Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

2014-03-03. 5S Digitales

No description
by

Berrikuntza-Hobekuntza Tknika

on 28 February 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of 2014-03-03. 5S Digitales

5
S
Cómo empezar
Sensibilización
Formación y asesoría
Definición del proyecto
Fases
Beneficios
Presentación
Tknika, 2014-03-03
Mejorar la eficacia y eficiencia en el lugar de trabajo
Fomentar el trabajo en equipo
Aumentar la autonomía de los equipos de trabajo
5S Digitales
Beneficios
Cómo empezar
Sensibilización


Formación

Facilitación
Motivar sobre la importancia de la Organización, el Orden y la Limpieza y sus beneficios
Para entender la metodología
Para favorecer la implantación
Definición del
Selección del área
Delimitar perfectamente la zona que abarca el proyecto
Interdepartamental
Recoger evidencias de la Situación de Partida del proyecto
Constitución del Equipo de proyecto
Situación de partida
“Soft”
(+/- 80%): unidades del disco común (una o varias), disco individual, correo electrónico, etc.

“Hard”
(+/- 20%): ordenador(es) servidor(es), ordenadores personales, armario de comunicaciones, discos de programas, copias de seguridad, cableado, etc.
Equipo interdepartamental
formado por personas que trabajen en la zona seleccionada para el proyecto.

Con participación destacada del
responsable de informática
, contando con la colaboración de personal técnico cualificado.
“Soft”
: Sacar “pantallazos” de la situación de los diferentes directorios que “cuelguen” de las unidades de disco seleccionadas.

Hacer énfasis en la
toma de datos de partida
: espacio ocupado, tiempos de búsqueda de documentos, ficheros duplicados, errores por uso incorrecto de información, etc.

“Hard”
: Hacer fotos a las situaciones más destacables para el antes/después.
Fases
Organización
Orden
Limpieza
Control Visual
Disciplina y Hábito
Separar innecesarios (criterios de necesario e innecesario).

Decidir qué se hace con el innecesario (Guardar ZAMI/ZAFI o eliminar).

Definir indicadores para evaluar la situación y la evolución.

Identificar causas y soluciones.

Recomendaciones: Singularidades.
Organización
Situar necesarios (establecer criterios para la identificación y ubicación de los necesarios).

Definir indicadores para evaluar la situación y la evolución de los necesarios, el objetivo sería que no hubiera ningún elemento sin un lugar asignado.

Recomendaciones: Singularidades
Orden
Favorecer la identificación de las anomalías:
Utilizar las normas
consensuadas por los equipos en la fase de orden.
El personal es
capaz de identificar
y actuar frente a una anomalía.

Recomendaciones: Singularidades
Control Visual
Evaluar periódicamente el cumplimiento de las normas con el fin de mantener y mejorar continuamente la Organización, Orden y Limpieza del entorno de trabajo.







Recomendaciones: Singularidades
Disciplina y Hábito
Proyecto
Muchas gracias por vuestra atención
Rosana Gutiérrez

Iñaki Biguri
rosana.agcalidadfp@gmail.com
inaki.agcalidadfp@gmail.com
indicadores para evaluar la situación
Organización
indicadores para evaluar la situación
Orden
Compromiso en el cumplimiento de procedimientos y normas establecidos en el área de trabajo.
Disciplina
La práctica continuada, nueva, mejor y diferente respecto a la organización, orden y limpieza.
Hábito
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
Suprimir la suciedad.

Las Fuentes de Suciedad tienen 2 orígenes diferentes:

El sistema
-> ficheros temporales, generados por programas, papelera, etc.
Los usuarios
-> ficheros duplicados, olvidados, obsoletos, “por si acasos”, “e-mails”, etc.

Definir indicadores para evaluar la situación y la evolución de los necesarios, el objetivo es que no haya ningún elemento fuera de su lugar.

Recomendaciones: Singularidades
Limpieza
indicadores para evaluar la situación
Limpieza
Por las características de las "5S Digitales", la parte “soft” no se ve, es necesario hacer más
énfasis en los indicadores
de resultado (antes/después), apoyado de "pantallazos" para ver la evolución.
Es de gran importancia,
crear procedimientos
para cada fase, se conseguirá un proyecto mucho más sólido.
Las decisiones a tomar en las
fases de Organización y Orden
requieren de análisis y discusión para alcanzar el consenso, pero también de
firmeza
para no caer en el grave error de “la parálisis por el análisis”.
La ejecución de la fase
Limpieza
se convierten en una tarea vital ya que de ella depende la obtención de un buen rendimiento de los equipos, así como la seguridad de la información.
La fase de
Control Visual
en la parte “soft” tiene un peso específico limitado por las propias caracteríticas de los sistemas operativos.
La parte “hard”, aunque sea de menor peso específico en la experiencia, ha de rayar la perfección para poder visualizar ejemplos tangibles de aplicación.
Conclusiones:
Hacer una
copia de seguridad
antes de comenzar la fase de organización.
Hacer del paseo “seiri” de forma individual.
Repartir de forma nivelada, entre los miembros del equipo, el área seleccionada.
Utilizar herramientas informáticas para detectar por excepción los ficheros que cumplan el criterio de innecesario
.
No utilizar ni listas ni etiquetas durante el paseo de organización.
Definir conjuntamente una
estructura básica
deseada para almacenar la información e ir moviendo a medida que se va “tocando”.
Crear un ZAFI (
Zona Almacenamiento de Ficheros Innecesarios
) por persona que participa en el paseo, para guardar temporalmente los ficheros dudosos.
Estructurar el ZAFI de modo que permita una cierta clasificación de innecesarios.
Analizar en detalle la existencia y tratamiento de “catedrales”.
Eliminar la copia de seguridad al finalizar la fase de organización.
En la parte “hard” la aplicación es idéntica a las 5S en oficinas.
Recomendaciones:
Organización
Establecer el “árbol” de directorios consensuado para las unidades abordadas.
Definir las herramientas informáticas necesarias para cada puesto.
Seleccionar los criterios de clasificación que minimicen los tiempos de búsqueda, tratando de asemejarlos a los documentos en papel.
Cumplir el principio “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”, no implica crear una carpeta para cada fichero.
Evitar crear más de 5 niveles de carpetas anidadas.
Evitar la existencia de ficheros duplicados: “uno es lo mejor”.
Definir los privilegios de acceso según las necesidades individuales.
Establecer criterios de protección de documentos: modo lectura, claves de acceso, etc.
Nuevamente, dedicar especial atención a las “catedrales”.
Definir la forma de identificación de los ficheros de forma que el nombre “hable”.
Aplicar la nueva forma de identificación sólo a los ficheros nuevos.
En la parte “hard” dedicar especial atención a: la identificación del cableado del armario de comunicaciones, los criterios de clasificación de las copias de seguridad y su ubicación..
Recomendaciones:
Orden
La principal Fuente de Suciedad son los ficheros prescindibles que se van generando.
Las
Piezas Deterioradas
son: ficheros infectados, dañados, programas que no funcionan correctamente, etc.
Los
Lugares Difíciles de Limpiar
son: directorios comunes sin responsables, ficheros que crecen por falta de criterios, directorios usados automáticamente por el sistema, etc.
La limpieza se ha de abordar con procedimientos de aplicación en las áreas individuales y en las áreas comunes.
Los procedimientos han de contemplar tareas como: pasar el anti-virus, aplicar TRAA a los mensajes, limpiar las fuentes de suciedad, realizar copias de seguridad, desfragmentar discos, etc.
En la parte “hard” dedicar esfuerzos al cableado de los equipos y a la realización de la limpieza básica de los equipos individuales y los comunes..
Recomendaciones:
Limpieza
Establecer normas que permitan identificar claramente situaciones anormales:
No “colgar” carpetas y ficheros de un mismo directorio raíz.
Identificar ficheros y directorios de modo que destaque su incorrecta identificación.
Establecer, si fuera conveniente, carpetas para un solo tipo de fichero (word o excel, etc.)
En la parte “hard” la aplicación es idéntica a las 5S en oficinas.
Recomendaciones:
Control visual
En el tiempo, se convierte en la fase más difícil de mantener.
Realizar una única lista de preguntas que sea válida para la parte “soft” y la “hard”.
Combinar la realización de paseos individuales y en equipo.
Los paseos individuales pueden ser autoevaluaciones o paseos cruzados.
Los paseos en equipo han de hacerse por un máximo de 2 personas.
Las situaciones que requieran acciones correctoras en la parte “soft” han de recogerse en “pantallazos” para poder ver un antes/después.
Recomendaciones:
Disciplina y Hábito
Liderazgo e impulso de la dirección
: como siempre, la dirección debe demostrar el compromiso con la implantación y dar responsabilidad al equipo para que decida y ejecute lo que crea conveniente en el transcurso de la implantación.
Es importante "
predicar con el ejemplo
".
Por ejemplo:
Importante:
Full transcript