Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Copy of Programmamanagement in de praktijk

een handleiding voor programmatisch werken in de praktijk
by

Monique van Prooijen

on 9 December 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Copy of Programmamanagement in de praktijk

de programma-aanpak
Waarom programmamanagement?
Kan helpen bij realiseren omvangrijke opgaven zoals:
- complexe afdelingsoverstijgende beleidsopgaven
- grote (fundamentele) veranderopgaven
- implementeren van ingrijpende strategiewijzigingen
Geeft mogelijkheden voor samenhangend sturen op inspanningen en middelen om vooraf gestelde doelen te bereiken
Projecten, routines, processen en improvisaties kunnen hiermee op elkaar worden afgestemd --> meer focus
De definitie:
Een programma is een tijdelijke verzameling van doelen, inspanningen en middelen
die gericht zijn op het realiseren van strategische (organisatiebrede) doelen.
Programmamanagement = organiseren en zorgen voor uitvoering van een programma
Gaat om bereiken van doelen.
zijn inspanningen* voor nodig
om inspanningen/activiteiten/werkzaamheden mogelijk te maken zijn middelen nodig
met verschillende bij programma betrokken partijen worden afspraken gemaakt over te behalen resultaten (om doelen te bereiken)

* Inspanningen: activiteiten zoals projecten, improvisaties en routinewerk die leiden tot bepaalde resultaten. Andere woorden voor resultaat: output, producten)

Overigens...
Programmamanagement kan alleen werken als:
de organisatie bewust kiest voor deze manier van werken
er een causale verband is tussen het resultaat (product, output) en het effect (outcome) ervan
betrokkenen hun rol invullen, los van hun functie in de organisatie
elk lid van een organisatie een afspraak kan maken over zijn/haar werk met een ander lid van die organisatie
de organisatie bereid is de rollen van programmamanager en opdrachtgever in te vullen
In het programma gaat het uiteindelijk om het bereiken van effecten. Gewenste effecten worden aangeduid als doelen (situaties in de werkelijkheid die de organisatie wil bereiken)
De effecten komen pas tot stand nadat de resultaten van de inspanningen er zijn
(= verzilveren)
Eerste stap: opbouwen programma, vervolgens laten uitvoeren

Besturen/managen programma = zorgen het programma echt wordt uitgevoerd. Gaat om zo doelgericht, flexibel en efficiënt mogelijk uitvoeren van de inhoudelijke activiteiten.
Vereist besturingscriteria.
Drie hoofdtaken van de programmamanager:
invulling bedenken en operationaliseren van besturingscriteria
opzetten en realiseren van adequate voortgangsbewaking
voortdurend alert zijn in relevante omgeving op kansen en bedreigingen programma.
Programmamanagement:voortdurende volgen programma voor specifiek gemaakte criteria:
tempo (loopt alles voldoende vlot),
haalbaarheid (kan en mag het allemaal nog),
efficiëntie (is alles nog steeds de moeite waard),
flexibiliteit (is er nog voldoende bijsturingsruimte) en
doelgerichtheid (alle doelen in voldoende mate nagestreefd?).
Het belang van risicomanagement
Onvoorziene gebeurtenissen maken het soms moeilijk om je doel te bereiken. Wat onvoorzien lijkt, is toch vaak tevoren te voorspellen door op de juiste signalen te letten. Het loont om vooraf expliciet de risico’s in beeld te brengen en maatregelen te nemen om de negatieve gevolgen te vermijden of te verminderen.
Iedere inspanningsleider binnen het programma is verantwoordelijk voor de risico’s binnen zijn/haar werkgebied; de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de programmamanager.
Waarom omgevingsanalyse?
Belangrijk te weten wie (personen en instanties) vanuit welke belangen en invalshoeken invloed hebben op het programma. Succes programma hangt mede af van wijze van omgaan met belangen en invloeden.

Bij analyse aandacht voor:
–partijen die invloed kunnen hebben op programma (op uitvoering en/of resultaat)
–aard, richting en kracht van deze invloeden
–kans van optreden en (mogelijk) effect van deze invloeden
–mogelijkheden om beïnvloeding te benutten, te neutraliseren of te voorkomen
Formuleren van een Doelen-Inspanningen-Netwerk

De intentie van programmamanagement is: inzicht, overzicht en samenhang in activiteiten, om de beoogde doelen te bereiken.
Duidelijkheid over welke doelen worden nagestreefd + hoe en welke inspanningen daaraan bijdragen.
De kunst is samenhang brengen in allerlei losse initiatieven door zoeken naar gemeenschappelijke doelen (bottum-up-benadering). Kan ook nodig zijn dat doelen vanuit organisatiestrategie helder en concreet worden gemaakt (top-down-benadering).
Doelen formuleren op twee niveau's:
1. ER-doelen (na te streven situatie waarin betER, mooiER, etc zal zijn dan nu
2. SMART- of MAGIE-doelen, concreter geformuleerd met meetbare/waarneembare effecten
inspanningen: routines, improvisaties, projecten, gericht op leveren bijdrage aan hoger gelegen SMART/MAGIE-doelen

Inpanningen kunnen ook bestaan uit clusters kleinere activiteiten of uit deelprojecten --> resultaten leveren bijdrage aan totaalresultaat van bepaalde inspanning
Vervolgens worden *middelen opgenomen, nodig om de inspanningen uit te voeren.
Dan wordt het een DIM (Doelen-Inspanningen-Middelennetwerk)

* middelen: geld/budget, te investeren tijd, benodigde capaciteit (kwalitatief/kwantitatief), aandacht van het management e.d.
formuleren van DIN/DIM gebeurt zo veel mogelijk samen met sleutelpersonen met redelijk zicht op de context
Doelen Inspanningen Netwerk (DIN)
stakeholder/omgevingsanlyse
programmamanagement,
wat het is

risicoanalyse en risicomanagement
in programma's
een voorbeeld DIN/DIM
inspanningen worden bewust geselecteerd
Afhankelijk van ro,l, verantwoordelijkheid en mate van invloed bepalen wat nodig is en hoe ermee om te gaan
het is goed om na te gaan wie je supporters zijn en wie het programma eigenlijk niet zo zien zitten
Vervolgens bedenken hoe het beste met de verschillende spelers moet worden omgegaan
Hoe risico’s analyseren en managen?
Organiseer een risicoanalyse met alle betrokkenen, ga na of iedereen hetzelfde (project)resultaat voor ogen heeft en laat iedereen individueel nagaan welke risico’s er spelen als het gaat om:
niet kunnen opleveren van het resultaat
het niet kunnen uitvoeren van de activiteiten
niet goed kunnen beheersen
niet goed kunnen hanteren/inspelen op omgevingsinvloeden
besturen/managen van programma
Instrumenten
apdra
inspanningsplan
Er zijn drie programmastadia: opbouw, realisatie en afbouw.
Daarnaast vijf processen:
Programmeren: specificeren van doelen, inspanningen en middelen
Besturen: plannen opstellen, besturingscriteria formuleren en bewaken
Autoriseren: plannen en voorstellen doen tot bijsturing beoordelen en goedkeuren
Afstemmen: monitoren van de omgeving en anticiperen op omgevingsinvloeden
5. Samenwerken: faciliteren van de werksfeer en zorgen voor samenwerkingscondities
stadia en processen
Full transcript