.
3.
Denominación del documento.
4.
Número.
5.
Fecha.
6.
Destinatario.
7.
Asunto.
8.
Texto.
9.
Páginas subsiguientes.
10.
Despedida.
11.
Remitente.
12.
Líneas especiales.
13.
Transcriptor.
Ejemplos
memorando
¿Qué es?

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las de`pendencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

Clasificación:

Bloque extremo.
Bloque.

Margenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .
partes de memorando
1.
Zona 1.
2.
Zona 2.
3.
Denominación del documento.
4.
Número (referencia).
5. Encabezamiento:
para, de y asunto en mayúscula sostenida.
6.
Texto.
7.
Páginas subsiguientes.
8.
Despedida.
9.
Líneas especiales.
10.
Transcriptor.
ejemplos
Actas administrativas
¿Qué es?

Documento en el que se registra lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Clasificación:

Actas no registradas:
Documento que constituye la memoria o actos administrativos.
Actas registradas:
Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comanditas, consejos y juntas directivas que obliga a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

Margenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .
partes del acta administrativa
1.
Razón social.
2.
Título.
3.
Denominación del documento y número.
4.
Fecha.
5.
Hora.
6.
Lugar.
7.
Asistentes.
8.
Invitados.
9.
Ausentes.
10.
Orden del día.
11.
Desarrollo.
12.
Convocatoria.
13.
Firma, nombre y cargo.
14.
Transcriptor.
ejemplos
informes administrativos
¿Qué es?

Es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

Clasificación:

Según los requerimientos de la entidad:
en periódicos y esporádicos.
Según el número de hojas:
corto, menos de 10 hojas; extenso, más de 10 hojas.

Margenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .
partes del informe extenso
Material preliminar:

1. Cubierta (opcional):
razón social, título del informe y subtitulo (si lo hay), número o código de identificación.
2. Portada:
nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, etc; nombre de la o de las personas que elaboran el informe; cuidad de origen.
3. Tabla de contenido:
numerales,

títulos de cada capitulo y subdivisiones, número de página, tablas figuras y anexos ( pueden ir en la tabla de contenido o en lista aparte).
4.
Glosario.

Cuerpo del informe:

1.
Introducción.
2. Núcleo del informe:
estructura del texto, capítulos, numeración e identificación de páginas, páginas subsiguientes, numerales, figuras y tablas, citas.
3.
Conclusiones.
4.
Firma.
5. Rúbrica:
un rasgo que cada persona coloca en la firma después del nombre.
6.
Transcriptor.

Material complementario (opcional):

1.
Anexos.
2.
Bibliografía.
3.
Índice.
partes del informe corto
1. Encabezamiento:
razón social, dependencia, número o código, título, fecha y autoría del informe.
2. Objetivo.
3. Estructura del texto.
4. Conclusiones (opcional).
5. Firma.
6. Rúbrica.
7. Transcriptor.

ejemplo
Sobres comerciales
¿Qué es?

Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Clasificación:


Según su clasificación comercial:
Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla).
Sobre para tarjeta.
sobre de manila
Según su destino:
Local.
Nacional.
Internacional.

Modelo 1:
zona 1, zona 2 y zona 3.
Modelo 2:
zona 1 y zona 3.

distribución de datos
1.
Partes:
Tercio izquierdo:
anotaciones como: confidencial, urgente, personal, contiene disquete, contiene muestras, entre otras; que van centradas en la parte inferior del tercio.
Tercio central:
datos del destinatario.
Tercio derecho:
exclusivo para oficinas de correo.

2.
Datos del remitente.
3. Datos del destinatario:
título académico, nombre, cargo, empresa, dirección o apartado.
ejemplos
certificados
y
constancias

¿Qué es?


Constancia:
Es un documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
Certificado:
Es un documento de carácter probatorio público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

Clasificación:


1. Constancia para:
tiempo de servicio, experiencia, salarios u horarios, clase de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador.
2. Certificado para:
Calificaciones académicas, diplomas, asistencia a congresos, cursos y seminarios; registro civil o parroquial de nacimiento, matrimonio o defunción; documentos de identidad, becas, donaciones, créditos, prestamos u otras transacciones comerciales; paz y salvos, y resultados de exámenes médicos.

Según el estilo:

1.
Bloque extremo.
2.
Bloque.

Margenes:


Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
Partes de las constancias y certificados
1. Número o referencia.
2. Fecha.
3. Cargo.
4. Identificación.
5. Texto.
6. Firmante.
7. Transcriptor.
ejemplos de certificados
ejemplos de constancias
hoja de vida
¿Qué es?

Es una relación de los datos personales, estudio, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

Definiciones:

1. Datos personales:
nombre, identificación, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, entre otros.
2. Experiencia:
práctica o adiestramiento de una actividad.
3. Estudios:
grado de instrucción que tiene una persona.
4. Referencias:
información sobre la integridad, capacidad, calidad u otras cualidades de una persona.

Margenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
partes de una hoja de vida
1.
Identificación del documento.
2.
Datos personales.
3. Estudios:
primarios y secundarios, universitarios y de posgrado.
4.
Estudios complementarios.
5. Experiencia:
nombre de la empresa, cargo desempeñado y tiempo de servicio.
6. Investigaciones, publicaciones y otros:
título resaltado en negrilla, y la descripción.
7. Referencias:
laborales y personales.
8.
Nombre y firma.
9.
Fecha de presentación.
10.
Páginas subsiguientes.
ejemplos
introducción

La siguiente presentación se refiere a la Norma Técnica Colombiana para elaborar documentos comerciales, donde se explica cómo se debe realizar correctamente, la carta, constancia, certificado, memorando, actas, circulares, informe, hoja de vida y sobres comerciales.

La característica principal de este trabajo es crear una breve guía donde se muestren los elementos más importantes a la hora de elaborar documentos comerciales.

Al realizar esta guía se mencionaron datos como: conceptos básicos, definición de cada uno de los documentos y sus respectivos ejemplos para brindar a las personas un mayor entendimiento.

objetivo
Dar a conocer la Norma Técnica Colombiana sobre documentos comerciales hacia las personas que requieran de su conocimiento, sea para un ámbito laboral, profesional o académico de una manera mas sencilla y didáctica.
justificación
Este trabajo se realiza con el propósito de brindar nuestros conocimientos acerca de la NTC y todos los resultados de aprendizaje realizados en este trimestre, poniéndolos en práctica para que en un futuro sirvan de apoyo en nuestra vida laboral y personal.
Conclusión
Con este trabajo pudimos entender la importancia de tener un buen manejo de la ortografía y de saber redactar, ya que son fundamentales a la hora de realizar documentos comerciales, para su buen entendimiento por parte de cada uno de los receptores.
Elaborado por: Ana María Ariza
Johana García Toro
Juliana Echeverri Restrepo


Ficha: 660042
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