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Auditoria Administrativa Examen Informe y Seguimiento

Descripción de la metodología de la Auditoria Administrativa tercera, cuarta y quinta etapa.
by

carina mejia

on 14 December 2013

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Transcript of Auditoria Administrativa Examen Informe y Seguimiento

Metodología de la auditoría administrativa
Cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

Las etapas que integran
la metodología son:
Integrantes
Jessica Carbajal
Diana Guerrero
Carina Mejía
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento
En esta etapa las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia.
Seguimiento
El seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organización, lo que hace posible:
Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.
Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron.
Establecer lineamientos generales, acciones específicas y criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual.
Objetivo general
Acciones específicas
Para examinar el grado de avance en la adopción de las recomendaciones y establecer las bases para implementar una auditoría de seguimiento, el auditor debe verificar cómo se comportan, lo cual puede generar dos resultados:

1. Las recomendaciones se han implementado conforme al programa.
2. Tal implementación se ha realizado fuera de programa.
G
R
A
C
I
A
S
Qué es?
Una vez seleccionados los enfoques de análisis organizacional y formulado el diagnostico administrativo, al finalizar el examen de la organización es necesario preparar un
informe
en el cual
se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de la revisión, su duración, alcance, recursos y métodos empleados.
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos. Para abordar este aspecto es recomendable seguir el orden siguiente:
Aspectos Operativos
Introducción
Antecedentes
Justificación
Objetivos de la auditoría
Recursos
Costos
Alcance
Acciones
Metodología
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Aspectos Operativos
La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar, además del efecto que se pretende con su presentación. Los informes más representativos son:

Informe General
Informe Ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
Tipos de Informe
Propuesta de Implementación
La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones especificas para cumplir con el propósito de la auditoría.

La implementación se realiza en 3 fases:
Preparación del programa
Integración de recursos
Ejecución del programa

En este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría; es importante que estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor; deberán reunir atributos tales como:

Objetividad: visión imparcial de los hechos
Oportunidad: disponibilidad de la información en tiempo y forma
Claridad: fácil comprensión del contenido
Utilidad: provecho que puede obtenerse de la información
Calidad: apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de la calidad
lógica: secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
Este consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza características y origen de su comportamiento.
El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extinción y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y a las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptima.
El examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento del examen consta de los siguientes pasos:
1. Conocer
2. Describir
3. Descomponerlo
4. Revisarlo de manera critica
5. Ordenar cada elemento
6. Definir las relaciones
7. Identificar y explicar su comportamiento

Para consolidar el examen eficazmente se debe adoptar un actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas:
1. ¿Qué trabajo se hace?
2. ¿Para qué se hace?
3. ¿Quién lo hace?
4. ¿Cómo se hace?
5. ¿con que se hace?
6. ¿Cuándo se hace?
7. ¿Por qué se hace?


A partir de este momento el examen se torna más crítico, y permite que, con base a las nuevas respuestas, se asuma una perspectiva cada vez más profunda con respecto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor
Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, --interdependencia e interacción de las partes entre si y
con el todo, y de éstas con su contexto.
Propósito
El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad.
El examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
Procedimiento
Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles
Revisarlo de manera critica para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular 7 preguntas:
¿Qué trabajo se hace?
¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Por qué se hace?
Enfoques del análisis administrativo
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones.
Entre los enfoques que se utilizan para realizar el análisis y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran los siguientes:
Autoevaluación: los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan avances en relación con metas y objetivos
Coaching: sistema de apoyo para el aprendizaje, desarrollo y desempeño que permite guiar, acompañar y apuntalar la definición, ejecución y revisión de los planes de desarrollo individuales.
Reorganización: revisión y/o ajuste de una organización para hacerla mas funcional y productiva.
Análisis Multinivel
Una auditoria administrativa permite precisar el comportamiento histórico de una organización, pero es también un elemento de decisión que representa un mecanismo de cambio. Es ahí donde reside su capacidad de perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y convertirla en una ventaja competitiva sustentable.
Formulación del Diagnósticos Administrativo
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y trasforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo y que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico de la realidad de la organización.
Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoría, tiene que incorporar los siguientes aspectos:
Contexto
Información operativa
Desempeño
Estrategia competitiva
Liderazgo
Perspectivas
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