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Administracion de Almacenes

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by

Juan Luis Garvia

on 9 September 2016

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Transcript of Administracion de Almacenes

Administración de almacenes
Manejo de Controles Auxiliares de Inventarios
Controlar las existencias en almacenes, de acuerdo a la documentación fuente, para la optimización de los inventarios de materias primas
y productos terminados.

Tarjeta de Control de Existencias de Almacén
Levantamiento de Inventarios
El levantamiento de inventarios es una inspección que se realiza con el objetivo de contrastar los registros contra las existencia reales del Almacen.
Alcance del inventario
El alcance del inventario se debe planificar tomando en cuenta los recursos con los que se cuenta, la amplitud que se desea lograr y el tipo de productos o material que se va a relevar.
Funciones del almacén
Los inventarios son las existencias de materias primas, bienes medio terminados (llamados trabajo en proceso) bienes terminados que tiene una organización para satisfacer las necesidades de sus operaciones.
Administración de Almacenes
Organización de almacenes
Funciones del Almacén
Tipos de Almacenes e Inventarios
Descentralización de los Almacenes
Coordinación del Almacén con otras Áreas de la Empresa
Sistema de Codificación
Sistemas de Almacenamiento
Sistemas de Identificación de Código de Barras
Medios para el Manejo de Materiales y Productos
Manejo de Controles de Inventarios
Tarjeta de Control de Existencia del Almacén
Solicitud Viajera
Solicitud de Materia Prima y Materiales de Almacén
Solicitud de Compra
Nota de Entrada al Almacén
Vale de Salidas de Almacén
Reporte Periódico de Materia Prima Directa y Materiales Indirectos
Reporte Periódicos de Existencias de Materia Prima Directa y Materiales Indirectos
Reporte Periódico de Productos Terminados en Existencia
Levantamiento de Inventarios Físicos
Alcance de los inventarios
Programación
Ejecución de Inventarios Físicos
Ejecución de Inventarios Físicos en Oficinas
Controles y Documentación
Cálculo de Ciclos de Consumo y Rotación de Inventario
Métodos de Valuación
Inversión en Inventarios de Materia Prima Directa
Inversión en Inventario de Producción en Proceso
Inversión en Inventario de Producción Terminada
Sistema ABC para el Control de Inventario
Recepción
Confrontar las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajuste a lo solicitado.
Revisar físicamente que los materiales que reciben corresponden a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad.
De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, el almacenista registrará los siguientes datos:
A) Fecha de recepción.
B) Fecha de entrada.
C) Calidad.
D) Observaciones

Almacenamiento, guardia y custodia
Los responsables de almacén deben:
Confrontar las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que el envío se ajuste a lo solicitado.
Revisar físicamente que los materiales que reciben corresponden a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad.
De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, el almacenista registrará los siguientes datos:
A) Fecha de recepción.
B) Fecha de entrada.
C) Calidad.
D) Observaciones

Distribución y abastecimiento
Una de las actividades importantes del almacén es la de hacer llegar los bienes que tiene en custodia al lugar y en el momento preciso en que cada uno de los usuarios lo requiere para poder continuar la operación de la empresa
Mantener abastecidos los puntos de consumo vigilando las existencias continuas para no entorpecer las actividades de la operación.



Registros de entrada y salida
Todos los producto y productos intermedios son transitorios
Se debe establecer mecanismos parar registrar entradas y salidas de forma que se puedan rastrear en cualquier punto
Se debe informar asl a áreas involucras

Control de Inventarios
Una necesidad de importancia capital es poder saber cuáles son las existencias de los bienes que están dentro y fuera del almacén para que no se presente la falta o el exceso de alguno de estos, cosa que en ambos casos representa pérdidas para la empresa las cuáles se pueden evitar llevando un sistema de control del volumen de los inventarios en los diferentes niveles de proceso que estos se encuentren y poder mantener una operación constante a un bajo costo
Inventario P
Son inventarios de revisión peridodica, en donde se realiza un pedido por la cantidad necesaria para llegar a un punto durante un periodo dado
Inventario Q
Tal vez el método más eficiente para generar ordenes de compra en donde la cantidad solicitada esta
De demanda dependiente
Sistemas Kanban
Tipo de Almacenes
• De materia prima
• De producción en proceso
• De producción terminada
• De materiales indirectos
• De materiales obsoletos
• De desperdicio
• De herramientas
• De materiales de lento movimiento
• De refacciones
• De devoluciones
• De materiales de consumo, limpieza y oficina
• De activo fijo
Decisiones sobre el almacén
Ubicación centralizada
Mantener todo el inventario de un producto en un solo lugar, como la planta manufacturera un almacén de la empresa y envió directamente a cada uno de los clientes
Agrupación de Inventarios
Una reducción en las existencias y el inventario de seguridad debido a la confluencia de demandas variables de los clientes

Colocación hacia adelante
Ubicar el inventario más cerca de los clientes ya sea en un alancen, centro de distribución, comerciante mayorista o detallista

Coordinación con otras áreas
• Producción
Es un departamento que depende al 100% de los almacenes, pues es de donde se nutre para cumplir con los programas de producción y es a donde envía su producto terminado.
El departamento de producción es el responsable
de elaborar el producto para posteriormente pasarse al almacén.

• Compras
Es el departamento al que los almacenes le comunican sus necesidades para que abastezca del exterior todos aquellos materiales que requiere la planta para su operación.

El departamento de compras se encarga de todas las compras que se efectúen desde las compras de materia prima hasta compras de oficinas. El departamento de compras se encarga de abastecer el almacén.

• Marketing y ventas
Es de vital importancia conocer las existencias y desarrollo proceso que puedan acompañar los despachos y solicitus de forma eficiente y oportuna

Codificación
Introducción
El sistema básico para la codificación puede variar conceptualmente de una empresa a otra dependiendo del volumen de los inventarios y de la cantidad de partes y materiales que se deben manejar, pero en general el método más común es dar un código alfanumérico para tener una amplitud mayor de posibilidades de asignación de códigos.
Números
Letras
Código de barras
Es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información.
Código QR
Un código QR (quick response code, «código de respuesta rápida») es un módulo útil para almacenar información en una matriz de puntos o un código de barras bidimensional creado en 1994 por la compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota.

Se caracteriza por los tres cuadrados que se encuentran en las esquinas y que permiten detectar la posición del código al lector.

La sigla «QR» viene de la frase inglesa «Quick Response» («Respuesta Rápida» en español), pues los creadores (un equipo de dos personas en Denso Wave, dirigido por Masahiro Hara)1 tenían como objetivo que el código permitiera que su contenido se leyera a alta velocidad. Los códigos QR son muy comunes en Japón y de hecho son el código bidimensional más popular en ese país.
Tipos

Los códigos de barras se dividen en dos grandes grupos: los códigos de barras lineales y los códigos de barras de dos dimensiones.

Códigos de barras lineales[editar]
EAN
Code 128
Code 11
Code 39
Code 93
Codabar

Códigos de barras bidimensionales[editar]
PDF417[editar]

Bolivia
Antes de que una empresa inicie el proceso de identificación con código de barras, se debe crear el número que va dentro del código.

Los códigos de barras son asignados localmente pero son únicos a nivel mundial. Esto se logra a través de la asignación de prefijos que en el caso de Bolivia es 777. Estos prefijos y códigos forman conjuntamente el prefijo de compañía.
Sistemas de Almacenamiento
Estantería compacta y deslizable por gravedad
Puente volante o cantiliver
Estantería con varios niveles entre pisos
Estantería movible
Cajas metálicas
Medios para el Manejo de Materiales y Productos
Tarimas
Tarimas / cesta apilable
Carretilla manual (tortuga)
Carretilla eléctrica
Montacargas
Elevador electrónico
Juan Luis Garvía Ossio
Formación
Ingeniero Industrial – Universidad Católica LPZ
Maestría en Dirección y Administración de empresas (Inst. Tec. Monterrey)
Diplomado en Lean Six Sigma (Bogotá)
Diplomado en Ingeniería de Gas Natural y Petróleo UPSA
Auditor en Sistemas Integrados
Experiencia Laboral
Jefe de Logística - Punto Blanco 2 Años
Gerente de Operaciones y Sistemas - Punto Blanco 3 Años
Diseño de sistemas y paginas web – 2 años
Consultor empresarial (de forma continua)
Analista de Procesos BCP 4 años
Project Manager 3 años BCP
Jefe de Banca por Internet BCP 2 años
Encargado de Gestión de Proyectos BEC 2 años
Jefe Nacional de OYM BEC 2 años
Consultor de proceso y estrategia empresaroal
Panelista experto en estrategia, procesos y calidad del programa de televisión “Yo emprendedor”
Capacitador y formador en escuelas empresariales
Consultor Independiente
Gerente de Planificación y Proyectos
Introducción y Presentación
Poder promediar el consumo mensual para los cálculos de mínimo, punto de reorden y lote económico de compra.
Tener siempre a la vista la mercancía reservada que debe salir del almacén para el departamento de producción, debido a un programa de producción o en espera de completar un requerimiento.
Estar al corriente de lo que está por llegar al almacén, por pedidos en tránsito de compras.
Saber en cada instante la existencia física del
almacén.
Conocer en cualquier momento la existencia real, o sea la física, más lo que está por llegar, menos lo que está reservado por salir.

Información recomendable
a) Descripción del artículo.
b) Número de código.
c) Unidades en que se cuantifica.
d) Área a la que pertenece.
e) Proveedor que lo surte.
f) Persona de compras que le da seguimiento.
g) Registro de los movimientos de entrada.
h) Registro de los movimientos de salida.
i) Lote económico.
j) Punto de reorden.
k) Nombre y firma de quien asienta cada movimiento.
l) Consumos.
m) Mínimo.
n) Máximo.

Base de Datos
Información del producto
Información del movimiento
Reportes, existencias, compras, etc
Entrada y Registro
Es el proceso por el cual se recibe mercadería, productos, material, materia prima, etc.

El objetivo del proceso es registrar los ingresos al almacén.
Se debe garantizar que lo solicitado o especificado tenga relación con la documentación.

Se debe verificar la calidad y la integridad de los productos
se debe respetar la forma de almacenamiento y condiciones fisicas disponibles

Desde este punto el Almacén es responsable de la custodia, calidad y mantenimiento

Control y mantenimiento del inventario
Procesos relacionados a mantener el inventario
Condiciones del almacén.
Orden y Limpieza
Condiciones de la maquinaria
Generación de información consolidada


El objetivo del proceso es mantener los productos en resguardo de una forma ordenada y metódica evitando desperdicios y generando valor para la organización
Salida
Son los procesos relacionados a la entrega de productos o materiales ya se al clientes, a intermediarios o a clientes internos.

El objetivo del proceso es entregar productos o materiales del almacén en el estado en el cual ingresaron evitando a toda costa el deterioro en características de calidad
Control y reportes
Probablemente uno de los procesos más importantes en la administración de almacenes es la información que se tiene sobre las existencias, pedidos, ordenes, entregas, producto en transporte y seguimiento.

Dado que el almacén es típicamente al unidad que controla el flujo del los materiales.

El Objetivo es entregar la información del almacen de forma oportuna y confiable
Documentos de ingreso
Solicitud de compra de compra
Vale o kardex de Ingreso
Kanban de Almacen


Documentos de salida
Vale de Salida
Orden de compra
Compra directa
Factura
Documentos de mantenimiento
Relevar de Inventarios
Estado de Maquinaria y equipos
Mantenimiento

Transporte
Son los procesos relacionados a al entrega y control del movimiento o entrega del almacén a distribuidores o al cliente.



El objetivo es entregar la cantidad solicitada en el tiempo solicitado
Detalla las características, nombres comerciales, condiciones de calidad, mantenimiento, almacenaje,estado, etc
Es la información relacionada a el movimiento, lugar de almacenaje, situación, estado, cambios de estados, etc
La información generada pro e almacén es una de la herramientas claves de la organización, inclusive puede ser la información más importante para ventas y para el control de la gestión de la contabilidad y eficiencia
Inventario completo
Este tipo de inventarios obedece a medidas de control y vigilancia, de todos los materiales que han sido consumidos, los que serán consumidos, los que han sido desperdiciados, y todo lo que se ha producido con el manejo de dichos materiales y materia prima consumida.
Específicos
Se dice que se efectúa el levantamiento de un inventario específico, cuando el conteo se enfoca en un área o género de bienes que se desea controlar con mayor efectividad y que se puede aislar hasta cierto punto de los demás bienes para su control y costeo
Selectivos
Cuando se tiene la necesidad de obtener información de algún o algunos bienes en los que se tiene especial interés y que se encuentran de forma dispersa o a gran volumen en la empresa se dice que se les efectúa un levantamiento de inventario seleccionado porque precisamente se enfocará a esos números en especial para su completo control.
Programación
El objetivo de programar las actividades del inventario es con el fin de que todos los involucrados estén enterados de la hora y la fecha en que se van a iniciar las actividades del levantamiento del inventario y tengan acomodado todo lo previsto.
Requisitos
son contar con la información de las actividades, disponer los arreglos necesarios para un fácil conteo, (contar con el equipo necesario para contar), pesar o medir los bienes o insumos, además es necesario contar con la papelería requerida para el evento y por ultimo se requiere de que el o los organizadores den una plática para la explicación de procedimiento a efectuar.
Fechas de realización
La fecha en que se pueda realizar el levantamiento del inventario puede ser cualquiera y todo dependerá de las necesidades del departamento de contabilidad y del departamento de costos para que se decida la fecha y la hora en que dará inicio

la actividad programada, solo se pueden modificar estas condiciones y podría deberse únicamente a compromisos de entrega de producción.

Recursos humanos
El departamento de recursos humanos deberá estar al tanto de la programación del evento para comunicar y programar al personal que deba estar presente para el evento, incluso programar el tiempo extra en caso de que la jornada dure después de los turnos regulares o de que se deba efectuar en sábados, domingos o días festivos.
Debe existir un lider
Recursos Materiales
Para la toma del inventario muchas veces los recursos existentes en planta no son los necesarios, de tal manera que puede ser necesario comprar o alquilar equipo de contención, conteo, pesaje, levantamiento y acomodo o algún otro que se pudiera requerir para efectuar con éxito el conteo y verificación de los insumos.
Ejecución de Inventarios Físicos
El proceso por el cual se releva las existencias físicas utilizando los recursos para este fin.
Orden y Limpieza
Una de las primeras actividades que se requiere para efectuar un buen levantamiento de inventario físico es acomodar adecuadamente todos los bienes o insumos del inventario para que sea fácil el acceso a ellos y se puedan contar una o más veces, y sobre todo es importante limpiar el área y los insumos para que al final los documentos y registros sean claros y legibles.
Identificación de los products
Todos y cada uno de los insumos sin excepción deberán ser identificados con una etiqueta, tarjeta o marbete que contenga toda la información necesaria acerca del insumo, para que cualquier persona lo pueda identificar sin la necesidad de acudir a un catálogo o persona que lo conozca ya que no siempre es la misma persona la que efectúa el segundo o tercer conteo y podría ser confuso el resultado y retrasar el proceso.

Primer conteo
En el primer conteo se procede contar los insumos de la manera más precisa que la naturaleza de los materiales lo permita y asentar las cantidades en los marbetes colocados en cada uno de ellos, separando del marbete el documento para entregarlo a quien tiene el listado
Segundo conteo
Durante el segundo conteo procederemos de la misma manera que en el primero y de la misma manera se separa el documento del marbete para asentar las cantidades en el listado.
Aclarar las diferencias
Cuando llega a surgir alguna diferencia entre los dos conteos iniciales se deberá proceder a efectuar un tercer conteo en el cual se deberá aclarar la diferencia, procediendo de la misma forma que se hicieron los dos primeros.
CÁLCULO DE CICLOS DE CONSUMO Y ROTACIÓN DE INVENTARIOS
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