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ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013

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Yessika Fernandan Ruiz

on 27 November 2014

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Transcript of ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013

ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013
ACUERDO 004 2013
“Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifican el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
Acuerda
Título I
Disposiciones Legales

ARTÍCULO 1
AMBITO DE APLICACIÓN


La Administración Pública
Entidades territoriales que se creen por Ley
Entidades privadas que cumplen con funciones públicas
los organismos regulados por la Ley 594 del 2000
Artículo 2
Alcance
El Decreto 2609 de 2012 establece que la tablas de Retención Documental se deben elaborar y aplicar tanto en los documentos con soporte papel como los electrónico.

Las Tablas de Valoración se deben aplicar a fondos documentales acumulados.

Artículo 3
Equipo interdisciplinario
Las entidades deben de tener claro que la elaboración de las mismas está a cargo de un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.

La elaboración de las TRD y TVD debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura orgánico - funcional de la empresa, el principio de procedencia y el proceso de gestión documental de la entidad, en todo este proceso se debe reflejar la integridad de la gestión documental lo cual será constatado en cualquier omento por el AGN.
Artículo 4

Cuadro de Clasificación Documental
Título II
Elaboración y Aprobación de las TRD y TVD
Artículo 5
: Elaboración
La elaboración de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental se debe regir por el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la Nación.
Artículo 6
Criterios para la Elaboración
En la elaboración de las mismas se deben reflejar criterios como la idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma más transparente posible.
Artículo 7
Firmas Responsables

Por otra parte las tablas deberán ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable del área de archivo y gestión documental de la empresa.
La aprobación debe hacerse mediante un acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad.
Artículo 8
Aprobación
Título III
Publiccaión y Presentación
Artículo 9: Presentación
La publicación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental no solo se debe hacer internamente, también deben publicarse en la página web de la entidad y deben permanecer ahí todo el tiempo.

Artículo 10
Presentación, Revisión y Ajustes
El procedimiento de presentación, revisión y ajustes de las tablas se debe hacerse dentro de los 30 días siguientes a su aprobación y así iniciar el seguimiento al cumplimiento de su disposición haciendo una evaluación técnica o convalidación,

Acto seguido se solicitará la inscripción de las tablas en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación,

Siguiendo el procedimiento establecido lo cual debe hacerse dentro de los 30 días siguientes a su aprobación,

Pero si las tablas o reúnen las requisitos o se hacen observaciones se tendrán solo 30 días más para su arreglo puesto que las recomendaciones se deben atender de inmediato y después se deben someter nuevamente a el Consejo Departamental o Distrital de Archivos de lo contrario se notificara al AGN para que este a su vez haga las sanciones correspondientes.
Título IV
Evaluación y Convalidación
Artículo 11
Evaluación Técica y Ajustes
En cuanto a la Evaluación técnica y solicitud de ajustes el AGN tendrá 90 días luego de la recepción de las tablas para evaluarlas con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente.
Artículo 12
Obligatoriedad para la Realizació de ajustes
Después de la expedición del Decreto 2578 del 2012 las entidades tendrán un plazo máximo de 30 días para para presentarlas a dichas instancias para su revisión y convalidación de conformidad con el numeral 5 del artículo 9 o del Decreto 2578 de 2012; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012, los ajustes y modificaciones son de carácter obligatorio de no hacerse así se aplicaran sanciones.
Título V
Implementación y Actualización
Artículo 13: Implementación
Una vez aprobadas y convalidadas las entidades deberán proceder a su implementación es obligatorio que se haga de esta forma.
Artículo 14
Actualización
La actualización de las tablas debe hacerse para los siguientes casos:

• Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;
• Cuando existan cambios en las funciones;
• Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación
• Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;
• Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;
• Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;
• Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documento

Artículo 15
Eliminación de Documentos
En cuanto a la eliminación de los documentos ya sean físicos o electrónicos es un procedimiento que se debe hacer teniendo en cuenta los tiempos establecidos en las tablas, si el AGN lo considera puede revisar las tablas en cualquier momento y modificarlas si detecta que hay errores y que de alguna menare se está atentando contra el patrimonio documental; El incumplimiento en las normas del presente acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
Título VI
Disposiciones finales
Articulo 16
Insprección y vigilancia
Artículo 17
Sanciones
Artículo 18
Uso de Tecnologías de la Información
Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas de tal forma que facilite el control y registro de las series, y tipos documentales.
ARTÍCULO 20
TRANSITORIO.
Las entidades públicas del orden nacional, departamental. distrital y municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que cuenten con sus tablas debidamente aprobadas por el Comité Evaluador del AGN o por los Consejos Territoriales de Archivos antes de la expedición del Decreto 2578 del 2012, contarán con un plazo máximo de ciento ochenta (180) días para su inscripción en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento que se establezca para tal fin; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.
Artículo 21

Y por último es importante saber que el presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial los Acuerdos 09 de 1995, 06 de 1996, 02 de 1997, 09 de 1997 y 039 de 2002.
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