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DMS-Nutzung in einer öffentlichen Verwaltung

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by

Tom Albertin

on 27 January 2016

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Transcript of DMS-Nutzung in einer öffentlichen Verwaltung

Mobile DMS
Informations-
management

Connectivität zu
Medien und Verfahren

Akten-management
Workflows:
Aufgaben und Prozesse

Die Nutzung des
Dokumentenmanagement-systems
in der Stadtverwaltung Jena
Archivieren
Verwalten
Gestalten
.
.
Besseres
Informations-
management:
Informationen GEBEN
Prozesse #1
Schnitt-
stellen:
Kenntnisnahme, Rücksprache, Freigabe,
Verfügen, Beauftragen
Beteiligen, Abonnieren, Verlinken
Informationen TEILEN
Informationen BEHALTEN
Wiedervorlage, Recherche,
E-Akte
Entscheidung für die eAkte
Ein elektronisches Dokumentenmanagement hat gegenüber der konventionellen Verwaltung von Papierdokumenten mehr Vorteile als Nachteile.
Vorteile
Nachteile
PLATFORMS
Internet
Mail
Office
Title:
Steuerung und Überwachung
Einsatz von Rechteverwaltung und Workflows
Aufgaben #2
Title:
Erkennen, Erteilen und Überwachen
Dokumente zuordnen und mit Aufgaben versehen
Prozesswissen #3
Title:
Bewahren des "Unternehmenswissens"
Prozessanalyse, -dokumentation und -fortschreibung
Kommunizieren
.
Fach-
verfahren
Fachverfahren
Office (MS/OS)
HTML5-Datentransfer
Workflow2Prozess
Unabhängigkeit von Ort und Zeit und Platz
Schnelle Recherche und Verfügbarkeit der Dokumente
Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Nutzer
Transparenz der Prozesse (Wer, Was, Wann...)
Aktualität
Fortschreibung und Historie
Weiterleitung und Umlauf sicherer und nachvollziehbar
Schutz vor Manipulation und Verfälschung
Vermeidung von Medienbrüchen
Minimierung der Gefahr des Verlusts
zentrale Steuerung von Aufbewahrung und Vernichtung
hoher technologischer Aufwand
hoher organisatorischer Aufwand
hoher administrativer Aufwand
hohe Anforderungen zur Revisionssicherheit
hohe Anforderungen an die Verfahrens- und Prozessdokumentationen
stärker werdende Abhängigkeiten
höhere Anforderungen an die Qualifikationen der MA
mobile Verfügbarkeit von Akten, Dokumenten und Aufgaben
innerhalb und außerhalb der Verwaltung
DMS in der Stadtverwaltung Jena (I)
DMS in der Stadtverwaltung Jena (III)
DMS in der Stadtverwaltung Jena (II)
Bereitstellung ausreichender Projektressourcen
Projektabschätzung, -planung und -initialisierung
Ist-Analyse, Aufbau- und Ablauforganisation
Analyse Schutzbedarf Dokumente
Organisationskonzept (Sollkonzept)
Datenschutz- und Datensicherheitskonzept, Rollen und Rechtekonzept
"Übersetzung" in ein technisches Umsetzungskonzept (Pflichtenheft)
Organisatorische Regelungen
Verfahrensdokumentation, Verfahrensverzeichnis
Dienstanweisung/en (allgemein, speziell und Auswirkung auf andere)
Dienstvereinbarung/en
Rechtliche Rahmenbedingungen
Umfangreicher Maßnahmekatalog zur "
Gestaltung einer beweiswerterhaltenden Erfassung und Speicherung von Informationen auf elektronischen Medien
".

Gewährleistung der


Authentizität (Echtheit)
Integrität (Unveränderlichkeit)
Verlässlichkeit
Verkehrsfähigkeit
Lesbarkeit

der elektronischen Dokumente im Rechtsverkehr ist nur durch das Zusammenspiel von technischen und prozessorganisatorischen Komponenten realisierbar.
(geregelt in der technischen Richtlinie TR-03138 „RESISCAN“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik BSI und bei uns in der Verfahrensdokumentation beschrieben.)

Organisatorische Rahmenbedingungen
Ausblicke - die nächsten Projekte
unmittelbar:
Ausrollen der Allgemeinen Schriftgutakte als Standardakte der Verwaltung
Rechnungs-Workflow
mobiler Workflow für die Posteingangsverfügung
Freigabe Webclient für Homearbeit
praxisgerechte Erweiterung der Mobile|App (Offline-Verfügbarkeit von Akten)
großes System-Upgrade auf die Version 8.0
Kompletter Umbau des Posteingangsverfahrens (verwaltungsweite Nutzung)
Revision des Systems (Insellösungen -> allgemeine Standards -> Zusammenarbeit)

geplant:
Einbindung aller Dezernatssekretariate (Sicherstellung Posteingangsszenario)
"papierreduzierter Umzug Dezernat 2 in das GAZ"
Gewerbebehörde, Ausländerbehörde, Standesamt
Abschluss FD Personal, Beginn FD Jugendhilfe, FD Jugend u. Bildung, .....
Wozu das Ganze?
"
Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen.
"
(E-Governmentgesetz (EGovG), § 6 Elektronische Aktenführung)

"Das EGovG des Bundes gilt für alle Bundesbehörden sowie für alle Behörden der Länder, der Gemeinden und der Gemeindeverbände und der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts, wenn diese Bundesrecht ausüben." (§ 1 Abs. 1, 2 EGovG)
Mögliches Einführungsszenario
Abhängig von:
Klärung finanzielle Sicherstellung
Bereitsstellung Ressourcen
Projektpriorität
Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter
30-40 % der Gesamtarbeitszeit entfallen auf
manuelle Dokumentenverarbeitung
Eine ECM-Lösung reduziert die manuelle
Dokumentverarbeitung um bis zu 70 Prozent
Meine Meinung - Meinung anderer
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