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La coordinación global como un sistema

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dael baez

on 8 November 2013

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La coordinación global como un sistema
Como se logra la coordinación?

La unificación de los esfuerzos de un grupo, no se da como algo natural, si no que, existe una serie de actividades técnicas para coordinar dichos esfuerzos.

-El conocimiento preciso de los objetivos.
-La integración de equipos de trabajo.
-Descripción de procedimientos.
-Analizar los procesos de la administración a través de resultados.
-Que el personal participe en la etapa constructiva en que se definen los objetivos.







Proceso de coordinación
El sistema de coordinar tiene un carácter permanente y continuo, adaptándose a las exigencias de la situación. Se reconoce como proceso puesto que forma parte del "proceso administrativo".
En el esfuerzo de sincronización, deben considerarse factores de calidad y procesos psicosociales, ya que apartir de éstos, es donde se puede dar o no, las condiciones necesarias para el proceso.
Bases de la Coordinación
Se desarrolla bajo 3 aspectos básicos:
a)OPORTUNIDAD:
las operaciones aisladas no existen, dentro del organismo todo trabajo viene de alguna parte y se dirige hacia otra.
b)ACCIÓN:
se debe realizar de manera ordenada y conjunta, ya que el conjunto de esfuerzos, se enfoca hacia un solo objetivo.
c)UNIDAD:
los grupos de trabajo deben ser manejados como una unidad y que sean identificables como grupos más pequeños.
Coordinación y su interrelación con los demás sistemas
Enfoques para lograr una coordinación efectiva
*Técnicas administrativas:
se refiere a la cadena de mando de la organización, series de reglas y procedimientos, formulación de planes y programas. Jerarquización, departamentalización.
*Ampliar el potencial de la coordinación:
sistemas de información vertical y relaciones laterales.
*Reducir la necesidad de coordinación:
cuando se necesita más coordinación los aspectos anteriores resultan ineficaces. Recursos escasos y unidades independientes.





Enlaces y grupos de trabajo
Enlaces (connections)
Determinantes en la coordinación, puesto que integran mecanismos importantes del trabajo y las actividades.
Se puede decir que son puentes en toda la jerarquía para mejorar la comunicación y coordinación. Existen varios tipos de enlaces: verticales, horizontales y de departamento cruzado.
Grupos de trabajo (task forces)
Se constituye para alcanzar un objetivo específico o bien coordinar e integrar actividades. Cuando se establecen grupos de trabajo:
*Se seleccionan pocos miembros.
*La duración del grupo de trabajo es limitada.
*El grupo se reúne en tiempo muy breve y no esta constituido formalmente.








Diferenciación e Integración
La coordinación trata de reunir las relaciones de trabajo entre colaboradores que desempeñen labores diferentes, pero relacionados, pues contribuyen a los objetivos.
Existen 4 tipos de diferenciación:
1.Perspectiva:
las personas de diferentes departamentos tienden a desarrollar su propia idea en cuanto a los objetivos.
2.Percepción del tiempo:
personal de un mismo departamento suele tener una percepción del tiempo diferente.
3.Estilos interpersonales:
la percepción del tiempo influye sobre los estilos interpersonales.
4.Formalidad:
suele ser muy diferente, puesto que existen varias normas de formalización.
COORDINACIÓN: Conectar medios y esfuerzos para una acción común.
INFORMACIÓN
Los hechos, datos y las primeras impresiones son la materia prima de los procesos, que tienen como resultado: la información. La comunicación se realiza mediante palabras, letras e implica un intercambio de pensamientos u opiniones. Existen 2 tipos:
INTERPRETATIVA: es de forma ascendente y permite el conocimiento de resultados y de los factores de medio interno y externo.
DETERMINATIVA: es descendente y contiene información que establece lo que la dirección superior decide.

TOMA DE DECISIONES

Esta es la parte central del proceso de coordinación. Hay que elegir entre varias alternativas y tomar una decisión, para evaluarlas se tiene que hacer uso del buen juicio: elegir entre lo adecuado y lo inadecuado. Para llegar a una decisión se abarcan 4 etapas:
1. Investigar la situación: factores que pueden crear el problema.
2. Desarrollar alternativas: mayor posibilidades de lograr una decisión efectiva.
3. Evaluar las alternativas y seleccionar la mejor: si la alternativa es realista en término de los objetivos y si ayudara a resolver el problema.
4. Ejecutar la decisión y seguirla: hacer frente a los problemas que puedan presentarse.








TIEMPO Y ESPACIO
Se refiere al lapso de tiempo óptimo al que deben sujetarse las actividades.
El espacio, es otro factor importante, deberá implantarse tanto para áreas de producción como administrativas.

MEDIO AMBIENTE
1.Los proveedores de empleados y obreros, materia prima, dinero, tecnología, todo lo necesario para la producción de bienes o servicios.
2. Los clientes
3. Competidores
4. Los grupos reguladores: dependencias gubernamentales, sindicatos, etc.
Tipos de coordinación
INTERNA Y EXTERNA
se refiere a la interna como la sincronización de todos los esfuerzos que se realizan dentro del organismo, para la obtención de los objetivos: planes, programas, RH, RF, materiales, etc.

La externa hace referencia a los elementos ligados a la organización que actúan de manera independiente, pero de forma ligada: empresas, tecnología, gobierno, bancos, público, propiestarios, etc.
Voluntaria y Dirigida
La voluntariedad, funciona mejor en situaciones sencillas, donde las personas no reciben órdenes y trabajan para alcanzar un objetivo común.
Por el contrario la dirigida, se logra poniendo a los empleados que las realizan, bajo la autoridad de un supervisor.

Vertical y Horizontal
La organización se presenta de manera jerárquica (vertical) y por numero de agrupaciones por función (horizontal).
C. Personal:
supervisar al personal, un buen coordinador sabe a quién, cuándo y cómo asignar tareas.
C. Funcional:
Supervisión de resultados.
C. Programática:
áreas funcionales y de acuerdo a su importancia, distinto nivel jerárquico.

Instrumentos
a)INTRODUCCIÓN EN LA ESTRUCTURA
b)APLICAR EN GRUPO LAS DECISIONES, PLANES Y OBJETIVOS
c)ESTABLECER UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EFICAZ
d)ORGANIZACIÓN PERIÓDICA
e)CREACIÓN DE CUADROS
f)CONSTITUCIÓN DE ÓRGANOS ADECUADOS






Subsistema
coordinación
Planeación
Organización
Integración de
recursos
Control
Dirección
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