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PROCESOS EN PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

8 pasos de un programa de Gestión Documental, sus actividades y legislación colombiana.
by

Maria Zamora

on 21 March 2013

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PROCESOS DE UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión Documental La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN PRODUCCIÓN TRAMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN Un sistema integral de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación 6. CONSULTA 5. ORGANIZACIÓN 4. TRÁMITE 3. DISTRIBUCIÓN 2. RECEPCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL 1. PRODUCCIÓN 7. CONSERVACIÓN Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica ACTIVIDADES Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y normalización de la producción documental.

Origen, creación y diseño de formatos y documentos. MARCO LEGAL DE LA PRODUCCIÓN Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales

Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales

Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos y Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. y Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio . Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. y Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables.

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda

NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir

NTC 2223: Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad Creación y diseño de documentos
Medios y técnicas de producción y de impresión
Determinación y selección de soportes documentales
Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinación de uso y finalidad de los documentos. ACTIVIDADES Identificación de dependencias productoras
Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD
Directrices relacionadas con el número de copias.
Control de la producción de nuevos documentos.
Determinación de la periodicidad de la producción documental
Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas 2. REGISTRO DE DOCUMENTOS Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta, entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. MARCO LEGAL DE RECEPCIÓN Constitución Política. Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003
Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas Sistema integral de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS Consiste en una serie de actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario ACTIVIDADES 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Reasignación de documentos mal direccionados 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos. MARCO LEGAL DE LA DISTRIBUCIÓN Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. Consiste en el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa ACTIVIDADES 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
Identificación del trámite.
Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta.
Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. MARCO LEGAL DEL TRAMITE Constitución Política. Artículo 23
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición
Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22 Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado
Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos ACTIVIDADES 1. Clasificación documental Identificación de unidades administrativas y funcionales
Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries documentales
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo.
Control en el tratamiento y organización de los documentos 2. Ordenación documental Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales
Conformación y apertura de expedientes
Determinación de los sistemas de ordenación
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos
Foliación. 3. Descripción documental Análisis de información y extracción de contenidos
Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices
Actualización permanente de instrumentos Elaboración de inventarios documentales
Organización y entrega de transferencias documentales
Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD MARCO LEGAL DE ORGANIZACIÓN Ley 4 de 1913. Artículo 289, 337
Ley 80 de 1993. Artículo 55.
Código de Comercio. Artículo 60.
Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000. Artículo 36
Decreto 4124 de 2004
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18
Acuerdo AGN 09 y 12 de 1995
Acuerdo AGN 09 de 1997
Acuerdo AGN 16, 037, 039, 041 y 042 de 2002
Acuerdo AGN 015 de 2003
Acuerdo AGN 02 de 2004 Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen ACTIVIDADES 1. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta
Determinación de competencia de la consulta
Condiciones de acceso
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación
Reglamento de consulta 2. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes
Disponibilidad de fuentes de información
Establecimiento de herramientas de consulta
Ubicación de los documentos 3. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario
Infraestructura de servicios de archivo
Sistemas de registro y control de préstamo
Uso de testigos y formatos para el control de devolución
Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información MARCO LEGAL DE CONSULTA Constitución Política, Artículo 20, 27, 74 y 112
Ley 4 de 1913. Artículo 315, 316 y 320
Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información
Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido ACTIVIDADES Diagnóstico integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastres.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de áreas y documentos. MARCO LEGAL DE CONSERVACIÓN Constitución Política. Artículo 8 y 95
Código Procedimiento Civil. Artículo 251
Ley 47 de 1920. Artículo 22.
Ley 14 de 1936
Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4
Ley 63 de 1986
LEY 6 DE 1992. Artículo 74
Ley 80 de 1993. Artículo 39
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4 y 12
Código de Comercio. Artículos 48 y 60.
Decreto 1798 de 1990 Artículo 31
Decreto 2620 de 1993
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 23 y 60
Acuerdo AGN 11 de 1996
Acuerdo AGN 047, 048, 049, 050 y 056 de 2000
Acuerdo 037 de 2002 DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental Circular AGN 07 de 2002
Circular AGN 01 de 2003
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004
Circular AGN 01 de 2004
Resolución AGN 147 de 1997
Resolución MinSalud 1995 de 1999
Resolución AGN 081 de 2001
Resolución AGN 183 de 2004
Resolución MinProtección Social 001715 de 2005
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos Control de plagas.Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/encuadernación
Apoyo a la reproducción.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantación de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes ACTIVIDADES Recepción de transferencias secundarias
Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios
Conservación y preservación de los documentos 2. Eliminación de documentos, señalada en las tablas de retención o de valoración documental 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD
Valoración avalada por el Comité de Archivo
Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación 3. Selección documental. Realizado en el archivo central Aplicación de método elegido
Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio 4. Microfilmación Determinación de metodología y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica.
Control de calidad durante todo el proceso 5. Digitalización: Determinación de la metodología y plan de trabajo
Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso MARCO LEGAL DE DISPOSICION FINAL Constitución Política de 1991. Artículo 63, 70, 71 y 72
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936
Ley 163 de 1959
Ley 39 de 1981. Artículos 1 a 4
Ley 80 de 1993. Artículo 39.
Decreto 2527 de 1950. Normalización de la producción documental Decreto 3354 de 1954
Decreto 264 de 1963
Decreto 960 de 1970
Decreto 2620 de 1993
Decreto 2649 de 1993 Artículos 134
Decreto 998 de 1997.
Decreto 1145 de 2004
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18, 23 y 25
Acuerdo AGN 08 de 1995
Circular AGN 03 de 2001
Circular AGN 01 de 2004. NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación
NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes
NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238. Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación Por: María Consuelo Zamora
Grupo 1 - Gestión Documental Universidad del Quindío
Ciencia de la Información y la Documentación,
BIbliotecología y Archivística
Noviembre, 2012
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