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Copy of LEY GENERAL DE ARCHIVO

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on 26 November 2015

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LEY GENERAL DE ARCHIVO
LEY 594 DE 2000
TITULO. 1
ARTICULO 1
OBJETIVO DE LA LEY:

ESTABLECER REGLAS Y PRINCIPIOS GENERALES QUE REGULAN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA DEL ESTADO
ARTICULO 2.
ÁMBITO DE APLICACION:

ADMINISTRACION PUBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES
ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLAN FUNCIONES PUBLICAS
DEMAS ORGANISMOS QUE REGULE LA LEY
ARTICULO 3.
DEFINICIONES:
ARCHIVO
ARCHIVO
PÚBLICO
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO
ARCHIVO TOTAL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL
PATRIMONIO DUCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SOPORTE DOCUMENTAL
DOCUMENTO ORIGINAL
ARTICULO 4.
PRINCIPIOS GENERALES
Fines de los archivos:
Disponer de la documentación organizada de tal forma que su información sea utilizada por la administración para el servicio del ciudadano o como fuente de historia
Importancia de los archivos:
En la administración y cultura son esenciales por la toma de decicsones (parte fundamental de la historia e identidad nacional)
Institucionalidad e instrumentalidad:
Los documentos constituyen una herramenta indispensable para la gestion administrativa, económica, politica y cultural del estado y la administración de justicia

Responsabilidad:
Los servidores públicos son reponsables de la
organización
conservacion
uso y manejo de los documentos

Dirección y coordinación de la función archivística

El archivo general de la nación es la encargada de orientarla y coordinarla salvaguardando el patrimonio documental
(titulo I de los principios fundamentales de la constitución nacional)
Administracion y acceso:
Es una obligación del estado y un derecho de los ciudadanos al acceso a la información salvo los casos que establezca la ley.
Función de los archivos:
probatoria
garantizadora
perpetuadora
TITULO 2.
ARTICULO 5.
Sistema nacional de archivos son un conjuntos de instituciones archivísticas que posibilitan la normalizacion de los procesos archivísticos promueven el desarrollo de centros de información,la salvaguarda y acceso a la información.

Este es orientado y coordinado por el AGN
desarrolla principios como : unidad normativa, descentralización, administrativa y operativa, coordinación, concurrencia,y subsidiariedad
ARTICULO 6
De los planes y programas
planeacion y programacion: formuladas por las instituciones archvisticas
asistencia tecnica: AGN, CONSEJOS TERRITORIALESDE ARCHIVOS, COMITES TECNICOS, ENTIDADES DE RRHH, ASOCIACIONES, ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE PRESTEN UN SERVICIO.
Ejecucion segumiento y control: archivos de orden nacional, territorial, yde lsas entidades descentralizdas
Coordinacion: AGN
TITULO 3.
ARTICULO 7
ARCHIVOS DESDE SU JURISDICCION Y COMPETENCIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO
ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO
ARTICULO 8.
Desde un punto de vista territorial
ARCHIVOS DE ENTIDADES DE ORDEN NACIONAL
ARCHIVOS DE ENTIDADES DE ORDEN DEPARTAMENTAL
ARCHIVOS DE ENTIDADES DE ORDEN DISTRITAL
ARCHIVO DE ENTIDADES DE ORDEN METROPOLITANO
ARCHIVOS DE ENTIDADES DE ORDEN MUNICIPAL
ARCHIVOS DE ENTIDADES DE ORDEN LOCAL
ARCHIVOS DE NUEVAS ENTIDADES TERRITORIALES QUE SE CREEN POR LEY
ARCHIVOS DE TERRITORIOS INDIGENAS
ARTICULO 9.
SEGUN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA
ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA
ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL
ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL
ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS AUTONOMOS
ARTICULO 10

CONTEMPLA QUE LA CREACION DE LOS ARCHIVOS DEL ART 8 Y 9 SON DE CARACTER OBLIGATORIO
TITULO 4.
ARTICULO 11
El estado está obligado a la creación, organización, preservación, y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital y la normatividad archiíistica.
ARTICULO 12
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SERA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA ADMINITRACIÓN DE SUS ARCHIVOS
ARTICULO 13
LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA DEBERA GARANTIZAR ESPACIOS PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE SUS ARCHIVOS
ARTICULO 15
LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN CASO DE RETIRARSE DEBERAN ENTREGAR LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS A SU CARGO DEBIDAMENTE INVENTARIADOS CONFORME AL AGN, AUNQUE ESTO NO SIGNIFIQUE EXONERACIÓN EN CASO DE IRREGULARIDADES.
ARTICULO 14
LA DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ES PRODUCTO Y PROPIEDAD DEL ESTADO Y ESTE EJERCERA EL PLENO CONTROL DE SUS RECURSOS INFORMATICOS.
ARTICULO 16
LOS FUNCIONARIOS ARCHIVISTICOS TENDRAN LA OBLIGACIÓN DE VELAR POR LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD, VERACIDAD Y FIDELIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS DOC. DE ARCHIVOS Y SERAN RESPONSABLES DE SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN.
ARTICULO 17
LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO TRABAJARÁN SUJETOS A LOS MAS RIGUROSOS PRINCIPIOS DE ETICA PROFESIONAL, GUIADOS POR LOS VALORES DE UNA SOCIEDAD DEMOCRATICA QUE LES CONFIA LA MISIÓN DE ORGANIZAR, CONSERVAR Y PONER AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD LA DOCUMENTACIÓN DEL ESTADO.
ARTICULO 18
LAS ENTIDADES TIENEN LA OBLIGACIÓN DE CAPACITAR Y ACTUALIZAR A LOS FUNCIONARIOS EN PROGRAMAS Y ÁREAS RELACIONADAS CON SU LABOR.
LAS ENTIDADES DEL ESTADO PODRÁN INCORPORAR TECNOLOGÍAS DE AVANZADA EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE SUS ARCHIVOS, EMPLEANDO CUALQUIER MEDIO TÉCNICO, ELECTRÓNICO, INFORMÁTICO, ÓPTICO O TELEMÁTICO, SIEMPRE Y CUANDO CUMPLAN CON:
ORGANIZACION ARCHIVISTICA DE LOS DOC.
REALIZACION DE ESTUDIOS PARA PROBAR SI ES APTA COMO CONDICIONES AMBIENTALES, SEGURIDAD, PERDURABILIDAD Y REPRODUCCIÓN.
ARTICULO 19
ARTICULO 20.
LAS ENTIDADES PÚBLICAS QUE SE SUPRIMAN O FUSIONEN DEBERÁN ENTREGAR SUS ARCHIVOS A LAS ENTIDADES QUE ASUMAN SUS FUNCIONES O AL MINISTERIO O LA ENTIDAD A LA CUAL HAYAN ESTADO INSCRITAS O VINCULADAS.
TITULO 5
ARTICULO 21
LAS ENTIDADES PUBLICAS ELABORARAN PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA CONTEMPLAR EL USO DE LAS NUEVAS tecnologías Y SOPORTES, EN CUYA aplicación deberán OBSERVARSE LOS PRINCIPIOS Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
ARTICULO 22
PROCESOS ARCHIVISTICOS
LA GESTION DOC UMENTAL DENTRO DEL CONCEPTO DE ARCHIVO TOTAL, COMPRENDE PROCESOS TALES COMO:
PRODUCCION
RECEPCION
DISTRIBUCION
CONSULTA
ORGANIZACION
RECUPERACION
DISPOSICIOPN FINAL DEL DOC.
ARTICULO 23.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
ARTICULO 24
CADA ENTIDAD DEL ESTADO DEBE ELABORAR SU PROPIA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

ARTICULO 25
EL MINISTERIO DE CULTURA , A TRAVÉS DEL AGN DECLARARA LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS, HISTORIAS LABORALES, DOC CONTABLES Y NOTARIALES.
ARTICULO 26
INVENTARIO DOCUMENTAL:
LAS ENTIDADES PUBLICAS DEBERÁN ELABORAR INVENTARIOS DE DOCUMENTOS DE TAL MANERA QUE ASEGUREN SU CONTROL EN LAS DIFERENTES ETAPAS.
TITULO 6
ARTICULO 27
TODA PERSONA TIENE DERECHO A CONSULTAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO PUBLICO Y A QUE SE LES EXPIDA COPIA DEL MISMO SIEMPRE Y CUANDO NO TENGAN CARACTER RESERVADO
ARTICULO 28
LA RESERVA LEGAL SOBRE CUALQUIER DOCUMENTO CESARA A LOS 30 AÑOS DE SU expedición después DE ESTO NO ADQUIERE EL carácter histórico Y PODRA SER CONSULTADO POR CUALQUIER CIUDADANO.
ARTICULO 29
CUANDO LOS DOCUMENTOS HISTORICOS PRESENTEN UN DETERIORO TAL QUE IMPIDA SU ACCESO DIRECTO LAS INSTITUCIONES DEBERAN SUMINSTRARAN LA INFORMACION EN UN MEDIO QUE NO AFECTE SU CONSERVACION CERTIFICANDO SU AUTENTICIDAD.
TITULO 7
ARTICULO 30
SOLO POR MOTIVOS LEGALES LAS ENTIDADES DEL ESTADO PODRAN AUTORIZAR LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOC DE ARCHIVO
ARTICULO 31
SOLO EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION AUTORIZARA POR :
MOTIVOS LEGALES
PROCESOS TECNICOS
EXPOSICIONES CULTURALES
LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS GARANTIZANDO SU INTEGRIDAD, SEGURIDAD, CONSERVACION Y REINTEGRO DE LOS MISMOS
TITULO 8
ARTICULO 32
EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PODRA, DE OFICIO O SOLICITUD DE PARTE, ADELANTAR EN CUALQUIER MOMENTO VISITAS DE INSPECCIÓN A LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO CON EL FIN DE VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LO DISPUESTO EN LA PRESENTE LEY.
ENCONTRANDO ALGUNA IRREGULARIDAD SE REQUERIRA A LA ENTIDAD QUE HAGA LAS CORRECCIONES CON EL FIN DE ESTABLECER RESPONSABILIDADES
ARTICULO 33
EL ESTADO, A TRAVÉS DEL AGN, EJERCERA CONTROL Y VIGILANCIA SOBRE LOS DOCUMENTOS DECLARADOS DE INTERES CULTURAL CUYOS PROPIETARIOS, TENEDORES O POSEEDORES SEAN PERSONAS NATURALES O JURIDICAS DE CARACTER PRIVADO
ARTICULO 34
EL AGN FIJARA LOS CRITERIOS Y NORMAS TECNICAS Y JURIDICAS PARA HACER EFECTIVA LA CREACION, ORGANIZACION, TRANSFERENCIA, CONSERVACION Y SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.
(ART 8 CONSTITUCIÓN)
ARTICULO 35
PREVENCIONES Y SANCIONES
EMITIR ORDENES PARA QUE SE SUSPENDAN LAS ACTIVIDADES QUE ESTAN AMENAZANDO LA INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO (MULTA SEMANAL APROX 20 SMLV SEGUN EL TIEMPO QUE PERSISTA EL ERROR)
LAS FALTAS CONTRA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL SERAN TOMADAS COMO FALTAS GRAVES CUANDO FUEREN REALIZADAS POR SERVIDORES PUBLICOS.
TITULO 9
CONJUNTO DE DOCUMENTOS PERTENECIENTES A PERSONAS NATURALES O JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO Y AQUELLOS QUE SE DERIVEN DE LA PRESTACION DE ALGUN SERVICIO
LOS DOCUMENTOS PRIVADOS QUE CONTENGAN INFORMACION HISTORICA DEBERAB INSCRIBIRLOS EN EL AGN Y BRINDARLES LAS COPIAS QUE SOLICITEN SE LES PROHIBE TRASLADARLOS FUERA DEL TERRITORIO NACIONALNO SE PUEDEN TRASNFERIR O TITULO SIN INFORMARLE AL AGN SI ESTO NO SE HACE INCURRIRA UNA MULTA DE 50 SMLMV
ARCHIVOS PRIVADOS
TITULO 10
ARTICULO 44
EL AGN Y LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS PÚBLICOS PODRAN RECIBIR DONACIONES, DEPOSITOS, Y LEGADOS DE DOCUMENTOS HISTORICOS
ARTICULO 45 ADQUISICION
LOS ARCHIVOS PRIVADOS DE CARACTER HISTORICO DECLARADOS DE INTERES PUBLICO, PODRÁN SER ADQUIRIDOS POR LA NACION CUANDO EL PROPIETARIO LES OFRECIERE EN VENTA.
TITULO 11
ARTICULO 46
LOS ARCHIVOS DE ADM PÚBLICA DEBERAN IMPLEMENTAR UN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLO VITAL DE ARCHIVOS
ARTICULO 47
LOS DOCUMENTOS DEBERAN ELABORARSE EN SOPORTES DURABLES Y DE BUENA CALIDAD
DE ACUERDO AL AGN
ARTICULO 48
EL AGN DARA PAUTAS Y NORMAS PARA LA CONSERVACION DE ARCHIVOS INCLUYENDO A LOS NUEVOS SOPORTES
ARTICULO 49
EN NINGUN CASO LOS DOCUMENTOS HISTORICOS PODRAN DESTRUIRSE AUNQUE HAYAN SIDO REPRODUCIDOS POR OTRO MEDIO
TITULO 12
ARTICULO 50

EL GOBIERNO NACIONAL ESTABLECERA PREMIOS Y ESTIMULOS NO TRIBUTARIOS PARA LAS PERSONAS O INSTITUCIONES QUE CON SUS ACCIONES Y TRABAJOS TECNICOS, CULTURALES O CIENTIFICOS CONTRIBUYAN A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE PAIS.
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