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Diagramas de Flujo Auditoria PED

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by

Carlos A. Vargas Rojas

on 24 March 2014

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Transcript of Diagramas de Flujo Auditoria PED

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Ideas
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Diagramas de Flujo
Auditoría PED

¿QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para
representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los
distintos pasos o etapas y su interacción.

Ventajas de los Diagramas de Flujo
¿Qué Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo?
Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo
entre los distintos pasos o etapas.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :

* Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.

Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :
* Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a
describir y su orden cronológico.
* Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
* Identificar y listar los puntos de decisión.
* Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes
símbolos.
* Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso
elegido.


Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de realización del producto
o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.








La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que
representa está ahora disponible para ser analizado.
Se analiza no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino
también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
*Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.


* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.



*

* Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los colaboradores el análisis de las mismas.

* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos miembros y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Desarrollo del Diagrama de Flujo
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo :
* Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso
anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

* Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.
* Identificar quién lo empleará y cómo.
* Establecer el nivel de detalle requerido.
* Determinar los límites del proceso a describir.

MACRO
Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo.

Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro.

En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente.

Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de
detalles.

MICRO

Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten
detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.
También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de
Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más
amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto.
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