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NIVELES DE LA COMUNICACION.

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by

Manuel Silva

on 16 June 2015

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Transcript of NIVELES DE LA COMUNICACION.

NIVELES DE LA COMUNICACION.
El proceso de comunicación se desarrolla en un determinado ámbito, donde las partes están organizadas y son interdependientes. Se pueden distinguir los siguientes niveles:
Nivel macrosocial.

Podemos abordar a la cultura como un fenómeno de comunicación. En una sociedad los productos culturales son difundidos o transmitidos por canales culturales con sistemas de códigos definidos., tanto en una estructura social determinada, como entre sociedades, actualmente o en el futuro. Este nivel es conocido también como nivel cultural.
Nivel microsocial
En este caso se incluyen los pequeños grupos sociales, instituciones y organizaciones, y las comunicaciones intrapersonales.
Cuando se habla de microsocial se refiere a que se está estudiando la conducta específica de un individuo dentro de un grupo o de un grupo dentro de una sociedad.
Organizaciones
Las organizaciones poseen una estructura y realizan sus funciones a través de los nexos y redes de comunicación que se establecen entre los elementos de la organización. La estructura jerárquica implica el flujo de información en determinado sentido, en tiempo limitado y con contenidos específicos.
La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones).

Pequeños grupos
En los grupos hay mecanismos de comunicación que establecen nexos diferenciales
entre sus miembros. Según sea la comunicación, esta puede determinar las posiciones de liderazgos o poder del grupo. La comunicación es interpersonal.

Intrapersonal
Es un modelo carente de interés para la psicología social, se trata de las comunicaciones
internas del sujeto. Cada comunicación se puede analizar desde el nivel cultural, organizacional o interpersonal (o de grupo), en el caso de esta unidad de trabajo interesa esencialmente la comunicación dentro del nivel organizacional, es decir en la empresa.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación tiene cuatro funciones esenciales dentro de una empresa u organización:
Control.
Actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones
tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el comportamiento por parte de los empleados.

Motivación.
La comunicación fomenta la motivación al dejar en claro las actividades requeridas en cada
puesto de trabajo. La definición de metas, la información sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado, estimula la motivación. Para ello es indispensable la comunicación.

Expresión emocional
La comunicación es vital dentro del grupo, a través de ella se muestran las frustraciones y los sentimientos de satisfacción
Información.
La comunicación suministra información que se requieren para tomar decisiones, así como
transmiten datos y permiten la evaluación de alternativas.

BARRERAS DE LA COMUNICACION
El ruido es todo aquello que confunde, altera o interfiere el proceso de comunicación.
El ruido constituye una barrera en la comunicación. Estas interferencias que aparecen dentro de las empresas pueden tener varias causas: personales, físicas y semánticas.
Las barreras personales son las que se derivan de las emociones humanas, de malos hábitos de escucha y de la personalidad de los participantes (sistema de valores). Para solucionar las barreras personales se recomienda que la comunicación se establezca en las cercanías del emisor y el receptor, y son preferibles las comunicaciones horizontales a las verticales.
Personal
Físicas
Las barreras físicas son las interferencias que se producen en el ambiente donde las comunicaciones tienen lugar. La manera de eliminarlas o superarlas es tratando de controlar el entorno físico donde se produce la comunicación
Las barreras de comunicación personal están basadas en las creencias y puntos de vista de una persona. Si la persona tiene una visión negativa, por ejemplo, entonces toda la comunicación que ocurra será filtrada de acuerdo con eso. Si un jefe le comunica a un empleado que debe tener cuidado con revisar la ortografía antes de enviar un memorándum, el empleado con un punto de vista personal negativo puede recibir la instrucción como negativa y enojarse o temer a su jefe. La parcialidad es otro tipo de barrera personal. Por ejemplo, si una persona tiene prejuicios en contra de todos los médicos, no recibirá la información de un médico de forma positiva y puede ignorar su consejo. Las clases sociales, la educación y el género son tipos tradicionales de barreras personales.
Las barreras físicas incluyen el ruido que es independiente de los individuos que se están comunicando. Esto crea distracción. Ejemplos de barreras físicas para la comunicación incluyen la construcción de caminos, la música con un volumen alto, enviar mensajes de texto mientras estás conversando, escritorios reacomodados y lugares de reunión incómodos. Las barreras físicas también afectan la comunicación escrita; por ejemplo una carta que esta manchada o descolorida.
Semánticas
Las barreras semánticas se derivan de la interpretación incorrecta del significado, producto de falta de manejo de los códigos utilizados. Esta barrera es un aspecto esencial en la comunicación interpersonal, y conviene estar pendiente de ella y evaluarlas de forma detallada, para evitar fallos en la comunicación. Para superar los fallos se utiliza la retroalimentación que confirma la recepción del mensaje.
Las barreras semánticas ocurren cuando hay un desacuerdo entre las palabras que están siendo utilizadas, con frecuencia porque los individuos son de diferentes culturas, impidiendo que determinen un significado común de las palabras. Esto ocurre con mayor frecuencia cuando las partes involucradas hablan diferentes lenguajes. Ocurren circunstancias adicionales de barreras semánticas con el uso de vocabulario que tiene terminología específica para un cierto campo o el uso de palabras o frases coloquiales que pueden ser específicas para una región. Por ejemplo, un doctor explicando el diagnóstico de un paciente, transmitiría el mensaje de forma menos efectiva si únicamente usara terminología médica.
Fisiológicas
Las barreras fisiológicas son provocadas por una disfunción corporal. Esto puede incluir problemas de audición, de visión y trastornos del habla. Para una persona que no puede escuchar, ver o hablar bien o no lo puede hacer completamente, la comunicación se hace mucho más difícil. Comunicarse con alguien que tiene una barrera fisiológica requiere mensajes claros y directos, ya que alguien con pérdida de la visión no puede percibir las pistas no verbales y una persona con pérdida de la audición no puede escuchar el tono y el volumen de tu voz para expresar las emociones. Las barreras fisiológicas aplican a las barreras semánticas, personales y físicas. Los desafíos enfrentados por aquellos con barreras fisiológicas y comunicarse con personas con barreras fisiológicas pueden ser personales (por ejemplo, el prejuicio en contra de las personas con una discapacidad), físicos (por ejemplo, ser atento con estar frente a una persona que no escucha para que pueda leer los labios) y semánticos (por ejemplo, darse cuenta que aquellos con barreras fisiológicas pueden tener un uso disminuido de los términos coloquiales, por lo tanto alterar el hablar de acuerdo con ellos).
REDES DE COMUNICACION
La circulación de la información en una empresa se puede realizar de diferentes formas. Se denominan redes de comunicación a la organización de los canales por los que fluye la información.
En una empresa la comunicación puede combinar diferentes direcciones: ascendente, descendente o lateral.

Descendente
La comunicación fluye de un nivel de organización o grupo a un nivel inferior en la organización.
Ascendente
La comunicación fluye a un nivel superior, generalmente se la usa para tener retroalimentación.
Lateral
Tiene lugar entre miembros del grupo de trabajo o entre miembros a un mismo nivel.
CLASIFICACION DE LAS REDES DE COMUNICACION
Las redes pueden ser formales o informales.
Las redes formales
son las establecidas por la empresa con el objeto de hacer llegar la información necesaria, en el momento preciso y a la persona justa. Estas redes respetan la jerarquía empresarial. Sus flujos son regulares, estables y previsibles.formales
Las redes formales pueden desarrollarse según diferentes tipos:
CADENA
ESTRELLA
EN Y
CIRCULO
VÍAS MÚLTIPLES
RED EN CADENA
Las comunicaciones se establecen con el miembro más próximo, ningún miembro está aislado, la persona que está en el centro es la mejor informada.
El mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.
RED EN ESTRELLA
Red en estrella. El individuo del centro puede comunicarse con todos, resulta eficaz para tareas simples, el individuo del centro es el que tiene un lugar privilegiado, para los demás se da la sensación es de frustración.
RED EN Y
Combina los tipos anteriores. Es efectiva para acciones complejas divididas en acciones más simples. Los miembros lejanos se sienten frustrados.
RED EN CIRCULO
No hay comunicaciones transversales, ningún miembro se siente aislado. La información se puede deformar o perder. La transmisión es lenta.
RED EN VÍAS MÚLTIPLES
Todos los miembros se comunican, da gran satisfacción y alto sentimiento de participación. Puede ocasionar pérdida de tiempo y falta de coordinación.
CLASIFICACION DE LAS REDES DE COMUNICACION
Las redes informales
surgen espontáneamente de las relaciones entre las personas, se producen por afinidad o por necesidad personal. Permite satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes aumentan el interés de los empleados, los mantiene informados y les ayuda a crecer y desenvolverse mejor en el ambiente laboral. Mejoran la comunicación en la empresa al crear canales alternativos, normalmente más rápidos y eficaces que los formales.
Las redes informales pueden desarrollarse según diferentes tipos:
CADENA EN LÍNEA
CADENA RETICULAR
CADENA CASUAL
EL RUMOR
RED EN CADENA EN LÍNEA
CADENA RETICULAR
Algunas personas reciben la información y no la transmiten cortando la comunicación.
CADENA CASUAL
La información se transmite sin orden, y puede llegar a todos o no (puede depender de la relación entre trabajadores y de la importancia que le den a la información).
RUMOR
Una persona se encarga de comunicar a todos los que lo rodean.
La información se inicia en un punto y es transmitida hasta la última persona posible
Los efectos de las redes informales pueden ser positivos o negativos.

Los efectos positivos surgen de la posibilidad de que los trabajadores organicen actividades extralaborales que constituyan un factor de integración. Surgen sentimientos de solidaridad y colaboración que crean un ambiente laboral más agradable y beneficioso para la empresa.

Entre los efectos negativos se tienen: la interpretación subjetiva del emisor, las malas interpretaciones de la información por desconocimiento de la fuente, las distorsiones producidas por las sucesivas transmisiones,

la difusión de chismes sobre la organización o uno de sus miembros, y la extensión de rumores.

El rumor tiene tres características principales: no está controlado por la administración de la empresa, la mayoría de los empleados creen que es más confiable que las comunicaciones formales, y se lo utiliza para servir los intereses personales de algunos de los miembros. Habitualmente tiene cuatro propósitos: estructuran y reducen la ansiedad; dan sentido a la información limitada o fragmentada; sirven de vehículo para organizar a los miembros del grupo, y para señalar el status del remitente.
CUADRO COMPARATIVO
En el presente cuadro mostrados características de intercambio de información entre las diferentes redes formales, así también de sus respectivos miembros
E. Zayas (1990) por otra parte, plantea lo siguiente: “conjuntamente con las comunicaciones formales coexisten las informales que expresan las necesidades afectivas de los hombres, la posibilidad de comunicar conocimientos más íntimos, intereses espirituales que no se realizan a través de las interacciones laborales dentro de la organización”.
RESUMEN
La comunicación informal muchas veces es vista como algo adverso al funcionamiento de una organización. Esto ocurre cuando se propaga en forma de rumores malsanos, mentiras, informaciones inexactas que puedan tener consecuencias negativas para la moral de la empresa; pero, si se le presta el debido cuidado y se maneja a favor, aprovechando esa información se puede obtener beneficios, contribuyendo a consolidar el funcionamiento de la organización.

En el funcionamiento de los canales de información tiene que haber un balance entre comunicación informal y la comunicación formal. La comunicación formal y la informal se complementan y se necesitan mutuamente.

Los mensajes que se intercambian en la organización, puede transmitirse a través de canales interpersonales o de medios de comunicación como memorandum, circulares, boletines o revistas, cartelera de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambientales o el uso de medios de comunicación masiva, para llegar a numerosos públicos externos (Fernández Collado, 1998).
Comunicar etimológicamente se refiere a compartir o intercambiar. Se trata de un proceso de interacción o transacción entre dos o más elementos de un sistema.
Las siguientes son definiciones de carácter general de lo que llamamos comunicación: “es un proceso de transmisión de estructuras entre las partes de un sistema que son identificables en el tiempo o en el espacio”. “Es el mecanismo por medio del cual existen y se desarrollan las relaciones humanas, es decir, todos los símbolos de la mente junto con los medios para instituirlos a través del espacio y presentarlos en el tiempo”
La comunicación es parte integrante de la empresa y según como se establezca será el resultado del modelo de organización.

QUE ES LA COMUNICACION DENTRO DE UNA EMPRESA
MODELO DE COMUNICACION
La comunicación se desarrolla entre un emisor y un receptor. La comunicación puede ser unidireccional, en una única dirección, o puede producir la respuesta del receptor.

El emisor elabora una idea a transmitir, que constituye el mensaje que desea enviar al receptor, para poder transmitirlo debe utilizar un determinado código. La codificación utilizada debe ser conocida por el receptor (debe ser comprendido).
Por tanto, el emisor es quién inicia la comunicación, se lo conoce también como fuente del mensaje. El emisor tiene una información, necesidad o deseo, así como un propósito para comunicarlo a una o varias personas.

El mensaje es la información codificada que el emisor envía al receptor. Nuestro mensaje se ve afectado por el código o grupo de símbolos que se utilizan para transmitir el significado.
El receptor es la persona que, por medio de sus sentidos, recibe el mensaje del emisor. Para su interpretación debe manejar el mismo código utilizado por el emisor.
Por tanto, emisor y receptor deben tener la capacidad de razonar los conocimientos, actitudes y los antecedentes culturales que influyen en la capacidad de recepción y emisión.
Así el modelo de comunicación tiene siete partes:
- Fuente de la comunicación. El emisor.
- Codificación. Convierte el mensaje en forma simbólica.
- Mensaje. El mensaje es lo que se comunica.
- Canal. El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje.
- Decodificación. Consiste en traducir el mensaje de comunicación del emisor.
- Receptor. El que percibe el mensaje.
- Retroalimentación. La retroalimentación constituye el eslabón final en el proceso de comunicación, determina si se ha logrado comprender el mensaje.
La comunicación en el trabajo es un componente esencial e independiente del tipo de actividad. Se basa en la circulación de información y permite que se desarrollen las relaciones en el interior de las empresas. Una buena comunicación ordena el funcionamiento en las empresas, además favorece el desempeño en cada puesto de trabajo.
Ningún grupo puede existir sin la comunicación, esto es, la transferencia de significados entre sus miembros. Sólo mediante la transferencia de significados de una persona a otra puede difundirse la información y las ideas. La comunicación sin embargo, es más que simplemente un significado compartido, también debe ser entendido. Por tanto, la comunicación debe incluir tanto la transferencia como el entendimiento del significado.
EL EQUIPO DE TRABAJO
La aparición de los equipos de trabajo formalizados en las empresas es necesario debido a la complejidad creciente de los problemas en las empresas, la limitación de los individuos para resolverlos y la rápida evolución tecnológica de los procesos productivos.

Hasta la década del cuarenta se consideraba que las empresas estaban compuestas por individuos aislados.

Actualmente, se contemplan en las empresas dos clases de personas:
los grupos formales
y los
informales
, cuya diferencia radica en los objetivos que persiguen.
Los grupos formales se constituyen para atender las necesidades de la empresa, tienen tareas bien definidas y en él se integran los trabajadores para lograr un propósito determinado. Se los denomina también equipos de trabajo.

Los equipos de trabajo son las unidades básicas de participación de los trabajadores en las empresas. Son un conjunto de personas relacionadas entre sí para conseguir unos objetivos de acuerdo a unas normas tácitas o expresas.
Los grupos informales se crean espontáneamente para satisfacer necesidades de sus miembros. Surgen de la interacción voluntaria de los individuos.

La dinámica de grupos de trabajo es una técnica que permite estudiar la creación y evolución de dichos grupos y las interacciones que se producen entre sus miembros.
GRUPOS FORMALES E INFORMALES
Los equipos de trabajo son grupos formales que se constituyen para atender las necesidades de la empresa, en él se integran los trabajadores para lograr un propósito y unos objetivos. En toda organización, es fundamental un equipo constituido por sus miembros desde el nacimiento de ésta, en definitiva el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto, o sea, formar un equipo de trabajo.

Los equipos pueden ser permanentes o temporales.

Los equipos permanentes se ocupan de actividades habituales: recogen y transmiten información, distribuyen o ejecutan el trabajo, supervisan tareas o suelen formar parte de la estructura jerárquica (divisiones, departamentos y secciones).

Así hay equipos permanentes de:
EQUIPOS DE TRABAJO
- Ejecutivos o mandos intermedios. Su función es responder de la realización de los directivos superiores y concretan los objetivos generales en otros más específicos.

- De desarrollo o profesionales. Desarrollan los procesos técnicos.
- Directivos. Su función es la de elaborar planes, tomar decisiones, ordenar el funcionamiento del resto del grupo.
- Laborales. Efectúan las tareas concretas.

- «Ad hoc». Se crean con una finalidad y por un tiempo limitado. Son útiles para abordar problemas nuevos.

Suponen para sus miembros una tarea añadida.


- De negociación. Implican dos grupos que pretenden resolver conflictos o concertar intereses.
- De proyecto. Se establecen para el diseño de nuevos productos o procesos tecnológicos.
Los grupos temporales pueden ser:
El concepto de grupo, como un sistema social abierto, supone que si se buscan determinados resultados como la eficacia, hay que empezar por identificar, las condiciones en que el grupo debe realizar su actividad y deben de facilitarse aquellos procesos internos a través de los cuales el grupo puede conseguir sus objetivos. Para que un grupo se transforme en un equipo es necesario favorecer un proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los siguientes conceptos:
-
Cohesión
. Atracción que ejerce la condición de ser miembro de un grupo.
-
Asignación de roles y normas
. Todos los grupos
asignan roles a sus integrantes y establecen normas, las normas son reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo y permiten al grupo a realizar su tarea de un modo eficiente.
-
Comunicación.
Una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier
tipo de tarea.
-
Definición de objetivos
-
Interdependencia positiva
. Sus miembros necesitan unos a otros y cada uno aprende de los demás, con los que interactúa día a día.
FORMACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO


La evolución de cualquier grupo pasa por las siguientes etapas:

INCLUSIÓN.
En el momento inicial de formarse un grupo existe una necesidad de reducir la incertidumbre generada por el desconocimiento incial del nuevo entorno. Cada miembro se ncorpora con unas expectativas, que se podrán modificar con el desarrollo del mismo.


ESTRUCTURACION.
Se comparan los resultados reales que se están obteniendo con las expectativas. Se dan fenómenos de aislamiento y descontento en algunos componentes, que hay que resolver cuanto antes para facilitar la evolución productiva del grupo.


DESARROLLO.
Van desapareciendo los sentimientos de insastifacción y van aumentando los de integración, al empezar a aparecer resultados satisfactorios.

Se incrementan los sentimientos de cohesión que permiten aumentar la productividad.

PRODUCCION Y TERMINACIÓN
. El equipo funciona de forma autónoma y productiva. Aumentan las expectativas de éxito, y cuando la tarea llega a su fin, consiguiendo los objetivos inicialmente propuestos, el grupo se diluye.
TIPOS DE EQUIPOS DE TRABAJO
Según un

criterio tempora
l
, esto es en relación a la estabilidad de las relaciones:

Grupo o equipos permanentes
. Se conciben como estables en el tiempo y se encargan de las tareas habituales de funcionamiento y antenimiento de la organización.

La permanencia temporal de estos grupos no impide que haya cambios en su composición.


Grupos o equipos temporales o creados «ad hoc»
. Se conciben para realizar tareas, proyectos o actividades de carácter transitorio. El grupo tiene una duración limitada, disolviéndose una vez concluida su función.
Según un criterio de formalidad
, considera el origen de los grupos:
Grupos o equipos formales
. Se trata de grupos definidios y planificados para la obtención de objetivos de la organización. Todos ellos, independientemente de otros criterios, comparten un carácter formal.
Grupos o equipos informales
. Surgen de las relaciones espontáneas entre los miembros de la organización y están orientados a la satisfacción de necesidades personales y sociales de sus componentes. Grupos que se constituyen por lazos de amistad o atractivo, grupos de personas que comparten una misma problemática.
Según su criterio de finalidad
: tiene que ver con los objetivos de los grupos.
-
Producción
. Grupos cuyos integrantes realizan conjuntamente un determinado trabajo. Configuran los equipos de trabajo, departamentos y unidades de la organización.
·
Cambio y desarrollo organizacional
. Incluyen diferentes grupos y técnicas grupales. Entre otros, grupos de entrenamiento, desarrollo de equipos o grupos de sensibilización.
·
Resolución de conflictos
. Orientados para afrontar situaciones de enfrentamiento entre diferentes partes de la organización o de ésta con el exterior. Se trata fundamentalmente de grupos de negociación.
·
Solución de problemas
. Se centran en problemas particulares de la propia empresa. Por ejemplo, Círculos de Calidad o grupos para el estudio de proyectos.
Según un criterio jerárquico
: tiene que ver con la ubicación en la estructura organizacional.
- Diferenciación vertical
. Compuesta por los diferentes grupos que van desde la alta dirección, pasando por los grupos directivos intermedios hasta grupos no directivos.
- Diferenciación horizontal
. incluye fundamentalmente los distintos grupos funcionales, grupos que proporcionan servicios especializados basados en competencias particulares, y comités temporales, creados con diferentes misiones, principalmente de asesoramiento y toma de decisiones.
Según el tipo de estructura:
- Actividad grupal
. Grupo con tareas independientes, objetivos e incentivos grupales, relaciones estables, etc.
- Actividad individual.
El grupo como un contexto en el que predominan la actividad y los valores individuales.
Los miembros apenas tienen un vínculo entre si que compartir un espacio, una tarea, una especialidad profesional o estar a las órdenes de un mismo jefe.
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS EQUIPOS
Aún cuando ninguna teoría conjuga todas las variables implicadas en el funcionamiento de un equipo de trabajo, es posible efectuar algunas consideraciones sobre el funcionamiento adecuado del equipo:

- Para que un equipo de trabajo sea eficaz, se requiere el conocimiento de las técnicas y los procesos de dinámica de grupos.


El principio fundamental para que un equipo de trabajo funcione es la participación activa de sus miembros. Esta participación activa que influye sobre la eficacia del equipo se consigue mediante:
- Una adecuada planificación y organización de las actividades del grupo.
- Un compromiso real de los participantes.
- Un tratamiento sistemático de los problemas principales, independientemente de si son conflictivos o no.
LA PARTICIPACION EN EL EQUIPO DE TRABAJO
Cada equipo cuenta con un número de miembros más o menos comprometidos en un proceso de relación social. Cada persona cumple un rol determinado, que determina el tipo de tarea a realizar, y a partir de ello tiene un determinado «status». Este rol se debe definir con precisión para evitar malos entendidos.
Entre los posibles roles de un equipo de trabajo se tienen aquellos que aportan positivamente al grupo (líder, coordinador, investigador, experto, animador, portavoz, observador, jefe formal, etc.) y los que aportan de manera negativa (dominador, resistente, manipulador, sumiso, acusador, retraído, sentimental, gracioso, etc.).
LA COORDINACION Y SUS MECANISMOS
Coordinar es introducir la armonía entre todos los actos de un equipo, con objeto de facilitar su uncionamiento y su éxito, es tener en cuenta, en una operación cualquiera las obligaciones y las consecuencias que esta operación entraña para todas las funciones de la empresa; es subordinar lo accesorio de lo principal.
. − Normalización de resultados. Se le concede libertad al empleado pero se le fijan unos resultados no se le dice cómo hacerlo ni las habilidades que debe tener. Se juzga el resultado y en caso de incumplimiento se le sanciona. Por ejemplo, Concesionario, multinacional en la que a cada sucursal se le fija una rentabilidad mínima que debe obtener y se le da total autonomía.
− Supervisión directa. Uno de los agentes se convierte en jefe introduciendo mecanismos de autoridad y va a ser él el encargado de dividir el trabajo y encomendar a cada agente la tarea que debe realizar y en que momento hacerlo.
− Normalización de procesos. Con las normas, la estructura se burocratiza. Aparece una tercera persona o unidad que llamamos analista que diseña y normaliza los procesos, el jefe solo controla que cumplan las normas. La normalización introduce reglas, a cada trabajador se lo sitúa al frente de una tarea y se le da una serie de normas para realizar esa tarea y el agente o trabajador sigue esa rutina. Para cada tarea se elaboran una serie de normas precisas para llevarla acabo, se desarrolla un proceso y se detalla. Por ejemplo: Fábrica industrial con una cadena de montaje, el proceso se define al diseñar la cadena de montaje.
− Normalización de habilidades. Se trata de buscar agentes que traigan las normas consigo, es decir se trata de contratar a los trabajadores que ya saben como hacer el trabajo. Esta normalización se basa en un buen sistema de selección de personal. Por ejemplo: Hospital, compañía aérea. Para el cliente lo importante es que le atienda un buen profesional
− Normalización de reglas: Mucho menos importante que las anteriores y solo la nombramos. La normalización de habilidades es más descentralizador que la normalización de procesos, el hecho de descentralizar y no burocratizar en principio es más costoso ya que si se deja al libre albedrío se tiende a estructuras burocráticas y centralizadas.
Adaptación mutua. mecanismo informal, simplemente vamos a trabajar en equipo pudiendo cambiar la tarea a realizar con total flexibilidad, en la medida en la que aumenta el número de trabajadores, el sistema pierde eficiencia porque los agentes se comportarían de manera oportunista y tratarán de escaquearse. En este sistema no es la autoridad la que dirige sino el acuerdo entre las partes. Por ejemplo: Una estructura adhocrática: agencia de publicidad, equipo de investigación. Hay buenos profesionales y normas pero lo más importante es el trabajo en equipo.
- Siempre que se garanticen las competencias y los recursos necesarios, el funcionamiento del equipo es mejor cuanto más reducidas sean sus dimensiones.
- La personalidad de los individuos que integran un equipo es distinta. Como norma general, el funcionamiento del equipo va a depender de la homogeneidad o heterogeneidad de sus componentes, cuanto más homogéneo sea, más fácil resulta la identificación con la autoridad y la tarea, y más rápida es la integración. Sin embargo, cuanto más heterogéneo sean los integrantes, la integración es más lenta pero se hace con más profundidad, además de permitir una mayor complementariedad entre los miembros y más resistente hacia la uniformidad y conformidad.
Integración Estructural
. Se han usado diversos integradores especiales para actuar como mediadores de conflictos potenciales y facilitar la coordinación. Esto no es una idea nueva; inclusive Henri Fayol, quien recomendó una conferencia semanal de los jefes de departamentos para facilitar la coordinación a la luz de los hechos corrientes. Si esto no era posible, aconsejaba el uso de empleados especiales como funcionarios de enlace.
¿CÓMO LOGRA LA COORDINACIÓN?
Coordinación y Rutinas.
Cuando los problemas se repiten y son de rutina, puede realizarse la coordinación planeada. Aquí se puede efectuar la coordinación mediante programas preestablecidos, que especifican qué actividades se van a ejecutar y en qué momento. En cambio en las situaciones que están cambiando rápidamente y en las cuales se están presentando siempre nuevos y diversos problemas, para este caso puede ser mas adecuada la coordinación por retroalimentación. En ésta se crea en el sistema de coordinación la capacidad específica de percibir desviaciones e informar a los interesados.
Coordinación Jerárquica
Tal vez la forma más familiar de buscar coordinación es atenerse a la organización jerárquica formal. La coordinación jerárquica puede tomar muchas formas, desde la muy sencilla de que sea un ejecutivo central, como el presidente, el que hace el seguimiento y enlace de las actividades de los vicepresidentes de ventas y de producción. Un ejemplo es, en un estudio de toma de decisiones gerenciales en varias sociedades anónimas de las más grandes, se encontró que el jefe ejecutivo era casi siempre el árbitro final cuando se presentaban puntos de vista distintos entre los vicepresidentes.
http://es.wikipedia.org/wiki/Henri_Fayol

La reunión es una técnica que permite que las personas, con objetivos comunes, intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. También se la puede definir como el conjunto de personas en un lugar físico para tratar un tema coordinador por un conductor. Las reuniones pueden ser formales e informales. Las primeras se utilizan para difundir información, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo. Mientras que las segundas satisfacen necesidades humanas de contacto y afiliación.
REUNION DE TRABAJO
Las reuniones son un instrumento de trabajo importante en las empresas. Permiten desarrollar las relaciones interpersonales y conseguir mejores resultados en las tareas individuales. Por tanto, en una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.

Todo tipo de reunión requiere dos fases importantes: la
preparación
y el
desarrollo
.

La preparación de la reunión suele subestimarse, aunque para que resulte útil tiene que estar bien preparada. Para ello se debe tener en cuenta aspectos materiales y funcionales. La preparación suele dividirse en cinco pasos:

1. Definición de objetivos de la reunión. En caso que los objetivos de la reunión fuesen muchos, se pueden realizar varios encuentros.
2. La elección de los participantes. La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes, en especial para garantizar la compatibilidad.
3. Planificar el desarrollo de la reunión. El plan de la reunión se define con el orden del día, que no es más que un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
4. La organización del material de la reunión, para ello se debe tener en cuenta los documentos, las salas, aspectos anexos (botella de agua, papelera, bolígrafo, etc.) y un recordatorio de la convocatoria.
5. Finalmente, se debe confirmar la participación de los convocados.
FASES DE UNA REUNIÓN
El desarrollo de la reunión depende de los objetivos que se persigan y, en consecuencia, del tipo de reunión. El principal recurso con que cuenta una reunión es el moderador quién deberá hacer:
1. Presentación de los participantes. En la presentación se debe indicar la especialización o expertise de cada uno.
2. Darles confianza para crear un clima especial.
3. Presentar el tema de la reunión. Se debe precisar de qué se habla, porque se habla dicho tema, porqué interesa hablar de dicho tema y cuales son los problemas planteados.
4. Fijar los objetivos de la misma. Explicar el orden del día, comentarlo. Establecer los objetivos prioritarios y aclararlos en el transcurso de la reunión. Si hubiera tiempo se pasaría a los objetivos secundarios.
La clasificación del tipo de reunión se puede hacer en función del sentido de la información que en ella se transmite. Podrá ser reuniones de información ascendente o descendente.

La reunión de información descendente se utlizar por parte de la dirección de la empresa para informar y, en este caso, los participantes podrán pedir aclaraciones. La característica de una reunión de información descendente es la siguiente:
- El moderador de estas reuniones, suele ser el jefe de los participantes, en general se pretende transmitir información a los asistentes (órdenes, normativas, cambios en los procedimientos, etc.)
- La actitud de los participantes no debe ser creativa, ni activa, sino se deben limitar a escuchar, e intervienen sólo para pedir alguna aclaración.
- Resulta importante la habilidad del director para responder, más que para preguntar. Debe responder con seguridad y conseguir un clima de aceptación y participación.
- Los participantes, entre 10-12 personas, deben tener intereses comunes y elevada cohesión.
- La reunión se desarrolla en dos etapas, la transmisión de la información y luego la confirmación de la misma.


La reunión de información ascendente es aquella que intenta recabar la opinión de los participantes y se caracteriza por:
- El moderador recaba información de los asistentes: opiniones, datos, impresiones, causas de un determinado funcionamiento, etc.
- La función del moderador es la de entrevistador, por ello debe tener habilidad para preguntar y debe ser aceptado por el grupo.
- Los asistentes deben responder con sinceridad a los temas planteados.
- La preparación es fundamental, ya que el guión debe estimular la participanción.
- El número de participantes debe ser pequeño y homogéneo, se deben evitar que coexistan en el grupo jefes y subordinados, aún cuando sean de diferentes áreas.
- El moderador debe fomentar un clima de mutua confianza, generar un ambiente de comunicación favorable, debe mostrar interés en el tema y en la situación profesional de los participantes. Debe evitar la sensación de interrogatorio.
- La utilización de las preguntas en este tipo de reuniones puede ser:
general (dirigida a todos los participantes),
directa (dirigida a un participante en particular),
abierta (dirigida a todos y cada uno de los participantes),
cerrada (admite como respuesta sólo si o no)
reformulación (parafraseando la cuestión recibida).
TIPOS DE REUNIONES
TIPOLOGIA DE PARTICIPANTES A UNA REUNIÓN
El asistente a una reunión puede presentar diferencias
de actitudes y de participación. Para facilitar la tarea del
moderador, hay teorías sobre la tipología de los participantes.
Estas tipologías en general se presentan con rasgos
mixtos. Dichos tipos se pueden considerar de la siguiente
manera:
- Tímido. Se lo debe tratar intentando invitarle a aportar
ideas, hacerles preguntas lógicas y sencillas,
reformulando sus respuestas, y hacer referencias a
sus aportaciones durante la reunión.
- Distraído. Se lo debe controlar con la mirada, se les
realiza preguntas directas y se los hace participar contrastando
su opinión con la de otros.
- Preguntón. Se plantean al grupo sus preguntas o se
solicita que él las responda. Se debe procurar no responderlas
o aplazarlas al final.
- Mudo voluntario. Se les hace preguntas directas, especialmente
con cuestiones complejas, se somete sus
opiniones a juicio del grupo y se matizan sus opiniones.
- Liante o liero. Se interrumpe educadamente su disertación
o se toma algunas de ellas y se las plantea
al grupo. Se confronta su opinión con la del grupo.
- Discutidor. No hay que involucrarse en la discusión,
excusando la falta de tiempo. Se debe replantear la
discusión aportando opiniones de la mayoría y
enfrentarlo a la opinión del grupo.
- Obstinado. Se deja para el final la decisión sobre sus
juicios, se los debe reformular su opinión con claridad
y plantearlas al grupo y se deben conseguir acuerdos
parciales y progresivos.
- Sabelotodo. Se debe reforzar la intervención de otros
que tengan opinión contraria, se les debe formular
problemas y preguntas difíciles, y relativizar su punto
de vista, presentándolo como uno más.
NORMAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN
Un moderador debe respetar las siguientes normas:
- Procurar que intervengan todos los participantes.
- No tomar partido.
- Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo.
- Evitar que algunos acaparen la discusión.
- No ridiculizar.
- Controlar el tiempo.
- Utilizar de forma adecuada los distintos tipos de preguntas.
- Recordar los progresos parciales conseguidos.
- Tratar a cada participante según su manera de ser.
- Procurar que nadie se considere el mejor. Están reunidos
porque en grupo se llega a mejores soluciones
que de forma individual.
- El nivel de atención no es constante. Se debe cambiar
de ritmo cada 6 a 8 minutos.
TIPOLOGIA DE PARTICIPANTES A UNA REUNIÓN
El asistente a una reunión puede presentar diferencias de actitudes y de participación. Para facilitar la tarea del moderador, hay teorías sobre la tipología de los participantes.

- Tímido. Se lo debe tratar intentando invitarle a aportar ideas, hacerles preguntas lógicas y sencillas, reformulando sus respuestas, y hacer referencias a sus aportaciones durante la reunión.
- Distraído. Se lo debe controlar con la mirada, se les realiza preguntas directas y se los hace participar contrastando su opinión con la de otros.
- Preguntón. Se plantean al grupo sus preguntas o se solicita que él las responda. Se debe procurar no responderlas o aplazarlas al final.
- Mudo voluntario. Se les hace preguntas directas, especialmente con cuestiones complejas, se somete sus opiniones a juicio del grupo y se matizan sus opiniones.
- Liante o liero. Se interrumpe educadamente su disertación o se toma algunas de ellas y se las plantea al grupo. Se confronta su opinión con la del grupo.
- Discutidor. No hay que involucrarse en la discusión, excusando la falta de tiempo. Se debe replantear la discusión aportando opiniones de la mayoría y enfrentarlo a la opinión del grupo.
- Obstinado. Se deja para el final la decisión sobre sus juicios, se los debe reformular su opinión con claridad y plantearlas al grupo y se deben conseguir acuerdos parciales y progresivos.
- Sabelotodo. Se debe reforzar la intervención de otros que tengan opinión contraria, se les debe formular problemas y preguntas difíciles, y relativizar su punto de vista, presentándolo como uno más.

Un moderador debe respetar las siguientes normas:
- Procurar que intervengan todos los participantes.
- No tomar partido.
- Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo.
- Evitar que algunos acaparen la discusión.
- No ridiculizar.
- Controlar el tiempo.
- Utilizar de forma adecuada los distintos tipos de preguntas.
- Recordar los progresos parciales conseguidos.
- Tratar a cada participante según su manera de ser.
- Procurar que nadie se considere el mejor. Están reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual.
- El nivel de atención no es constante. Se debe cambiar de ritmo cada 6 a 8 minutos.
NORMAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN
DEBATE
El objetivo de una reunión tipo debate es analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. En ellas todos los participantes tiene voz y voto.
La preparación de un debate debe cuidarse en la elección del objetivo y de los participantes, la preparación del tema y la disposición del local (se prefiere una mesa circular u oval).
El número de participantes más adecuado es entre 5 y 10 miembros. Un número menor acelera los acuerdos y uno mayor los complica.
Los participantes deben ser compatible en cuanto a su competencia profesional y personalidad.
El desarrollo de un debate presenta las siguientes etapas:

- Acogida. Breve presentación de los participantes (si no se conocen). El moderador justifica la presencia de cada uno y lo que se espera de ellos.
- Presentación del tema. Se señala con precisión un objetivo claro, observable y viable, y se fija el proceso que se seguirá para tratar el problema.
- Desarrollo del orden del día. Se sigue el orden establecido, respetando los tiempos y garantizando la participación
de los asistentes.
- Cierre. Se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido las acciones que tienen que desarrollar.
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