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GENERALIDADES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

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Humberto Lopez Ovalle

on 25 October 2013

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GENERALIDADES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ANTECEDENTES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En toda auditoría se pretende obtener una solución a las deficiencias encontradas, es por ello que en una evaluación administrativa las recomendaciones otorgadas por el profesional auditor a la entidad que evalúa, constituyen la parte más importante del informe que se presenta.

La auditoría administrativa surgió hace mucho tiempo, en el año 1935, James O. McKinsey inició con la auditoría administrativa, que consistía en la evaluación de una empresa en todos sus aspectos. En 1949, Billy E. Goetz declaraba que la auditoría administrativa es la más comprensiva y poderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración.
En realidad, no se ha dado importancia a la auditoría administrativa, debido a que su principal propósito es evaluar el proceso administrativo, el cual básicamente se manifiesta a través de etapas como
la planeación, organización, dirección y control.
Cada una de estas etapas tienen elementos que deben aplicarse en la empresa para que logre los objetivos que se ha trazado.

Los problemas que se desprenden de los procesos administrativos en las entidades exigen que se determine un proceso administrativo formal y cuyo cumplimiento sea evaluado constantemente a través de la utilización de una herramienta de control como
la auditoría administrativa.
Hoy en día, los inversionistas buscan información con el fin de juzgar
“La Calidad de la Administración”
, es decir los resultados de sus operaciones y de sus directivos. Es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de la calidad de los gerentes en los procesos con los que opera un orgarevisarnismo. De ahí que surge la llamada “Auditoría Administrativa” que es una clase de auditoría dedicada a verificar la calidad de la administración en una empresa.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
• Apoyar a los miembros en el desempeño de sus actividades.
• Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo.
• Determinar las debilidades y deficiencias de la organización entre ellas: frecuentes disgustos entre el personal, descenso en las ventas o prestación de servicios, etc. para intentar posibles mejoras.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma en que está siendo administrada la empresa por los diferentes niveles jerárquicos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas, cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención.
LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COMO HERRAMIENTA DE CONTROL

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Generalmente se reconocen tres principios básicos :
1 Sentido de evaluación:
“La auditoría administrativa se ocupa de llevar a cabo un examen de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.”
2 Importancia del proceso de verificación:
“Es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa. “
3 Habilidad para pensar en términos administrativos:
“El auditor administrativo deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.”
APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La evaluación que se realiza a la administración es para comprobar el funcionamiento del proceso administrativo. El auditor es llamado en una entidad para dar su opinión sobre la calidad y eficacia de la administración, tomando en consideración que el alcance que se está evaluación tenga en la entidad.
En esta auditoría se evalúa la habilidad de la administración para alcanzar las metas de la entidad, si cumple con las tareas de
planeación, organización, dirección y control;
por eso es necesario que el auditor requiera ayuda de personas auxiliares. Además, y al igual que con la auditoría contable, cuando un grupo de auditores especiales se ha familiarizado con la compañía, las auditorías subsecuentes requieren menos tiempo que la primera.

EL PAPEL DEL CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR EN LA APLICACIÓN DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
El Contador Público y Auditor es un profesional que desarrolla una auditoría administrativa en forma adecuada, por ello deberá complementar su experiencia y preparación académica con conocimientos necesarios como:
• Estudio y práctica en administración general.
• Práctica de buenas relaciones humanas.
• Estudios básicos de materias como economía, finanzas, mercadotecnia, matemáticas, ingeniería industrial y en general de todas aquellas técnicas de la administración.

El Contador Público y Auditor se rige bajo la normativa de l
as Normas Internacionales de Auditoría
las cuales requieren entre otros aspectos que el trabajo sea
planeado,
que se defina
el alcance de la auditoría,
que
se utilice documentación
que
sirva de evidencia
para
el informe final
en donde se detalla el resultado de la auditoría.
BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La auditoría administrativa interviene para que la empresa obtenga el nivel de eficiencia y eficacia en la aplicación del proceso administrativo, debido a que impulsa un proceso administrativo sistematizado
(eficiencia en el proceso)
implicando el cumplimiento de elementos importantes que conforman sus etapas, para permitir que las empresas obtengan mayor rentabilidad y competitividad
(eficacia en la aplicación del proceso).
Los funcionarios de una entidad obtienen beneficios a través de lo siguiente:
• Aumenta la eficiencia y eficacia en la aplicación del proceso administrativo.
• Elimina pérdidas y deficiencias.
• Mejora los sistemas y procedimientos de operación.
• Mejora los medios de control.
• Los problemas administrativos, pueden detectarse antes de que sucedan.
• Utiliza mejor los recursos de que se dispone, tanto humanos como físicos.
• Se detectan y superan las deficiencias administrativas.
• Representa una herramienta administrativa para auxiliar a la organización.
2. INSTRUMENTACIÓN
Es el conjunto de herramientas de trabajo para recopilar la información que servirá para evaluar a la entidad. En la instrumentación se seleccionan y aplican las técnicas de recolección de información y se evidencian a través de los papeles de trabajo.

2.1. TÉCNICAS.
Son los mecanismos que utilizan el CPA para recopilar información útiles para evaluar una entidad. Dentro de las técnicas que se pueden utilizar están:
2.1.1. Investigación documental
2.1.2. Observación directa
2.1.3. Entrevista
2.1.4. Cuestionarios:
Se elabora previamente una serie de preguntas escritas que sean importantes para la evaluación, éstas deben ser claras y comprensibles para que las personas respondan fácilmente.
2.1.5. Cédulas.:
Son formularios con casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. Dependiendo de las necesidades de la información que se desea obtener.

2.2. PAPELES DE TRABAJO.
Son los registros que elaboran el CPA, en estos se describen las técnicas y procedimientos, pruebas realizadas, información obtenida y conclusiones alcanzadas en la evaluación a la entidad. Los papeles de trabajo constituyen el soporte o la evidencia para elaborar el informe de la auditoría.
3. EXAMEN
En esta fase habiendo finalizado el trabajo de campo
, se procede
al análisis de la información obtenida
. Los resultados obtenidos son analizados de acuerdo a procedimientos administrativos llevados en la institución.

4. INFORME
Es un documento en el que se anotan
los resultados obtenidos en la auditoría administrativa, se señalan los hallazgos, se anotan las conclusiones y recomendaciones de la auditorí
a.

Para que la auditoría sea objetiva, es importante que en su informe se incluyan los siguientes aspectos:

Destinatario:
Es decir a quién se le dirige el informe y la identificación de la entidad que se está auditando.
• Objeto de la auditoría realizada.

Introducción,
donde se describe porqué se está aplicando la auditoría, duración de la revisión, su propósito, etc.
• Indicar las áreas que fueron objeto de evaluación
en la auditoría administrativa aplicada en la entidad.

Alcance de la auditoría:
donde se indican los procedimientos aplicados y la documentación analizada.
• Técnicas empleadas,
es decir, los métodos utilizados para la obtención de resultados.

Observaciones
y entre los hallazgos se incluyen las deficiencias captadas durante el examen de la organización.
• Conclusiones y recomendaciones:
Desde el punto de vista administrativo las recomendaciones son el aspecto principal de la auditoría por lo cual, éstas deben presentarse al consejo de directores en forma oral para que se conviertan en parte integral del informe final, debido a que las recomendaciones tratan de resolver los problemas encontrados en la evaluación realizada.
• Anexos,
como gráficos, cuadros o información de análisis que se consideren necesarios.
• Persona responsable de preparar el informe (Firmas)
ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Es una evaluación que debe realizarse en toda la empresa concentrándose en las etapas del proceso administrativo. Cada una de estas etapas tiene elementos que deben ser analizados en forma individual para verificar si han sido implementados y si se están aplicando correctamente.

La planeación
incluye elementos como visión, misión, objetivos, metas, estrategias, políticas, procedimientos y programas. En la
organización
se analizan elementos como estructura organizacional, división y distribución de funciones, cultura organizacional y recursos humanos. En la
dirección
se evalúa el liderazgo, la comunicación, la motivación, toma de decisiones y manejo de estrés y conflicto. En el
control
se revisa sus controles generales, los niveles a los cuales es aplicado el control y las herramientas para llevar a cabo el control.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, EN BASE A FASES DEL PROCESO.

1. PLANEACIÓN
Es decidir previamente
cuál

es el objetivo de la auditoría,
el proceso
que se utilizará para realizarla y
qué papeles de trabajo
se van a realizar para tener evidencia de los hallazgos. Para llevar a cabo la auditoría, es necesario que se establezcan los lineamientos generales, por ejemplo:
1.1. Los factores a revisar:
Se determinan en base a las etapas que conforman el proceso administrativo de una entidad. Estas etapas están conformadas por elementos que hacen que el proceso administrativo en una entidad.
Por ejemplo,
en la planeación se revisa que estén implementados elementos como: visión, misión, objetivos, etas y estrategias de la entidad.
1.2. Fuentes de estudio:
Se utilizan para adquirir información que formará parte de la evidencia que debe obtener el auditor. En el proceso de planeación es necesario c
onocer al cliente y el medio en que opera
, se estudian aspectos como:
naturaleza del negocio, productos que fabrica o vende, prestación de servicios, si se tiene una estructura definida, capacitación del personal, etc.
1.3. Investigación preliminar:
Consiste en realizar
visitas previas a la empresa
, con el objeto de
observar y entrevistar para conocer el giro del negocio y su forma de operar.
1.4. Preparar el proyecto de auditoría:
Después de haber obtenido la información necesaria en la visita preliminar, se procede a realizar
una propuesta técnica y el programa de trabajo
.
La propuesta técnica debe incluir:
l
a clase de auditoría, el alcance de la auditoría, los objetivos que se quieren alcanzar, los antecedentes de la auditoría en base a auditorías anteriores, las actividades a realizar, los recursos materiales, tecnológicos y humanos que se van a utilizar, el costo de la auditoría y los resultados que son los beneficios que se esperan obtener.
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