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Redacción Comercial - Curso-Taller

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by

Luis Olivarez

on 28 May 2013

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Transcript of Redacción Comercial - Curso-Taller

Redacción Comercial ¡Bienvenido! ¿QUE HARÍA USTED? ¿ QUE PODRÍA HACER?


Información en correo.
Propósito del mensaje.
Brevedad

En este tema, aprenderá a organizar sus ideas, escribir un completo primer borrador y hacer de sus correos electrónicos, memorandos e informes rutinarios algo útil, lógico y convincente. Principios básicos de redacción comercial 5.- Confirme su estrategia de entrega 6.- Determinar el alcance de su proyecto 4.- Escriba un mensaje corto y simple 3.- Establezca claramente su mensaje clave 2.- Adopte un enfoque "centrado en el lector" 1.- Aclare su propósito al escribir Principios básicos de redacción comercial "¿Por qué estoy escribiendo este documento?" 1.- Aclare su propósito al escribir Propósitos
a)Explicar o justificar acciones
b)Comunicar información
c) Influir en el lector
d) Entregar buenas o malas noticias
e) Solicitar una acción Principios básicos de redacción comercial 1. Aclare su propósito al escribir Pensar
redactar
organizar
Editar
mejora la claridad e impulsa la acción. Principios básicos de redacción comercial B. Adopte un enfoque "centrado en el lector Este mensaje debería ser claro y conciso; por lo general sólo una o dos oraciones.
El mensaje clave se establecerá al principio del documento.
Concéntrese en un tema por documento para optimizar la claridad de su documento.
Si descubre que tiene dos mensajes clave que no están relacionados, escriba dos documentos diferentes. Principios básicos de redacción comercial C. Establezca claramente su mensaje clave Al mantener su documento breve se asegurará de que su mensaje clave se destaca.


El ahorro de palabras también ahorra a sus lectores tiempo valioso. Principios básicos de redacción comercial D. Escriba un mensaje corto y simple En el formato adecuado En el momento adecuado Proviene de la persona adecuada Un documento bien escrito perderá efecto si no… Principios básicos de redacción comercial E. Confirme su estrategia de entrega Proviene de la persona adecuada En el momento adecuado En el formato adecuado Determinar el alcance significa definir la amplitud de su tema y con qué profundidad lo tratará.

Si determina el alcance del tema en forma adecuada, evitará que usted y su audiencia empleen innecesariamente una gran cantidad de tiempo y trabajo. Principios básicos de redacción comercial F. Determinar el alcance de su proyecto de Redacción II. ESTRATEGIAS DE INICIO II. ESTRATEGIAS DE INICIO A. Formular Preguntas
Identificar los temas

Escribir preguntas que podrían tener los lectores.

Obtener ayuda con mas preguntas anticipadas. II. ESTRATEGIAS DE INICIO
Útil para un tema complejo.

Estructura lógica.

Desarrollar cada línea del documento. B. El Esquema Tradicional II. ESTRATEGIAS DE INICIO
Técnica de formato libre para anotar ideas en tanto se le viene en mente.
Impulsa la Creatividad.
Método útil con un grupo, porque capta las ideas de todos. C. Esquema de lluvia de ideas C. Esquema de lluvia de ideas Para crear un esquema de lluvia de ideas:
1. Dibuje un circulo dentro de un papel.
2. Escriba el propósito dentro del circulo.
3. Trace líneas alrededor del circulo y escriba ideas.
4. Si esa idea inspira otras ideas relacionadas con esta, trace mas líneas desde esa línea.
5.Continúe generando ideas y trazando líneas desde el circulo central y de las otras líneas. II. ESTRATEGIAS DE INICIO C. Esquema de lluvia de ideas Ejemplo II. ESTRATEGIAS DE INICIO
Cuando se bloquea,
“síndrome de pantalla en blanco”.
La escritura permite que la mente divague y facilita la expresión de grandes ideas.
Anote todo lo que se venga en mente.
Destaque los puntos importantes. D. Escritura libre II. ESTRATEGIAS DE INICIO
¿Cuál es mi conclusión?
¿Mi lector probablemente responderá en forma receptiva o reacia?
¿Qué podría necesitar saber mi lector de inmediato? III. Organizar el material de apoyo según el propósito Cree un orden coherente que sea fácil de seguir como de izquierda a derecha , de arriba hacia abajo..
Use el detalle para crear una imagen visual
Atraiga a sus lectores variando las oraciones y reemplazando las frases excesivamente usadas por otras nuevas. D. Método de Disposición Espacial. III. Organizar el material de apoyo según el propósito III. Organizar el material de apoyo según el propósito Asegúrese de incluir cada aspecto de su hipótesis para evitar verse desacreditado .
Analice los datos para ver si hay similitudes, diferencias, vínculos, repercusiones.
Simplifique el lenguaje técnico para el lector no técnico. G. Método analítico. III. Organizar el material de apoyo según el propósito Cambie de general a específico para lectores no familiarizados con el tema.
Destaque su mensaje clave cada vez que sea posible. F. Método de Específico a General y General a Específico. III. Organizar el material de apoyo según el propósito Determine cuanto ya sabe el lector sobre el tema.
Comience su documento con información que sea familiar para su lector.
Cambie de específico a general para los lectores familiarizados con su tema. F. Método de Específico a General y General a Específico. III. Organizar el material de apoyo según el propósito Es especialmente eficaz cuando necesita evaluar las ventajas y desventajas de 2 posibilidades.

1.-Ventajas: Lugar A y Lugar B
2.-Desventajas: Lugar A y Lugar B E. Método de Comparación y contraste. III. Organizar el material de apoyo según el propósito Aténgase a los hechos principales y trascendentales.
Use diseño visual para destacar la información.
No comenzar cada oración con fechas si hay más de 5 fechas. B. Método cronológico. III. Organizar el material de apoyo según el propósito Describe
¿Quién hace qué?
¿Qué sucede?
Sucesión en etapas C. Método de Procesos y Procedimiento. III. Organizar el material de apoyo según el propósito A. Método de orden de importancia. III. Organizar el material de apoyo según el propósito
Enfoque de conclusión al principio III. Organizar el material de apoyo según el propósito
Lo que escribo
forma lógica



Propósito previsto Método de Proceso: Es más importante escribir que lograr que cada detalle esté correcto.
El primer borrador puede ser poco riguroso en estructura, ortografía, gramática y puntuación.
Es sólo para usted. IV. Redactar el primer borrador La tarea de escribir una carta importante puede parecer desalentadora si no cuenta con un método para dividirla en partes manejables. Su redacción seguramente mejorará si la considera como una serie de tareas más pequeñas. IV. Redactar el primer borrador B. Escriba en "categorías" No hay ninguna norma que diga que debe comenzar exactamente por el principio.
Mantenga su esquema o plan frente a usted y utilícelo para decidir dónde le acomoda más empezar a escribir.
Los escritores con más experiencia guardan el material introductorio para el final; con frecuencia es más fácil redactar un párrafo inicial atractivo una vez que sabe cuáles son sus conclusiones. IV. Redactar el primer borrador A. Comience por donde se sienta más cómodo Las partes estándar de un propuesta formal incluyen:
Página de título
Tabla de contenido
Resumen ejecutivo
Introducción
Declaración de las necesidades del cliente
Procedimientos propuestos (o plan técnico)
Beneficios del plan
Impacto del plan
Plan de implementación
Calificaciones
Análisis de costos (o su inversión)
Declaración de acuerdo
Apéndice IV. Redactar el primer borrador B. Escriba en "categorías" Las categorías que aparecen con frecuencia en las cartas comerciales, memorandos y correos electrónicos incluyen:

Anuncio de un cambio
Información básica
Plan de implementación
Plazo
Explicación de un proceso
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Observaciones
Acciones propuestas
Solicitudes de acción
Evaluación IV. Redactar el primer borrador B. Escriba en "categorías"
En la otra, simplifique y condense la información para el lector no técnico.
En una columna, escriba la información para un lector técnico. Al redactar un documento técnico para una audiencia no técnica, dedique un tiempo adicional al análisis de ésta.
Asegúrese de que pueda responder con exactitud la pregunta, "¿Cuánto ya comprende la audiencia sobre este tema?"
Un método que ha resultado útil para muchos escritores es utilizar dos columnas: IV. Redactar el primer borrador C. Consideraciones especiales para un documento técnico Seleccione un título, por ejemplo, y escriba un párrafo para éste.
Cuando haya terminado con eso, seleccione el próximo punto con el cual se sienta cómodo y así sucesivamente.
Deténgase de vez en cuando para comparar su borrador con su plan. IV. Redactar el primer borrador A. Comience por donde se sienta más cómodo Escribirlo en forma de borrador tiene dos beneficios: V. Estructurar los párrafos B. Crear transiciones fluidas V. Estructurar los párrafos Emplear más de tres o cuatro temas en un párrafo promedio probablemente confundirá al lector. A. Límite la cantidad de temas en cada párrafo V. Estructurar los párrafos Los párrafos son los elementos fundamentales de cualquier documento. VII. Corregir el estilo C. Edite para obtener precisión VII. Corregir el estilo .
El tono que utiliza al escribir afectará la forma en que el lector recibe lo que usted tiene que decir.
El tipo de lenguaje que use en su mensaje también afectará la comprensión de sus lectores. B. Ajuste su tono a la audiencia VII. Corregir el estilo VI. Editar el contenido La primera etapa de edición es finalizar la estructura, la lógica y el mensaje de su documento. VIII. Redactar Correo Electrónico

Problemas comunes:

Mensajes innecesarios
 
Escritura

Lectura

Destinatarios
  Usar mejoras visuales puede hacer que un mensaje se destaque entre los cientos de mensajes que un lector recibe con regularidad.
Pero sea cuidadoso al usar el correo electrónico o cualquier otro documento electrónico, puesto que es posible que su lector no tenga las capacidades o programas de formato necesarios para abrir el documento en el formato en que lo creó, o incluso ni siquiera abrirlo. A. Diseñar para causar un impacto visual VII. Corregir el estilo A. Diseñar para causar un impacto visual VII. Corregir el estilo

La redacción clara, precisa y coherente por sí sola no es suficiente.
Es necesario que un lector pueda mirar su documento y encontrar las ideas clave sin buscar a través de una redacción muy complicada.

Cuando un documento es fácil de leer y los puntos clave emergen, tiene impacto visual.
Tómese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a su audiencia. Su documento no sólo debe exponer el mensaje clave, sino también debe explicar al lector porqué es importante
Al escribir su documento, asegúrese de incluir una afirmación clara del impacto de su mensaje clave en términos adecuados para su audiencia. VI. Editar el contenido B. Responda a la pregunta de sus lectores: "¿Por qué?" Ubique el mensaje clave en una posición estratégica: en un lugar donde sin duda lo lean y tomen en cuenta. VI. Editar el contenido A. Establezca una secuencia estratégica para su mensaje clave ¡Muchas Gracias! Evaluación Practica Consejos para escribir un
mensaje de correo electrónico

Mensaje clave en la línea de asunto
Mensaje corto
Sólo un tema por mensaje.
ortografía
Incluya una conclusión.
Dirección de correo electrónico. Adopte un tono positivo.
Dé formato a su carta para que cause un impacto visual.
Antes del final, resuma los puntos principales o sugiera los próximos pasos para sus lectores.
No mencione los documentos adjuntos en su oración inicial. Si envía documentos adjuntos con su carta, menciónelos después, en el cuerpo del mensaje.
Evite usar un estilo demasiado formal.
Si es apropiado, incluya una breve nota amistosa o un toque personal en la despedida. Consejos para redactar una carta comercial Aborde sólo un tema por memorando.
Escriba una línea de asunto específica.
Use títulos claros y específicos para destacar los plazos y las solicitudes de acción.
Agrupe las ideas relacionadas en categorías.
Diseñe su memorando de manera que cause un impacto visual.
Use la voz activa siempre que sea posible.
Si conoce a sus lectores, el tono debería ser más amigable y menos formal que el de una carta comercial. Consejos para redactar un memorando comercial 2.- Para los lectores receptivos, ubique su mensaje al principio. Consejos del Método de orden e Importancia Comience con una nota personal.
Capte la atención de sus lectores en la primera oración con su mensaje clave.
Escriba oraciones de alrededor de 20 palabras.
Use espacios en blanco para facilitar la búsqueda.
Mantenga la longitud de los párrafos en 5 ó 6 líneas aproximadamente.
Prefiera el uso de la voz activa en lugar de la voz pasiva. Consejos para redactar una carta comercial Evite mezclar ventajas y desventajas en la misma sección.
Ser coherente en las comparaciones usando frases como:
“el primero” y “el ultimo”,
“al igual que”, “al contrario que”. Consejos del Método de comparación y Contraste
Cuando compare 2 temas, mencione primero el mas familiar.
Use gráficas o tablas para comparar información. Consejos del Método de comparación y Contraste 3.- Para los lectores poco receptivos, deberá proporcionar más contexto y antecedentes antes de plantear su mensaje clave. Consejos del Método de Orden e Importancia 1.- Cuando escriba para dos lectores o más, tenga en cuenta la reacción probable del lector más importante, generalmente el encargado de tomar las decisiones. Consejos del Método de orden e Importancia Coffee Break
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