Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

31 requisitos para montar un evento

ferias de medellin
by

marcela hernadez tocancipa

on 27 September 2012

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of 31 requisitos para montar un evento

Requerimientos para la organización de eventos 1. conformación del comite central Nombre del evento: 3. Objetivo: 2. 4. Evidencias del proceso 6. invitados 6. invitados 8.activicades a realizar 7. lugar 9. personalidades que quiero que asistan 10. hora presupuesto 11. fecha 3. presentadores protolo del evento 7.Mesa principal logistica de el evento sonido y micròfonos 8.tarima 9.Ayudas audiovisuales 10.sillas mesas y manteles 11.flores 12.invitaciones 13.lista de invitados 14.transporte 15.alimentaciòn 16.Equipos de comunicaciòn internos seguridad y equipos de emergencia Se deben concretar las personas que conforman el comité organizador, un coordinador general y todos los que sean necesarios para cumplir con las diferentes funciones asignadas las cuales a su vez seleccionaran su equipo específico de trabajo al cual dirigirán. Permite ubicar al personal encargado de su planeación en un contexto definido y claro. Debe ser de fácil recordación, impactante y llamativo. Definir claramente que se busca con el evento, cuales son las necesidades del cliente que desea el evento, que clase de evento es : social, político, académico, deportivo o protocolar. Construcción de evidencias de planeación paso a paso con sus respectivos responsables con la ayuda de una secretaria que se encargará de elaborar y diligenciar formatos y escritos de conocimiento permanente para el grupo organizador, al final se encarga de entregar las memorias retroalimentadas por el cliente, el equipo organizador, los participantes y los invitados. En éste punto se debe calcular el costo del evento como tal para dar paso a las siguientes etapas. 5. Son aportados por el cliente u organizador según el caso, permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, comida, bebidas, suvenires, material de apoyo, transporte, silletería, mesas… Características que debe tener el lugar en materia de seguridad, comodidad y accesibilidad, iluminación, ventilación, recursos….
Nos permite determinar si se requieren salones alternos y ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil, se originan de las lluvias de ideas y con ellas se toman decisiones.

Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia. Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla en horas de la mañana, hay que tener en cuenta el comportamiento del clima y otros aspectos relacionados con el ambiente y los invitados. Tener en cuenta la disponibilidad por parte de los invitados, el tiempo laboral y los calendarios sociales y comerciales. Los aspectos que requieran organización protocolaria se comunicarán a la asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con quince días de anticipación. Eventos específicos, como los deportivos serán manejados por profesionales del oficio.




12. Importante Deben estar siempre, para los actos administrativos, la bandera de Colombia, del departamento, de la ciudad y de la organización o empresa. Las banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes presiden y según el espacio. Deben evidenciar el aseo y mantenimiento permanente. 1. Bandera Deben ser cómodos y adecuados a la estatura de los presentadores y llamados a él, iluminación adecuada y conexiones eléctricas e a internet que garanticen su excelente funcionamiento, contar con servicios de agua fresca para el presentador.

Cuando al evento asisten el Señor Alcalde, el gobernador o el presidente, deben manejarse dos atriles.

2. Atril Persona que orienta el evento, debe manejar un tono de voz acorde al lugar y a la ceremonia, preferiblemente con formación como maestro de ceremonia, dinámico, recursivo, hábil con la palabra y convincente. Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel de color verde billar.

En esta mesa se ubicarán las personas que presiden el acto. Siempre será en número impar. 4.Himno En actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de Colombia y ciudad, si asiste el Gobernador o un Diputado es obligatorio entonar el himno del Departamento. 5.Habladores Permite identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal y en las primeras filas del lugar.

6. Orden del dia o programa Se construye con anterioridad al evento y se presenta en carpeta, con buena calidad de papel, letra legible. Se le entrega al presentador con anticipación para que lo ensaye y conozca. Se deben evitar los cambios a última hora y en caso de haberlos entregarlos con discreción y con la misma presentación del inicial. Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según el programa de que se trate, se tendrá en cuenta: Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de la actividad a desarrollar. Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere mayor amplificación y es prudente, realizar prudente, realizar prueba antes de dar inicio al evento. Contar con repuestos y sobrantes en caso de requerimientos de última hora. Dependen del número de invitados y a las actividades a realizar. Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o al atril. El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina Asesora de Relaciones Publicas y Protocolo. Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del evento, si se trata de eventos sociales se recomienda que los sobres sean marcados a mano. Con el fin de conservar el medio ambiente se puede hacer él envió electrónico pero antecedido por una llamada personal que enuncie su llegada. Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible, confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento. Los invitados pueden recibir adicionalmente indicaciones específicas relacionadas con el evento, como vestuario recomendado, admisión de otros acompañantes. En caso de que se requiera ya sea para los expositores o los públicos asistente, debe dársele a conocer con anterioridad, teniendo en cuenta el lugar y hora de abordaje, características del vehículo entre otras. Depende del presupuesto, el horario, la duración del evento y la cantidad, calidad y clase de invitados. Se utiliza en caso de que el personal de logística lo requiera para garantizar el normal desarrollo del evento teniendo en cuenta la distancia entre los puestos de servicio o la magnitud del evento. Es un aspecto para garantizar la tranquilidad de la actividad. Se puede coordinar con la Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad Ciudadana y de manera más interna con los grupos de COPASO institucional y sus respectivas comitivas de salud ocupacional. Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere mayor amplificación y es prudente, realizar prudente, realizar prueba antes de dar inicio al evento. Contar con repuestos y sobrantes en caso de requerimientos de última hora.
Full transcript