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DOCUMENTOS CONTABLES

DETALLES
by

Nancy Toro

on 29 November 2012

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Transcript of DOCUMENTOS CONTABLES

FACTURA DE VENTA CONSIGNACION DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONTABLES DOCUMENTOS COMERCIALES RECIBO DE CAJA COMPROBANTE DE EGRESO COMPROBANTE DE INGRESO TARJETA DE KARDEX NOTA DEBITO NOTA CREDITO CHEQUE NO CONTABLES
SOPORTES NO
CONTABLES Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. Para facilitar la labor diaria de los informes, éstos podrán ser agrupados en forma de libretas individuales para cada mes; los que contienen un original y una copia desprendible para cada día. El original permanece archivada en la libreta y la copia se archivará en orden cronológico; conjuntamente con los documentos que sustentan la información registrada en cada sección. Todas las secciones tienen espacio para anotar la información del día y otro adicional para llevar el acumulado de cada renglón a la fecha. También existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos y créditos de cada una de las secciones. El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93 El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además secciones de control como son: sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección de fecha y de numero. INFORME SALDO
EN BANCOS
La orden de pedido es el documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en aquellos casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente.
# Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una venta exista en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizada orden de pedido Es el formato del documento comprobante de egreso de una compañía, el cual discrimina la contabilización por cuenta PUC, concepto y valor.
¿Cuándo sirve? Cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compañía en un tiempo determinado, unificar el formato de comprobantes de egreso de su organización o conocer más al respecto. ¿Porqué tenerla?
Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque.
Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador. Comprobantes de egreso: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 10. Nota Crédito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. 9. Nota Débito Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa 6. Comprobante de pago Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 5. Cheque
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. 3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros SOPORTES
CONTABLES Documentos contables, no contables, soportes contables y de títulos valores: La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que todas sus
operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo. CONCILIACION BANCARIA
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad. 13. Comprobante diario de contabilidad 1/Es el medio mediante el cual los sujetos obligados (empresarios y trabajadores) aportan recursos económicos al sistema de la seguridad social. El órgano competente es la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que tiene capacidad para imponer la obligación de cotizar. Son sujetos pasivos, quienes soportan la obligación de cotizar -empresarios y trabajadores incluidos en el campo de aplicación del Sistema-, en los términos y condiciones determinados en la normativa para cada uno de los regímenes de la Seguridad Social. Es nulo cualquier pacto o acuerdo individual o colectivo por el cuál uno de los sujetos obligados asume a su cargo la obligación de pagar total o parcialmente la cuota o aportación a cargo de otro. COTIZACIÓN 12. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. 12. Nota de contabilidad La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio. LIBRAZA SIRVE DE COMPROBANTE DE TODOS LOS INGRESOS MONETARIOS Y DE CONSTACIA DE LOS PAGOS RECIBIDOS. SE DILIGENCIA CUANDO INGRESAN DINEROS EN EFECTIVO O CHEQUE BIEN POR VENTA O POR CUALQUIER OTRO CONCEPTO. COMPROBANTE DE
INGRESO El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 11. Recibo de caja menor
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. 8. Pagaré Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 7. Letra de cambio La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.  4. Factura de compra-venta
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija 2. Recibo de consignación bancaria El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.  1. Recibo de caja Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
 1. Recibo de caja GENERALIDADES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero DIAGRAMAS DE FLUJO Representación que expresa
gráficamente las distintas operaciones
que componen un procedimiento, indicando
su secuencia. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero Nota Aclaratoria: Se adiciona a una operación o actividad para dar una explicación de ella. - - - - - - - - ANSI LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA COLUMNA ADICIONAL
PARA COMENTARIOS Posee una
de éstas
alternativas FLUJOGRAMA ANALÍTICO TIPOS DE FLUJOGRAMAS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero Cómo escribir
procedimientos Búsqueda de información para definir la mejor manera de hacer las cosas Encuesta Observación Técnicas de recopilación de
información Investigación
Documental PROCEDIMIENTOS CONTABLES DIAGRAMA DE PUNTOS Archivo Demora Transporte Revisión Operación Simbología RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTOS CONTABLES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero NO SI VERTICAL No separa cada una de las personas y/o departamentos que realizan las tareas HORIZONTAL FLUJOGRAMA SECUENCIAL TIPOS DE FLUJOGRAMAS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero 5 5 4 4 FIN REALIZA
ASIENTO DE
AJUSTE
EN LIBRO Conciliación
Bancaria AUXILIAR
CONTABLE
RECIBE Conciliación
Bancaria 6 2 3 1 Conciliación
Bancaria CONTADOR
RECIBE 6 Conciliación
Bancaria REGRESA AL
AUXILIAR
CONTABLE Conciliación
Bancaria FIRMA Devuelve a
Auxiliar
Contable NO SI Revisa la
determinación
de saldos
correctos ¿Cálculos
coinciden? Conciliación
Bancaria ENVÍA
AL
CONTADOR Conciliación
Bancaria ELABORA NO SI COMPARA
AMBOS
SALDOS
CORRECTOS Determina
saldo correcto
del Edo. de
Cuenta Suma ó resta al
saldo Edo. de
Cta. los errores
del banco Resta al Edo.
de cta. los
cheques en
tránsito 3 Suma al Edo.
de cta. los
depósitos en
tránsito Determina
saldo correcto
del libro
mayor Suma ó resta al
saldo del mayor
errores de
la empresa Resta al saldo
del mayor
ch/devueltos Resta al saldo
del mayor
notas débito 2 Pre-
conciliación
Bancaria Inicia
elaboración Determina
existencia
cheques
devueltos Determina
existencia
errores de
la empresa Determina
existencia
notas de
crédito Determina
existencia
notas de
débito Suma al saldo
del mayor
notas crédito Sigue método
saldos
correctos Determina
existencia
errores
del banco 1 Determina
existencia
cheques en
tránsito Determina
existencia
depósitos en
tránsito COMPARA
AMBOS
SALDOS Busca saldo
según estado
de cuenta Auxiliar Cont.
busca saldo
según mayor CONCILIACIÓN ¿Son
iguales? INICIO PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero ORDEN DE
PAGO RECIBE 8 8 ORDEN DE
PAGO ENVIA REGISTRA
REPOSICIÓN ORDEN DE
PAGO RECIBE
FIRMADA 7 7 ORDEN DE
PAGO ENVIA
FIRMADA ORDEN DE
PAGO FIRMA COMO
ACUSE RECIBO ORDEN DE
PAGO CHEQUE RECIBE 6 6 ORDEN DE
PAGO CHEQUE ENTREGA SOLICITA
FIRMA CHEQUE ELABORA ORDEN DE
PAGO RECIBE 5 5 ORDEN DE
PAGO ENVIA ORDEN DE
PAGO FIRMA AUTORIZA
EMISIÓN DETERMINA
CTA BANCARIA ORDEN DE
PAGO RECIBE 4 4 ORDEN DE
PAGO ENVIA ORDEN DE
PAGO EMITE DETERMINA
CUENTAS Solicitud
Reposición INSPECCIONA Solicitud
Reposición RECIBE 2 3 3 Solicitud
Reposición DEVUELVE NO 2 Solicitud
Reposición SI ENVÍA ¿COINCIDE
SUMA? CONFIRMA SUMA
COMPROBANTES EXAMINA DATOS
COMPROBANTES Solicitud
Reposición RECIBE 1 Solicitud
Reposición ENVIA Solicitud
Reposición FIRMA ELABORA CONFIRMA
SALDO
MINIMO 1 ORDEN
DE
PAGO Solicitud
Reposición CUENTA EL
EFECTIVO FIN INICIO SECRETARIA ADMINISTRADOR CONTADOR AUX. CONTABLE CUSTODIO PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR
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