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Condução de reuniões e elaboração de atas

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on 28 January 2014

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Condução de reuniões e elaboração de atas
Técnico em Administração
Disciplina: Liderança e Vendas
Tema da aula: Condução de reuniões e elaboração de atas

Prof. Renata Tárrio
Oportunidade da reunião

• Qual é o objetivo da reunião?
• Uma reunião telefônica pode ser suficiente?
• Uma web conferência ou reunião virtual (via Internet) seria suficiente?

Perímetro da reunião
• Número e qualidade dos participantes : É desejável reunir um número restrito de participantes, para não correr o risco de tornar a reunião pouco eficaz. É igualmente necessário harmonizar o perfil dos participantes, em especial em função do nível técnico ou político.

• Duração : Idealmente, a duração da reunião não deve exceder 2 horas.

• Ordem do dia : É necessário controlar o tempo dedicado aos diferentes assuntos da ordem de trabalhos.

Data e reserva da sala
Em função do número de participantes, é necessário encontrar uma sala de reunião livre na data em que os participantes estão disponíveis.

A data da reunião deve ser prevista no mínimo com 15 dias de antecedência, para permitir o envio dos convites e das convocações aos participantes em prazos decentes.

Apenas assuntos mais imediatos exigem uma reunião de emergência.

Data e reserva da sala
A sala deverá ser escolhida nomeadamente em função dos seguintes pontos:
• Capacidade da sala (em termos de lugares sentados);
• Dimensões e forma da sala (de acordo com o tipo de apresentação ou de animação);
• Necessidade de um acesso à Internet;
• Presença de computadores e de meios audiovisuais (vídeo projetor).


Prevenir os participantes
Deixar claro o lugar e a hora de início e fim da reunião.

Eventualmente transmitir um plano de acesso que recapitula as principais infraestruturas (metro, paragens de autocarro, estação) perto do lugar da reunião




Antes de mais nada, a razão de ser de uma reunião deve ser refletida maduramente para não desencadear uma “ reunionite aguda”
Prevenir os participantes
Para tornar a reunião mais eficaz, organizar um documento preparatório situando o contexto, com algumas perguntas chaves. Isso permitirá aos participantes preparar melhor a sua intervenção.
Prevenir os participantes
• Convocação : De acordo com as empresas ou organização, uma convocação deve ser estabelecida para o pessoal para que uma ordem de missão seja emitida.

• Convite : um convite deverá ser dirigido aos participantes que não são da empresa ou da organização.

Antes da Reunião
Durante a Reunião
Mesa-redonda
Uma mesa-redonda permite cada um apresentar-se resumidamente e assim permitir aos novos ou às pessoas externas situar a função de cada interveniente.

É vivamente recomendado pedir aos participantes que façam um esforço específico na descrição da sua atividade e que evitem a utilização de siglas.

Designação de um secretário
É desejável “designar um voluntário” para a redação da ata. Se se tratar de uma série de reuniões, cada um deverá ser secretário por sua vez.
Folha de presenças
Para as reuniões que contam com convidados externos, é necessário uma folha de presenças para permitir aos serviços financeiros validar as despesas de deslocação.
Sumário das decisões precedentes
Para todos os efeitos, se se tratar de uma série de reuniões, as decisões da reunião precedentes podem ser revistas, para recapitulação ou para acompanhamento dos avanços da sua realização.
Recapitulação da ordem de trabalhos
Antes de entrar no coração do assunto, pode ser útil recapitular resumidamente a razão da reunião, o tempo fixado para cada assunto e os intervenientes.

Os pontos importantes da reunião deverão de preferência ser abordados no início da reunião, quando a concentração é máxima e para não correr o risco de o tratar rapidamente no fim da reunião.

Pôr à vontade
A fim de pôr à vontade os participantes, um café pode ser servido no início da reunião ou simples garrafas de água podem ser distribuídas aos participantes. Além disso, uma sala corretamente dimensionada e com uma temperatura adaptada permitirá tornar uma reunião mais eficaz.
Redigir uma lista de decisões
Uma “lista de decisões”, estabelecida coletivamente, permite pôr em epígrafe as decisões essenciais tomadas durante as trocas.

A lista de decisões não deve ser passiva: um responsável deve ser designado para a implementação de cada uma das ações, com uma data prevista.
Data da próxima reunião
Se se tratar de uma série de reuniões, pode ser oportuno aproveitar a presença dos participantes para acordar uma data comum para a(s) reunião(ões) seguinte(s).
Após a Reunião
Redigir a ata
Recomenda-se vivamente a redação da ata "a quente", imediatamente em seguida da reunião, pois as notas tomadas durante a reunião fazem apelo à “memória a médio prazo”. A ata deve nomeadamente referir os pontos seguintes :
• Assunto da reunião,
• Data da reunião,
• Participantes (e ausentes),
• Assuntos a serem tratados,
• Resumo de cada assunto,
• Lista de decisões

Atividade
Difundir a ata
A ata deve ser difundida ao conjunto dos participantes, para validação. Após um prazo de aproximadamente uma semana, se forem feitas propostas de modificações, a ata final deverá ser enviada de novo ao conjunto dos participantes.
Fazer uma reunião para a apresentação final e escrever a ata, contendo:

-Data e local da reunião
-Nomes dos participantes presentes e ausentes
-Objetivos da reunião
-Assunto
-Debates e conclusão do que foi decidido
- Responsáveis (quem faz o que?)
-Prazos (quais os dias de implementação das decisões?)
-Data da próxima reunião
-Assinatura de todos

Reunião - Conceito
Uma reunião é um conjunto de pessoas que visam atingir um objetivo específico.

A reunião é uma importante ferramenta de comunicação que facilita a tomada de decisão pois ela estimula, valoriza e desenvolve os profissionais.

Reuniões são ferramentas fundamentais para provocar mudanças e obter soluções na organização.

Possibilitam o mulher entendimento de metas e objetivos. É lá que o trabalho em equipe fica mais claro.
Principais objetivos
-integrar pessoas
-coletar sugestões a respeito do assunto da pauta
-reforçar a comunicação de alguma ideia
-oferecer uma proposta
-vender uma ideia
-decidir sobre o assunto em questão
-transmitir entusiasmo
Dicas de condução de reuniões
-Faça com que seja legal participar

-Peça opinião dos outros participantes sobre os possíveis ítens que devem ser abordados na reunião

-Não adianta entrar na sala e começar a falar. É preciso dividir inteligentemente o tempo de cada tópico.

Pedir a todos que desejarem apresentar algum problema que se preparem antes respondendo as perguntas:

- Qual é o problema?
-Quais são suas causas?
-Quais são as possíveis soluções?
-Qual é a melhor solução possível?
- Qual sua própria solução?
-Envie material de preparação com antecedência (documentos, textos de apoio...)

-Não castigue os pontuais, premiando os atrasados.

-Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas ficam dispersas. Inove sempre.

Uma pesquisa feita com 2 mil executivos brasileiros, 69% disseram que odeiam reuniões
A mesma pesquisa constatou que 70% das reuniões não chegam a lugar nenhum, e uma empresa média, de 100 funcionários, desperdiça R$ 500 mil anuais com o tempo perdido nelas.
Ou seja: além das pessoas sofrerem na reunião, o seu patrão está jogando R$ 5 mil fora.
5 ideias para uma reunião diferente
1 Brainstorm em ritmo de games
2 Sem liderança, com mediação
3 Chapéus pensantes
4 Contagem regressiva
5 Tática antibombardeio
Reuniões orientadas para Vendas
Apresentar plano de vendas contendo:
• Apresentação da empresa
• Descrição do projeto de lançamento
• Análise de oportunidade (Público-alvo, concorrência, diferencial)
• Dimensão da equipe
• Objetivos de vendas
• Metas
• Perfil do vendedor desejado
• Ações de vendas a serem executadas (Planejamento, Implementação e Avaliação)
• Treinamento – Team Building
• Ata das reuniões
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